Come condividere e gestire documenti tramite il Client Portal e il CRM?

Panoramica

Questa guida spiega come gli utenti CRM condividono documenti con i contatti e come i contatti caricano file tramite il Client Portal. Scoprirai dove trovare questi strumenti e come gestire in modo efficiente i file condivisi e ricevuti.

Nota: al momento non è possibile attivare o disattivare la condivisione di Documenti e Contratti.

Prerequisiti

Questa funzionalità è disponibile solo per i contatti che sono utenti del Client Portal.

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Perché è importante?

1. File centralizzati: tutti i documenti e i caricamenti sono gestiti in un unico posto per una visibilità chiara.

2. Collaborazione fluida: semplifica lo scambio di file tra utenti CRM e clienti senza strumenti esterni.

3. Controllo ottimizzato: utenti e contatti possono gestire, visualizzare in anteprima e revocare l'accesso con un clic.

Come condividere e gestire i documenti?

1. Accesso agli strumenti per i documenti

   • Nel CRM, seleziona Contatti, scegli un contatto, poi clicca su Documents nel menu a sinistra.

2. Condivisione di documenti dal CRM

   Nella scheda Documents, trova il file che vuoi condividere oppure aggiungi un nuovo file.

   1. Aggiungere un nuovo documento

      Clicca sull'icona + Add per aggiungere un nuovo documento.

      

      Clicca sul toggle se vuoi condividere il documento direttamente sul Client Portal; puoi condividerlo anche in un secondo momento.

      

      Il documento condiviso presenta un'etichetta "shared" che indica che è stato condiviso con il contatto sul Client Portal.

      

   2. Condividere un documento esistente

      Clicca sui 3 Dots > Share to Client Portal > Share.

      Il documento viene ora condiviso con il contatto sul Client Portal.

      

      

      Usa il toggle Share su On (concedi accesso) o Off (revoca accesso).

      

      I file condivisi appaiono immediatamente nel portale del contatto sotto Shared Documents.

      

3. Caricamenti del cliente verso il CRM

   • Nel Client Portal, il contatto clicca su Upload Document.

   

   Dopo il caricamento, il file appare nel CRM sotto Documents > Received > Client Portal.

   

4. Anteprima e download

   • Sia gli utenti CRM che i contatti possono cliccare su Preview per visualizzare i file nel browser.

   Anteprima e download nel CRM.

   

   Anteprima e download nel Client Portal.

   

5. Eliminazione e revoca dell'accesso

   • Contatti: clicca sull'icona del cestino accanto a qualsiasi caricamento nel Client Portal per rimuoverlo; verrà rimosso anche dai file ricevuti nel CRM dal Client Portal.

   

   • Utenti CRM: imposta il toggle Share su Off oppure clicca sull'icona di eliminazione nei Documents del CRM per revocare o rimuovere definitivamente i file.

   

Risorse correlate

• Come possono usare il Client Portal i miei clienti?
• Panoramica dei Documenti nel CRM