Scopri come creare e configurare le Stanze per gestire gli spazi fisici ed evitare le doppie prenotazioni. Questo articolo mostra anche come collegare le Stanze ai Calendari di servizio e alle attrezzature per semplificare la pianificazione.

INDICE

Cos'è una Stanza?

Le Stanze sono risorse assegnabili utilizzate per controllare la pianificazione, la disponibilità e la gestione delle risorse all'interno dei Calendari di servizio. Che tu stia gestendo sale di consulenza, baie di servizio, spazi terapeutici o aree eventi, le Stanze aiutano a prevenire le doppie prenotazioni e garantiscono che le risorse siano correttamente allocate in tutta la tua attività. Le Stanze possono essere collegate ad attrezzature, utenti e impostazioni di disponibilità, rendendole indispensabili per i flussi di lavoro basati sugli appuntamenti.

Vantaggi principali delle Stanze

Comprendere i vantaggi dell'uso delle Stanze ti aiuta a massimizzare l'efficienza della pianificazione ed eliminare i conflitti sulle risorse. Le Stanze garantiscono che spazi, strumenti e persone siano allineati con la logica del tuo Calendario, a supporto di un'esperienza di prenotazione fluida.

  • Previene le doppie prenotazioni associando le Stanze ai Calendari
  • Abilita la gestione delle risorse collegando le Stanze alle attrezzature
  • Supporta il controllo degli accessi basato sul team con l'assegnazione di utenti o team
  • Si integra con le impostazioni di disponibilità per controllare le finestre di prenotazione
  • Offre flessibilità su più servizi rispettando la disponibilità
  • Ottimizza i flussi di lavoro per le attività basate sugli appuntamenti

Come configurare le Stanze

Creare le Stanze garantisce che la disponibilità del tuo Calendario sia allineata con gli spazi fisici o le risorse virtuali, prevenendo appuntamenti sovrapposti e migliorando la precisione della pianificazione.

Step 1: Abilitare le Stanze

  • Vai su Settings > Calendar Settings nella barra di navigazione principale
  • Seleziona la scheda Preferences nella barra di navigazione secondaria
  • Seleziona la scheda Account Preference sotto Preferences
  • Attiva il toggle blu Rooms, nella sezione Services
  • Fai clic sul pulsante blu Save Preferences in basso a destra

Schermata 1 — Creare le Stanze in HITLEAD

Step 2: Creare una Stanza

  • Torna alla scheda Calendars nella barra di navigazione secondaria di Calendar Settings
  • Seleziona la scheda Rooms sotto Calendar Settings
  • Fai clic sul pulsante blu + Create Room in alto a destra

Schermata 2 — Creare le Stanze in HITLEAD

Step 3: Inserire i dettagli della Stanza

Per configurare la tua Stanza, compila i seguenti campi:

  • Name: Assegna un nome chiaro e specifico per identificare lo spazio (es. "Consultation Room 2").
  • Description: Aggiungi note aggiuntive sull'utilizzo previsto della Stanza.
  • Total Capacity: Specifica il numero massimo di appuntamenti che possono essere pianificati nella stanza contemporaneamente.
  • Select Calendar: Scegli i Calendari che vuoi associare a questa attrezzatura.

Una volta inseriti tutti i dettagli, fai clic su Create per creare la Stanza.

Schermata 3 — Creare le Stanze in HITLEAD

Modificare o eliminare una Stanza

Mantenere accurato l'elenco delle Stanze aiuta a prevenire problemi di pianificazione e confusione tra gli utenti. Che tu debba rinominare una Stanza, aggiornare il Calendario a cui è collegata o rimuovere una Stanza non più utilizzata, queste azioni rapide mantengono il tuo spazio di lavoro organizzato e funzionale.

  • Vai su Settings > Calendar Settings
  • Seleziona la scheda Rooms
  • Fai clic sull'icona dei 3 Dots e scegli Edit per modificare la Stanza o Delete per eliminarla
  • Apporta le modifiche e fai clic sul pulsante blu Save

Schermata 4 — Creare le Stanze in HITLEAD

Domande frequenti

D: Posso assegnare la stessa Stanza a più Calendari?

R: Sì, ma potrebbero verificarsi prenotazioni sovrapposte se la disponibilità non viene gestita correttamente.

D: Gli utenti riceveranno una notifica quando vengono aggiunti a una Stanza?

R: Sì, le notifiche vengono inviate quando gli utenti sono assegnati alle Stanze.

D: I clienti possono vedere o accedere alle Stanze?

R: No. Le Stanze sono visibili solo internamente e vengono utilizzate per la gestione delle risorse.

D: Cosa succede se una Stanza non è collegata a un Calendario?

R: Non verrà considerata nella logica di prenotazione, il che potrebbe causare doppie prenotazioni.

D: Posso rinominare una Stanza dopo averla creata?

R: Sì. Le Stanze possono essere rinominate in qualsiasi momento tramite il menu di modifica.

D: Quante Stanze posso creare?

R: Non esiste un limite ufficiale, ma è fortemente consigliato mantenere nomi e assegnazioni ben organizzati.

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