Come configurare i Task Ricorrenti nella scheda Contatti

Panoramica

I task ricorrenti ti permettono di creare task che si ripetono automaticamente a intervalli definiti, eliminando la necessità di ricrearli manualmente. Con questa funzionalità puoi configurare la ricorrenza, impostare date di fine e gestire task continuativi con facilità.

INDICE

Dettagli della funzionalità

  • Impostazioni di frequenza: Scegli con quale cadenza il task deve ripetersi:

    • Hourly, Daily, Weekly, Monthly o Yearly – seleziona l'intervallo appropriato in base al tuo workflow.

  • Opzioni data di fine:

    • Mai: Il task continua a ripetersi indefinitamente.

    • Data personalizzata: Imposta una data di fine specifica per il task ricorrente.

    • Dopo un numero definito di occorrenze: Specifica quante volte il task deve ripetersi.

  • Crea anche se il task precedente è in ritardo: Attiva questa opzione per garantire che la prossima istanza del task venga creata secondo la pianificazione, anche se le occorrenze precedenti sono incomplete o in ritardo.

  • Creazione e aggiornamento dei task:

    • Crea un nuovo task: Configura un nuovo task ricorrente.

    • Converti un task esistente in ricorrente: Aggiorna un task esistente per farlo ripetere a intervalli definiti.

  • Modifica i task ricorrenti: Modifica un task ricorrente applicando le modifiche a tutte le occorrenze future o a una singola istanza, in base alle tue esigenze.

  • Elimina i task ricorrenti: Puoi eliminare tutti i task futuri della serie oppure solo un'occorrenza specifica.

  • Ripristina i task eliminati: I task eliminati accidentalmente possono essere ripristinati, consentendoti di recuperare le istanze precedentemente rimosse.

Nota: Se un task eliminato viene ripristinato, le ricorrenze nel periodo di eliminazione non vengono ricreate.

Come si usa:

  1. Apri il modal Aggiungi Nuovo Task: Puoi accedere al modal di creazione task dalla pagina Tasks, Contatti o Companies.

    Schermata 1 — Task Ricorrenti

  2. Inserisci i dettagli del task: Compila i campi pertinenti, come il nome del task, la descrizione e qualsiasi informazione aggiuntiva.

    Schermata 2 — Task Ricorrenti

  3. Imposta la ricorrenza:

    • Attiva l'opzione Recurring Task.

    • Nel campo Repeats Every, specifica con quale cadenza il task deve ripetersi (es. ogni 1 giorno, ogni 2 settimane).

    • Scegli una data di fine tramite le opzioni Ends On:

      • Never
      • Custom Date
      • After a set number of occurrences

    • Facoltativamente, attiva l'impostazione Create a new task even if the previous one is overdue per mantenere i task in linea con la pianificazione.

    Nota: Il task successivo viene creato solo all'orario pianificato in base alla data di creazione, non immediatamente dopo la chiusura del task precedente.

  4. Assegna il task:

    Seleziona l'Assignee e il Contact (se pertinente) per assegnare il task.

  5. Salva il task: Clicca su Save per creare il task e avviare la pianificazione della ricorrenza.

    Schermata 3 — Task Ricorrenti