Questo articolo ti mostra come importare rapidamente fatture da piattaforme esterne utilizzando un file CSV. Che tu stia migrando da un altro sistema o organizzando dati di fatturazione storici, questa funzionalità ti farà risparmiare ore di lavoro manuale.

INDICE

Cos'è l'importazione fatture via CSV?

L'importazione fatture via CSV ti permette di trasferire dati di fatturazione esterni — come fogli di calcolo o export da altre piattaforme — direttamente nel tuo account HITLEAD. Durante l'importazione puoi mappare i campi essenziali come data di emissione, data di scadenza e imposte, e ricevere un riepilogo automatico dei risultati. Questo consente una transizione fluida dai sistemi precedenti e aiuta a centralizzare tutte le informazioni di fatturazione in un'unica posizione per una gestione semplificata.

Vantaggi principali

Importare fatture tramite un file CSV offre una serie di vantaggi in termini di efficienza e accuratezza, semplificando le operazioni ed eliminando l'inserimento manuale ridondante dei dati.

  • Migra rapidamente i dati di fatturazione da altri sistemi o fogli di calcolo.
  • Mappa i campi essenziali come date di emissione, date di scadenza e valori fiscali.
  • Ricevi automaticamente un'email di riepilogo post-importazione per maggiore trasparenza.
  • Riduci il rischio di errori di inserimento manuale.
  • Migliora l'accuratezza della reportistica centralizzando le fatture in un unico luogo.

Come importare fatture tramite CSV

Importare fatture è un processo semplice che prevede il caricamento dei dati, la loro mappatura corretta e la revisione dei risultati. Segui questi passaggi per completare l'importazione.

  1. Vai su Pagamenti → Invoices & Estimates.

  2. Clicca sul pulsante + New in alto a destra.

  3. Seleziona Import Invoices using CSV dal menu a tendina.

  4. Scarica il file CSV di esempio per capire la struttura delle colonne richiesta.

  5. Prepara il tuo file CSV rispettando il formato di esempio.

  6. Assicurati che tutte le aliquote fiscali applicabili siano già create nella piattaforma accedendo a Impostazioni → Taxes.

  7. Carica il tuo file CSV.

  8. Mappa ogni colonna del CSV al campo fattura corrispondente, inclusi i campi data (data di emissione, data di scadenza) utilizzando il formato data corretto.

    Screenshot: interfaccia di mappatura campi con menu a tendina per abbinare le colonne CSV.

  9. Il sistema rileverà eventuali colonne relative alle imposte e ti chiederà di mapparle alle aliquote fiscali esistenti.

    Screenshot: sezione di mappatura imposte con menu a tendina per abbinare i nomi delle imposte dal CSV alle aliquote definite nel sistema.

  10. Clicca su Start Import per avviare il processo.

    Screenshot: banner di conferma verde che indica l'avvio corretto dell'importazione.

  11. Riceverai un'email Invoice Import Summary con i dettagli delle fatture importate e di quelle non riuscite.

Mappatura delle imposte

Una corretta mappatura delle imposte garantisce che le fatture importate riflettano valori fiscali accurati, coerenti con le configurazioni fiscali esistenti.

Quando il sistema rileva colonne relative alle imposte durante l'importazione:

  • Ogni colonna rilevata deve essere abbinata a un'aliquota fiscale creata in precedenza in Impostazioni → Taxes.
  • Se un'aliquota corrispondente non esiste, deve essere aggiunta prima di completare il processo di mappatura.
  • Il processo di importazione si interrompe se un campo imposta rimane non mappato, per evitare l'importazione di dati imprecisi.

Email di riepilogo automatica

Al termine dell'importazione, verrà inviata automaticamente un'email di riepilogo all'indirizzo email registrato. Il messaggio include:

  • Il conteggio delle fatture importate con successo.
  • Un elenco dettagliato delle voci non riuscite con le specifiche ragioni dell'errore.
  • Un file CSV allegato che mostra lo stato di importazione di ogni riga.

Note importanti

Questi comportamenti specifici distinguono le fatture importate da quelle create direttamente nella piattaforma.

Nessun promemoria automatico

Le fatture importate non attiveranno email di promemoria automatiche né messaggi di testo. I Workflow di promemoria si applicano solo alle nuove fatture create manualmente all'interno della piattaforma.

Commissioni per ritardo e mance

Le fatture importate seguiranno le impostazioni predefinite o globali configurate per commissioni per ritardo e mance. Se desideri disabilitare queste funzionalità per fatture specifiche, dovrai modificarle manualmente dopo l'importazione.

Domande frequenti

D: Posso importare fatture con più tipi di imposta?

Sì. A condizione che ogni tipo di imposta sia correttamente etichettato nel file CSV e già presente nel tuo account in Impostazioni → Taxes, il sistema ti permetterà di mapparli e importarli correttamente.

D: Le fatture importate attiveranno email o notifiche ai clienti?

No. Le fatture importate vengono trattate come documenti storici e non attiveranno alcuna email di promemoria o notifica.

D: Posso usare lo strumento di importazione per aggiornare o sovrascrivere fatture esistenti?

No. Lo strumento di importazione CSV serve esclusivamente per creare nuove fatture. Non può aggiornare né sostituire fatture già create.

D: Cosa succede se alcune righe falliscono durante l'importazione?

Le righe che non riescono a essere importate verranno elencate nell'email di riepilogo con le ragioni specifiche di ogni errore, ad esempio un formato data non valido o un'aliquota fiscale non corrispondente.

D: C'è un limite al numero di fatture importabili in una volta?

Non esiste un limite massimo preciso, ma si consiglia di importare le fatture in batch da 500 o meno per garantire prestazioni ottimali e una gestione degli errori più semplice.