Cos'è il Calendario Prenotazioni Collettive?

Le prenotazioni collettive sono una funzionalità che permette di pianificare riunioni con più membri del team contemporaneamente. Integra la disponibilità dei singoli membri in un calendario condiviso, rendendo la programmazione unificata. È la soluzione ideale per collaborazioni come chiamate di vendita, supporto tecnico o colloqui di lavoro di gruppo.

Cosa sono le Prenotazioni Collettive?

Le prenotazioni collettive sono un approccio efficiente per pianificare meeting con più partecipanti in contemporanea. Questa funzionalità sincronizza i calendari dei diversi membri del team, semplificando il processo di prenotazione. Identifica automaticamente la fascia oraria disponibile per tutti, permettendo prenotazioni collettive o di gruppo.

È particolarmente utile in contesti come:

  • Chiamate di vendita dinamiche che coinvolgono un account executive e un rappresentante dello sviluppo commerciale (SDR)
  • Chiamate di supporto tecnico complesse che richiedono sia un addetto al customer care che un tecnico
  • Colloqui che prevedono la presenza di un recruiter e di un hiring manager

Come si configura

Configurare un calendario di prenotazione collettiva è semplice:

  1. Vai su Calendari ➝ Calendar Settings
  2. Clicca su "Create Calendar"
  3. Seleziona "Collective Booking"
  4. Compila i dettagli necessari: nome del calendario, membri del team coinvolti, luogo della riunione
  5. Verifica l'URL personalizzato del calendario (puoi modificarlo manualmente; il sistema ne verificherà la disponibilità)

Una volta confermati i dettagli, il tuo Calendario Collettivo è pronto all'uso.

Primary Owner

Un aspetto distintivo delle prenotazioni collettive è il concetto di Primary Owner. Questa persona guida l'appuntamento, ne è il titolare e riceve l'assegnazione dei Contatti se l'assegnazione automatica è attiva. Di norma, il Primary Owner è il primo membro del team aggiunto alla prenotazione collettiva, ma può essere modificato in qualsiasi momento per una gestione più flessibile del team.

Notifiche

Tutti i membri del team ricevono una notifica quando un contatto prenota un appuntamento. Questo garantisce che l'intero team sia sempre informato su ogni prenotazione, favorendo comunicazione e collaborazione efficaci.

Pagamenti

Le prenotazioni collettive supportano anche i Pagamenti, se abilitati per il calendario. In questo caso, l'utente deve completare il pagamento prima che l'appuntamento venga confermato. Questo sistema garantisce un processo di transazione fluido e sicuro, sia per gli utenti che per i clienti.

Domande Frequenti

D: Quanti membri del team posso aggiungere a un singolo calendario di prenotazione collettiva?

R: Puoi aggiungere fino a 100 membri del team in un calendario collettivo. Tieni presente che più membri aggiungi, minori saranno le probabilità di trovare fasce orarie disponibili per tutti.

D: I Pagamenti funzionano con le prenotazioni collettive?

R: Sì, i Pagamenti funzionano con le prenotazioni collettive.

D: Posso usare le prenotazioni collettive per appuntamenti virtuali?

R: Sì, le prenotazioni collettive funzionano sia per appuntamenti virtuali che in presenza. Assicurati di inserire le informazioni corrette nel campo Meeting location.

D: Posso rimuovere un membro del team da un calendario di prenotazione collettiva già creato?

R: Puoi rimuovere qualsiasi membro del team dal calendario collettivo, tranne il Primary Owner. Se il membro che vuoi rimuovere è il Primary Owner, modifica prima la titolarità e poi potrai procedere alla rimozione.

D: Ho cambiato il Primary Owner del calendario collettivo, ma per gli appuntamenti esistenti vedo ancora il vecchio titolare. Perché?

R: I dettagli di un appuntamento già prenotato riflettono le impostazioni del calendario al momento della prenotazione. Le modifiche si applicheranno solo agli appuntamenti prenotati dopo l'aggiornamento.

D: È possibile modificare il Primary Owner di un appuntamento già creato?

R: No, non è possibile modificare i dettagli di un appuntamento collettivo già prenotato.

D: Posso modificare o riprogrammare un appuntamento collettivo già prenotato?

R: Sì, puoi modificare i dettagli dell'appuntamento collettivo. Non è però possibile cambiare i membri del team associati all'appuntamento già prenotato.