I Calendari Servizi in HITLEAD permettono ai barbieri di automatizzare le prenotazioni, gestire i turni del personale e assegnare risorse come sedie e attrezzature. Configurando i calendari servizi, i barbieri possono garantire un'operatività più fluida, prevenire il doppio booking e offrire ai clienti un'esperienza di prenotazione senza intoppi. Questa guida ti accompagna passo per passo con esempi specifici per barbieri.

INDICE DEI CONTENUTI

• Che cos'è un Calendario Servizi?
• Vantaggi chiave dei Calendari Servizi
• Aggiungere membri del personale e disponibilità
• Creare gruppi per i servizi del barbiere
• Creare un Calendario Servizi
• Modificare i Calendari Servizi esistenti
• Creare il Menù Servizi
• Domande frequenti

Che cos'è un Calendario Servizi?

I Calendari Servizi sono strumenti di pianificazione che ti permettono di definire servizi specifici, assegnare il personale e allocare risorse come stanze e attrezzature. Per un barbiere, questo significa poter creare calendari per servizi come tagli, rasature e styling — ognuno collegato al barbiere, alla sedia e agli strumenti giusti. In questo modo i clienti possono prenotare facilmente mentre il tuo team evita conflitti di calendario.

Vantaggi chiave dei Calendari Servizi

I Calendari Servizi aiutano i barbieri a semplificare la pianificazione, migliorare l'efficienza e potenziare l'esperienza del cliente.

• Prenotazione automatizzata: i clienti prenotano appuntamenti senza dover chiamare il negozio.

• Gestione delle risorse: assegna sedie e strumenti (rasoi, asciugacapelli, forbici) per evitare il doppio booking.

• Gestione dei turni: definisci gli orari di lavoro dei barbieri per una disponibilità precisa.

• Raggruppamento dei servizi: organizza l'offerta in gruppi come "Tagli & Rasature" o "Styling".

• Menù flessibili: offri più servizi in un'unica prenotazione (es. taglio + rasatura).

• Branding professionale: aggiungi immagini e colori personalizzati per una pagina di prenotazione curata.

Aggiungere membri del personale e disponibilità

Aggiungere il personale è il passaggio fondamentale per i calendari servizi: nessun servizio può essere assegnato senza aver prima configurato i barbieri.

Clicca su Add User

Dalla dashboard del tuo sub-account, vai su Settings → My Staff → Add User.

Informazioni utente e permessi

Inserisci nome, email ed interno del barbiere. Imposta i permessi utente (limita l'accesso se necessario). Definisci la disponibilità (es. Marco lavora lun, mer, ven dalle 9:00 alle 17:00; Enrico lavora mar–sab dalle 11:00 alle 19:00). Clicca su Save.

Per saperne di più sull'accesso utente, clicca qui.

Creare gruppi per i servizi del barbiere

I gruppi fungono da categorie per organizzare i servizi. Ogni gruppo ha il proprio link di prenotazione.

Apri le impostazioni dei Calendari

Dal menu Calendars, clicca su Calendar Settings in alto a destra. Da qui accedi a tutte le opzioni di configurazione per gruppi, servizi e preferenze.

Abilita il Service Menu

Vai su Preferences → Account Preference e attiva l'opzione Service Menu. Questo attiva il sistema di prenotazione basato sui servizi, permettendoti di creare calendari e menù servizi.

Avvia la creazione del gruppo

Nella scheda Calendars, clicca su + New Group nella barra laterale sinistra. I gruppi ti aiutano a organizzare i servizi correlati come tagli, rasature o styling.

Aggiungi i dettagli del gruppo

Inserisci Group Name, Description e URL (slug) nel modulo a comparsa. Seleziona un tipo di template (Classic o Neo) e clicca su Create per salvare il gruppo.

Creare un Calendario Servizi

Crea il Calendario Servizi

Seleziona un gruppo dalla barra laterale sinistra e clicca su Create Calendar. Questo avvia la configurazione di un nuovo calendario servizi per un servizio specifico del barbiere, come un taglio o una rasatura.

Seleziona Service Booking

Vai su Calendars → Service Menu → Create Service Menu. Dall'elenco dei tipi di calendario, clicca su Service Booking. Questa opzione è progettata per le attività basate sui servizi come i barbieri, permettendo ai clienti di prenotare servizi specifici come tagli o rasature.

Inserisci le informazioni base del servizio

Compila i dettagli del servizio inclusi Service Name, Assigned Staff, Custom URL, Service Duration e Availability. Questo passaggio garantisce che il calendario sia personalizzato per il servizio del barbiere che stai configurando. Clicca su Advanced Settings per ulteriori personalizzazioni.

Cliccando su Advanced Settings si espandono i pannelli di configurazione aggiuntivi come Service Details, Availability, Forms & Payment, Notifications, Customizations e Rooms & Equipment. Queste opzioni ti permettono di perfezionare il flusso di prenotazione, aggiungere branding, gestire i Pagamenti e assegnare risorse come sedie o strumenti.

Configurazione dei dettagli del servizio

Nella scheda Service Details, definisci le informazioni che i clienti vedranno durante la prenotazione. Inizia caricando un Service Logo per dare alla pagina di prenotazione un aspetto professionale. Inserisci un chiaro Service Name (es. Taglio, Rifinitura barba, Rasatura) e aggiungi una Description che spieghi cosa include il servizio, ad esempio "30 minuti di taglio con lavaggio e styling".

Assegna poi il servizio al Group corretto (es. Tagli & Rasature) in modo che rimanga organizzato con i servizi correlati. Infine, crea un Custom URL — questo diventa parte del link di prenotazione che condividerai con i clienti, rendendolo facile da riconoscere e condividere (es. /prenotazione-taglio).

Configurazione appuntamento e personale

In questa sezione configuri come apparirà la prenotazione ai clienti e al personale. Imposta l'Appointment Invite Title, che comparirà sia negli inviti calendario del cliente che del personale (puoi usare segnaposto come {{contact.name}} per personalizzarlo). Nella sezione Team Members, assegna uno o più barbieri qualificati per eseguire questo servizio — i clienti vedranno solo le fasce orarie di quei membri del personale. Definisci poi una Meeting Location: può essere il negozio stesso, una sedia specifica, o anche un link video personalizzato se necessario. Infine, scegli un Meeting Color per distinguere visivamente questo servizio nella vista del calendario interno, facilitando al personale l'identificazione rapida del tipo di appuntamento.

Assegna la stanza

Nella scheda Rooms, colleghi uno spazio fisico del tuo barbiere al servizio. Una stanza può rappresentare una sedia, cabina o postazione dove viene eseguito il servizio. Ad esempio, puoi assegnare "Sedia Salone 1" per tagli e rasature, o "Sedia Styling" per phon e rifinitura. Assegnare una stanza garantisce che, una volta che un cliente prenota il servizio, quella specifica sedia o postazione sia riservata e non possa essere doppiamente prenotata. Questo è particolarmente utile per i negozi con posti limitati, poiché impedisce di programmare più appuntamenti nello stesso posto nello stesso momento.

Assegna le attrezzature

Nella scheda Equipment, colleghi gli strumenti o le risorse necessarie per eseguire il servizio. Le attrezzature possono includere elementi come rasoi, forbici o asciugacapelli, e puoi specificare la quantità disponibile. Ad esempio, puoi assegnare "Rasoi" a un servizio di rasatura o "Asciugacapelli" a un servizio di styling. Quando un cliente prenota il servizio, il sistema riserva automaticamente le attrezzature necessarie, assicurandosi che non vengano prenotate in eccesso su più appuntamenti contemporanei. Questo aiuta a mantenere un'operatività fluida garantendo che tutti gli strumenti necessari siano disponibili per ogni appuntamento.

Modificare i Calendari Servizi esistenti

Per aggiornare un calendario servizi esistente, vai su Service Calendars (v1) nella scheda Meetings. Trova il calendario che vuoi modificare dall'elenco e clicca sull'icona matita nella colonna Actions. Questo riaprirà le impostazioni del calendario, permettendoti di modificare dettagli come nome del servizio, personale assegnato, disponibilità, notifiche o risorse senza dover ricreare il calendario.

Creare il Menù Servizi

Il Menù Servizi ti permette di visualizzare più servizi o gruppi in un'unica pagina di prenotazione.

Apri il Menù Servizi

Vai su Meetings ➜ Service Calendars (v1) ➜ Service Menu. Accedi così all'area Menù Servizi dove vengono creati e gestiti i menù visibili ai clienti.

Crea il Menù Servizi

Clicca su + Create Service Menu in alto a destra. Questo avvia un nuovo menù visibile ai clienti che mostrerà i servizi del tuo barbiere.

Dettagli del menù

Compila Service Menu name, Description e lo slug Service URL; scegli il Form e attiva la Consent checkbox se necessario. Queste impostazioni definiscono ciò che i clienti vedono in cima al menù e il link che condividerai.

Abilita le opzioni

Nella sezione Additional Options, attiva Enable Add Guests, Enable Multiple Service Selection e Enable Staff Selection. Questi controlli permettono ai clienti di prenotare per gli ospiti, selezionare più servizi (es. taglio + rasatura) e scegliere il barbiere preferito.

Seleziona i servizi

Clicca su Select Services e scegli i gruppi/calendari da includere in questo menù. Appariranno solo i servizi già creati e assegnati ai gruppi; espandi un gruppo per selezionare servizi specifici.

Organizza l'ordine

Apri Arrange your services, poi trascina le maniglie per riordinare la visualizzazione di gruppi/servizi. Metti i servizi più popolari (es. Taglio, Rasatura) in cima per migliorare le conversioni.

Domande frequenti

D: Perché non riesco a salvare un calendario servizi?

Devi assegnare almeno un membro del personale prima di salvare.

D: Perché non vengono visualizzate fasce orarie disponibili per un servizio?

Controlla la disponibilità del personale, le stanze assegnate e le attrezzature.

D: I clienti possono prenotare più servizi contemporaneamente?

Sì, abilita la selezione di più servizi nelle impostazioni del Menù Servizi.

D: Posso richiedere un acconto per i servizi?

Sì, collega Stripe o PayPal nella sezione Forms & Payment.

D: Come evito il doppio booking di una sedia o uno strumento?

Assegna stanze e attrezzature a ciascun servizio.

D: I clienti possono scegliere il proprio barbiere preferito?

Sì, abilita Staff Selection nel Menù Servizi.

D: Come mostro tutti i servizi in un'unica pagina?

Usa il Menù Servizi per combinare più calendari.