Cosa sono i buffer?

I buffer sono del tempo aggiuntivo che puoi aggiungere prima e/o dopo un evento in HITLEAD. Questa funzione è utile se hai bisogno di prepararti prima di una riunione, spostarti verso un evento o concludere dopo una presentazione. Le impostazioni dei buffer sono personalizzate per ogni tipo di evento, così puoi ottimizzarle secondo le tue esigenze.

Come impostare i buffer

Ecco come aggiungere buffer ai tuoi appuntamenti:

  • Scegli il calendario a cui vuoi aggiungere i buffer.
  • Se stai creando un nuovo calendario, vai su "Advanced Settings". Se stai modificando un calendario esistente, clicca su "Edit".
  • Naviga nella sezione "Availability".
  • Cerca le opzioni "Pre buffer time" e "Post buffer time".
  • Specifica la durata desiderata per entrambi i buffer.
  • Ricordati di salvare le impostazioni.

I buffer garantiranno il tempo extra necessario prima e dopo i tuoi appuntamenti.

Impostazione buffer pre e post

Come disattivare i buffer

  • Scegli il calendario per cui vuoi disattivare i buffer e clicca su "Edit".
  • Vai su "Availability" e scorri fino a dove vedi "Pre and Post buffer".
  • Imposta i valori a "0".
  • Ricordati di salvare le impostazioni.

In questo modo, i prossimi appuntamenti prenotati su quel calendario non avranno buffer.

Logica dei buffer

I buffer vengono applicati solo agli appuntamenti creati all'interno del sistema o tramite calendari di terze parti con la funzione "Allow Contact Creation" abilitata. Tuttavia, gli slot bloccati o gli eventi sincronizzati da calendari di terze parti (Google, Outlook, iCloud) vengono considerati nell'applicazione dei buffer. Questo garantisce che i buffer non si sovrappongano agli slot bloccati, assicurando tempi buffer appropriati per gli appuntamenti.

Logica buffer

Impatto della durata dei buffer sugli slot disponibili

Usando l'esempio sopra, se hai un evento di 30 minuti con buffer di 15 minuti prima e dopo, chi prenota nello stesso giorno vedrà uno slot disponibile 30 minuti dopo la prenotazione esistente.

Buffer e slot disponibili

È importante notare che usando sia il buffer pre che post, ci sono casi in cui ampi periodi liberi nel calendario non possono essere prenotati. Questo è dovuto al doppio buffer: vengono applicati sia il buffer prima che dopo l'evento, riducendo significativamente gli slot disponibili nella pagina di prenotazione.

Per massimizzare gli slot prenotabili nella tua pagina di prenotazione, valuta di usare un solo buffer per tipo di evento: o pre oppure post.

Un nuovo evento non può essere pianificato se non rispetta i criteri di buffer dello slot di appuntamento e del precedente slot già prenotato.

Nuovo evento e buffer

Attenzione: se imposti dei buffer per un singolo evento in agenda, influenzeranno la disponibilità dell'utente anche negli altri calendari in cui è coinvolto.
  • In un calendario round-robin, le impostazioni buffer individuali sugli altri calendari di un utente possono generare una distribuzione non uniforme degli appuntamenti.
  • In un calendario collettivo, le impostazioni buffer individuali sugli altri calendari di un utente possono bloccare slot che altrimenti risulterebbero liberi, poiché il tempo buffer occupa quei slot.

FAQ

Domanda: I buffer influenzano gli eventi prenotati al di fuori di HITLEAD?

Risposta: I buffer si applicano esclusivamente agli appuntamenti prenotati tramite l'app HITLEAD. Esiste però un'eccezione: se hai abilitato la funzione di sincronizzazione bidirezionale o smart sync (dove il sistema converte gli eventi di calendari di terze parti in appuntamenti invece di trattarli come slot bloccati), i buffer vengono applicati anche in quel caso.

Domanda: In che modo i buffer influenzano gli slot disponibili per la prenotazione?

Risposta: I buffer riducono gli slot disponibili. Ad esempio, se un evento di 30 minuti ha buffer pre e post di 15 minuti ciascuno, il prossimo appuntamento verrà pianificato 30 minuti dopo la prenotazione esistente. Il doppio buffer può limitare i periodi apparentemente liberi nel calendario, rimuovendo slot significativi. Per massimizzare gli slot prenotabili, valuta di usare un solo buffer (pre oppure post).

Domanda: Posso rimuovere o modificare un buffer dopo che è stato impostato per un appuntamento prenotato?

Risposta: Sì, una volta impostato, il buffer può essere rimosso o modificato. I buffer vengono applicati in base alle impostazioni più recenti.

Domanda: Cosa succede se le impostazioni buffer sono diverse sugli altri calendari di un utente in un evento round-robin?

Risposta: In un evento con calendario round-robin, impostazioni buffer diverse sugli altri calendari di un utente possono generare una distribuzione non uniforme degli appuntamenti tra gli utenti.

Domanda: Le impostazioni buffer sugli altri calendari di un utente possono influenzare la prenotazione in un evento con calendario collettivo?

Risposta: Sì, in un evento con calendario collettivo, le impostazioni buffer sugli altri calendari di un utente possono bloccare slot che altrimenti risulterebbero liberi, poiché il tempo buffer occupa quei slot.

Domanda: Cos'è il doppio buffer?

Risposta: Il doppio buffer indica l'uso contemporaneo del buffer pre e del buffer post prima e dopo un evento o appuntamento. Significa che viene aggiunto tempo extra sia prima che dopo l'evento, estendendo di fatto la durata totale del buffer. Questo può far sì che slot apparentemente liberi nel calendario non siano disponibili per la prenotazione, perché il doppio buffer occupa quei slot. Il doppio buffer riduce il numero di appuntamenti prenotabili in un dato intervallo di tempo.