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Cosa sono le note delle Opportunità?

HITLEAD ha introdotto le Note delle Opportunità, che ti permettono di collegare note sia alle Opportunità che ai Contatti in modo indipendente. Questo ti offre maggiore flessibilità nella gestione e nella visualizzazione delle note sia nelle opportunità che nei contatti.

Ogni opportunità può avere le proprie note dedicate, separate dalle note del contatto, mantenendo comunque la flessibilità di associare note a più entità quando necessario.

Nota: Per abilitare questa funzionalità, vai su Subaccount > Settings > Labs e attiva "Opportunity Notes".

Principali vantaggi delle note delle Opportunità

La funzionalità Note delle Opportunità ti consente di:

  • Note specifiche per entità: Crea note dedicate alle opportunità senza mescolarle con le note dei contatti, sia dalla scheda dei Contatti che direttamente dalla scheda delle Opportunità. (vedi esempio)

  • Associazioni flessibili: Scegli se associare le note ai Contatti, alle Opportunità, o a entrambi.

  • Organizzazione più ordinata: Mantieni note distinte per Contatti e Opportunità, riducendo il disordine e migliorando la chiarezza.

  • Filtro intelligente: Trova rapidamente le note in base alle loro associazioni di entità.

  • Ricerca potente: Trova istantaneamente le note grazie a una funzionalità di ricerca migliorata.

Come funzionano le note delle Opportunità?

Scenario di esempio:

Giovanni Rossi (un contatto) ha due opportunità per 2 diverse proprietà immobiliari: Proprietà A e Proprietà B. Sara (l'agente di vendita e admin HITLEAD) che gestisce le proprietà per Giovanni Rossi vuole creare note specifiche per ciascuna opportunità, per mantenere le informazioni rilevanti legate solo all'opportunità di ciascuna proprietà.

Ecco come Sara creerà note specifiche per opportunità e contatto.

Passo 1: Nell'Opportunità della Proprietà A, Sara naviga alla sezione Note, clicca su Add Note e inserisce il contenuto della nota.

Schermata 1 — Come usare le note delle Opportunità

Passo 2: Seleziona le associazioni per la nota; in questo caso, sceglie sia l'Opportunità (Proprietà A) che il Contatto (Giovanni Rossi).

Schermata 2 — Come usare le note delle Opportunità

Passo 3: Aggiunge un'altra nota ma seleziona solo l'opportunità nelle associazioni (omettendo il contatto Giovanni Rossi), poi clicca su Save per creare una nota legata solo all'opportunità.

Schermata 3 — Come usare le note delle Opportunità

Dopo il Passo 3: Sara ha ora due note:

  • Una collegata solo alla Proprietà A (nota specifica dell'opportunità).
  • Una collegata sia a Giovanni Rossi che alla Proprietà A (nota condivisa tra opportunità e contatto).

Schermata 4 — Come usare le note delle Opportunità

Visualizzazione della Proprietà B: Quando Sara passa all'Opportunità della Proprietà B, vede solo la nota condivisa (quella collegata a Giovanni Rossi), perché la nota specifica della Proprietà A non è associata alla Proprietà B.

Schermata 5 — Come usare le note delle Opportunità

Aggiunta di una nota per la Proprietà B: Clicca su Create New Note, inserisce la nota, seleziona le associazioni al contatto e poi clicca su Save.

Schermata 6 — Come usare le note delle Opportunità

Filtro nei Contatti: Nella scheda Contatti, selezionando Giovanni Rossi e andando su Note, Sara può filtrare le note per Opportunità o Contatti per visualizzare esattamente ciò di cui ha bisogno.

Schermata 7 — Come usare le note delle OpportunitàSchermata 8 — Come usare le note delle Opportunità

Punti chiave:

  1. Le note delle opportunità ti permettono di mantenere note specifiche per ogni trattativa senza mescolare i contesti.
  2. Le note condivise con un contatto compaiono in tutte le opportunità; le note specifiche dell'opportunità rimangono nelle rispettive opportunità.

Come usare le note delle Opportunità?

1. Crea note e seleziona le associazioni

a) Aggiungere note tramite le Opportunità

Naviga alla sezione Opportunità, seleziona l'opportunità specifica e clicca su Add Note.

Schermata 9 — Come usare le note delle Opportunità

Inserisci chiaramente la descrizione della nota nel campo di testo fornito:

Schermata 10 — Come usare le note delle Opportunità

In "Associated Objects", clicca su Associate To e scegli se la nota deve essere associata a:

  • Opportunità
  • Sia Opportunità che Contatti
  • Contatto

Schermata 11 — Come usare le note delle Opportunità

Usa la funzionalità di ricerca e aggiunta per collegare con precisione le entità, poi clicca su Save.

Schermata 12 — Come usare le note delle Opportunità

b) Aggiungere note tramite i Contatti

Naviga su Contatti, seleziona un contatto, poi clicca sul pulsante Notes.

Schermata 13 — Come usare le note delle Opportunità

Clicca sul pulsante Add Note.

Schermata 14 — Come usare le note delle Opportunità

Seleziona le associazioni rilevanti che vuoi aggiungere con l'opportunità specifica.

Schermata 15 — Come usare le note delle Opportunità

Cerca facilmente le opportunità e seleziona quella pertinente.

Schermata 16 — Come usare le note delle Opportunità

2. Filtra le note per associazione

  • Nella scheda Note in Opportunità e anche nei Contatti, usa i filtri per trovare rapidamente le note collegate a opportunità o contatti specifici.
  • Clicca sull'icona Filter per specificare e affinare le associazioni.

Filter Tab nelle Opportunità.

Schermata 17 — Come usare le note delle Opportunità

Filter Tab nei Contatti.

Schermata 18 — Come usare le note delle Opportunità

3. Accedi e gestisci le note

  • Visualizza e gestisci le note comodamente nella scheda Note sotto Contatti o Opportunità.
  • Clicca sull'indicatore di associazione di una nota per visualizzare o modificare le entità collegate.

Schermata 19 — Come usare le note delle Opportunità

Best practice

  • Rivedi regolarmente le associazioni delle tue note per verificarne l'accuratezza.
  • Etichetta chiaramente le note per semplificare il filtro e la ricerca.
  • Se le note non appaiono correttamente, verifica le impostazioni delle associazioni.

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