Come Creare Calendari Evento

Crea programmi di eventi prenotabili senza assegnare le prenotazioni a un utente specifico. I Calendari Evento sono ideali per esperienze di eventi condivisi come conferenze, seminari, fiere ed altri eventi programmati in cui non è necessario associare un host alla prenotazione.

INDICE

Cosa sono i Calendari Evento?

Cosa sono i Calendari Evento?

I Calendari Evento in HITLEAD sono un tipo di calendario progettato per pianificare eventi che non richiedono un host o un'associazione con un utente. Invece di assegnare gli appuntamenti a un membro del team specifico, questo tipo di calendario consente di gestire le prenotazioni a livello di calendario, rendendolo particolarmente adatto alla pianificazione di eventi pubblici o condivisi. È la soluzione ideale quando la disponibilità dipende dall'evento stesso piuttosto che dal calendario connesso di un singolo utente, e questo rende i Calendari Evento uno dei tipi di calendario più semplici da configurare in HITLEAD.

Vantaggi principali dei Calendari Evento

Nessun host richiesto: crea programmi prenotabili senza assegnare gli appuntamenti a un utente specifico.
Configurazione rapida: imposta un calendario di prenotazione basato su eventi senza dover assegnare un utente o costruire il calendario attorno alla disponibilità di un membro dello staff.
Esperienza di prenotazione semplice: condividi un link di prenotazione o un codice embed così i partecipanti possono registrarsi tramite una pagina di pianificazione dedicata.
Opzioni flessibili per la sede: aggiungi una posizione fisica o incolla un link statico per la riunione virtuale nel campo della sede dell'appuntamento.
Sincronizzazione esterna mirata: sincronizza le prenotazioni solo con il calendario esterno selezionato per quel Calendario Evento.

Differenze importanti dei Calendari Evento

I Calendari Evento si comportano in modo diverso rispetto ai calendari personali, di team e agli altri tipi di calendario in HITLEAD. Comprendere queste differenze prima della configurazione aiuta a evitare problemi di sincronizzazione, aspettative non supportate sui link per riunioni e confusione sui conflitti di calendario.

I Calendari Evento non hanno utenti, quindi gli appuntamenti non possono essere assegnati a un utente.
Poiché nessun utente è assegnato, i tool per link dinamici alle riunioni non sono supportati (come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams).
Per usare riunioni online, copia un link statico dalla tua piattaforma di videoconferenza e incollalo nel campo della sede dell'appuntamento.
Poiché nessun utente è assegnato, gli appuntamenti non si sincronizzano con il calendario dell'utente da Calendar Settings > Connections.
I calendari dei conflitti aggiunti in Calendar Settings > Connections non vengono considerati per i Calendari Evento.
Gli appuntamenti si sincronizzano solo con il calendario selezionato in External Sync per quel Calendario Evento.
Gli eventi vengono recuperati e inviati solo al calendario esterno selezionato.
È possibile connettere un solo Google Calendar tramite External Sync.

Quando usare i Calendari Evento

Scegliere il tipo di calendario corretto garantisce che il flusso di prenotazione corrisponda all'esperienza che vuoi offrire. I Calendari Evento sono ideali quando l'evento stesso è il punto centrale e le prenotazioni non devono essere collegate a un membro dello staff specifico.

Usa i Calendari Evento per conferenze, fiere, seminari, workshop, sessioni pubbliche e altre prenotazioni di eventi condivisi.
Usa i Calendari Evento quando non vuoi assegnare gli appuntamenti a un utente.
Usa i Calendari Evento quando vuoi una configurazione più rapida e semplice che non dipende dalle impostazioni di disponibilità di un membro del team.
Non usare i Calendari Evento quando le prenotazioni devono ruotare tra gli utenti, dipendono da più calendari dello staff o dipendono dalla disponibilità del calendario dello staff.

Come configurare i Calendari Evento

Nel tuo sub-account, vai su Calendars dal menu di navigazione a sinistra. Nella barra di navigazione superiore, clicca su Calendar Settings.

Schermata 1 — Come Creare Calendari Evento

Nella pagina Calendar Settings, clicca su + New Calendar in alto a destra.

Schermata 2 — Come Creare Calendari Evento

Nel pop-up del tipo di calendario, apri il menu a discesa per visualizzare altri tipi di calendario e seleziona Event Calendar.

Schermata 3 — Come Creare Calendari Evento

Inserisci un Calendar Name, aggiungi facoltativamente una Description per il calendario e personalizza il Custom URL se vuoi modificare il link del widget di prenotazione.

Schermata 4 — Come Creare Calendari Evento

Imposta la Meeting Duration e configura la Availability selezionando i giorni e gli orari in cui l'evento può essere prenotato.

Schermata 5 — Come Creare Calendari Evento

Aggiungi la Meeting Location. Per eventi in presenza, inserisci la posizione fisica. Per eventi virtuali, incolla un link statico per la videoconferenza.

Schermata 6 — Come Creare Calendari Evento

Clicca su Advanced Settings se hai bisogno di configurare opzioni aggiuntive.

Schermata 7 — Come Creare Calendari Evento

Clicca su Confirm per creare il Calendario Evento. Dopo la comparsa del messaggio di successo, copia il link di prenotazione o il codice embed secondo le tue esigenze.

Schermata 8 — Come Creare Calendari Evento

Domande frequenti

D: I Calendari Evento supportano sedi virtuali come Zoom, Google Meet o Microsoft Teams in modo automatico?

Sì. I link dinamici per le riunioni non sono supportati perché i Calendari Evento non hanno un utente assegnato, ma è possibile utilizzare un link statico.

D: Dove si sincronizzano le prenotazioni dei Calendari Evento?

Le prenotazioni si sincronizzano solo con il calendario esterno selezionato per quel Calendario Evento.

D: I Calendari Evento possono sincronizzarsi con più di un Google Calendar?

No. È possibile connettere un solo Google Calendar tramite External Sync.