Azione Workflow - Invia Fattura

Automatizza l'invio delle fatture direttamente dai tuoi Workflow di HITLEAD. Questa azione invia una fattura una tantum via email, SMS o entrambi, usando il template di fattura e la modalità di pagamento selezionati. Questo articolo spiega come configurare e usare l'azione "Send Invoice" nei Workflow di HITLEAD.

INDICE DEI CONTENUTI

Cos'è l'azione Workflow Send Invoice?
Vantaggi principali dell'azione Send Invoice
Prerequisiti
Come configurare l'azione Send Invoice nei Workflow
Domande frequenti
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Cos'è l'azione Workflow Send Invoice?

L'azione Send Invoice crea e consegna una fattura una tantum al contatto quando il Workflow raggiunge questo passaggio. Questa azione collega i tuoi template di fattura all'automazione del Workflow, così la fatturazione avviene in modo costante e puntuale. Scegli quale template inviare, da quale mittente e tramite quale canale. Usa la modalità Live per i pagamenti reali e la modalità Test per la validazione in sandbox senza addebiti.

Vantaggi principali dell'azione Send Invoice

Incassi più rapidi: attiva le fatture esattamente nella fase giusta (deal vinto, invio Form, passaggio di onboarding) senza intervento manuale.
Coerenza: assicura che ogni fattura utilizzi il template, il branding e le imposte corretti.
Flessibilità: scegli Email, SMS o entrambi, e seleziona un template specifico per ogni scenario.
Monitoraggio: controlla l'esecuzione del Workflow e lo stato dei Pagamenti per mantenere il team allineato.
Test sicuri: valida i flussi in modalità Test prima di addebitare i clienti.

Prerequisiti

Preparare correttamente l'account evita gli errori più comuni e garantisce che le fatture vengano inviate con successo fin dal primo giorno.

Permessi: gli utenti che configurano i Workflow devono avere permessi sufficienti sul sub-account per modificare i Workflow e accedere a Pagamenti/Fatture. Consulta Ruoli e Permessi Utente (Sub-Account).
Almeno un template di fattura: crea o verifica che i template siano disponibili. Consulta Crea Template di Fattura e Inviali Automaticamente via Workflow.
Gateway di pagamento collegato: assicurati che il tuo gateway sia connesso e pronto per le transazioni Live (o che supporti la modalità Test se stai validando i flussi).
Dati del contatto: il contatto deve avere i canali di consegna richiesti: un indirizzo email valido e/o un numero di telefono, a seconda della selezione.

Come configurare l'azione Send Invoice nei Workflow

Segui questi passaggi per aggiungere l'azione a un Workflow e configurarla per risultati coerenti e prevedibili.

Accedi al tuo sub-account.
Vai su Automations > Workflows.
Crea un nuovo Workflow oppure apri uno esistente.
Clicca sul pulsante + Add New Trigger per aggiungere un Trigger correlato all'azione Send Invoice (es. Pipeline Stage Changed, Opportunity Status Changed, ecc.).
Clicca su + per aggiungere un'azione e cerca Send Invoice.
Seleziona From User e Invoice Template.
Seleziona la Payment Mode: usa la modalità Live per i pagamenti reali e la modalità Test per la validazione in sandbox senza addebiti.
Seleziona il Channel: scegli come consegnare la fattura — Email, Text oppure Email & Text. Default: Email & Text.
Clicca su Save Action.
Testa il Workflow per verificare che tutto sia configurato correttamente. Pubblica e salva il Workflow.

Domande frequenti

D: Qual è la differenza tra le modalità Live e Test?

La modalità Live crea una fattura pagabile tramite il tuo gateway collegato. La modalità Test è pensata per prove a secco e validazione dei link senza addebiti. Il comportamento del gateway in modalità Test può variare — verifica prima di affidarti ai risultati.

D: Cosa succede se scelgo Email & SMS ma il contatto ha solo l'email?

In questo caso verrà inviata solo l'Email. Il messaggio può essere consegnato solo tramite i canali disponibili. Assicurati che il record del contatto abbia i campi necessari (email e/o telefono) prima di abilitare entrambi.

D: Devo selezionare un template ogni volta?

È buona pratica selezionare esplicitamente un template nell'azione. Se ti affidi a un template predefinito, verifica quale è impostato come default nel modulo Fatture per evitare sorprese.

D: Dove verifico se la fattura è stata inviata o pagata?

Controlla i Execution Logs per il passaggio Send Invoice e vai su Payments → Invoices per lo stato della fattura (es. Sent, Viewed, Paid).

D: Posso attivare template diversi in base a condizioni?

Sì. Crea dei rami nel Workflow con condizioni e aggiungi azioni Send Invoice separate, ciascuna che punta al template appropriato.