Schedule - Gestione Centralizzata della Disponibilità

Cosa sono gli Schedule?

Gli Schedule sono template di disponibilità condivisi che combinano orari lavorativi settimanali, sostituzioni per date specifiche e impostazioni del fuso orario a livello di utente in un unico oggetto riutilizzabile. Invece di modificare ogni calendario singolarmente, colleghi uno Schedule a qualsiasi calendario che deve seguire quegli orari, abilitando una gestione davvero centralizzata della disponibilità.

Questa funzionalità è attualmente disponibile tramite Labs. Vai su Agency Settings > Labs > Sub-Account e abilita Calendars - Schedules.

NOTA: Schedule e Custom Schedule sono due cose diverse. Uno Schedule è gestito centralmente. Un Custom Schedule è un insieme di modifiche a uno Schedule in un singolo Calendario ed è gestito solo in quel Calendario.

Vantaggi principali degli Schedule

Gestisci gli orari di tutti gli utenti da un unico posto — niente più modifiche calendario per calendario.
Riutilizza lo stesso Schedule su più Calendari o servizi.
Assegna a ogni nuovo utente uno Schedule predefinito integrato per la disponibilità immediata alle prenotazioni.
Mantieni la flessibilità: crea Custom Schedule una tantum quando un singolo calendario richiede orari speciali.
La migrazione automatica della disponibilità legacy garantisce zero downtime o rielaborazione.

Ogni utente può avere più Schedule.
Ogni Calendario può avere un solo Schedule per utente alla volta.

Accedere agli Schedule

Per accedere a tutti gli Schedule, vai su Calendars > Calendar Settings > Availability (oppure Settings > Calendars > Availability).

Schermata 1 — Schedule - Gestione Centralizzata della Disponibilità

Un utente individuale può gestire il proprio Schedule andando su Settings > My Profile > scorri verso il basso fino a Schedules.

Schermata 2 — Schedule - Gestione Centralizzata della Disponibilità

Un amministratore può gestire lo Schedule di qualsiasi utente andando su Settings > My Staff > clicca sull'icona matita di modifica accanto all'utente specifico > User Availability.

Schermata 3 — Schedule - Gestione Centralizzata della Disponibilità

Schermata 4 — Schedule - Gestione Centralizzata della Disponibilità

Select User

Seleziona il membro dello staff di cui vuoi gestire la disponibilità tramite il menu a tendina utente.

Schermata 5 — Schedule - Gestione Centralizzata della Disponibilità

Create New Schedule

Clicca su Create Schedule > Inserisci il Name > Clicca su Create

Schermata 6 — Schedule - Gestione Centralizzata della Disponibilità

Configurazione di uno Schedule:
- Weekly working hours — Imposta i giorni e gli orari lavorativi per determinare quando la disponibilità appare sui Calendari
- Time Zone — Imposta il fuso orario in cui la disponibilità dello Schedule viene salvata e valutata
- Date-Specific Overrides — Sostituisci gli orari lavorativi settimanali indicando disponibilità/indisponibilità per date specifiche
Usa il menu a tendina Active On per selezionare a quali Calendari applicare questo Schedule per il membro dello staff scelto.
Save lo Schedule.

Puoi creare più Schedule (es: Consulenze, Demo, On-Site, ecc.) e assegnarli a Calendari diversi.

Edit Schedule

Dall'elenco degli Schedule, puoi gestire i tuoi Schedule esistenti con le seguenti azioni:

Set as Default: (Puntina) Uno Schedule predefinito viene applicato automaticamente ogni volta che un membro dello staff viene aggiunto a un nuovo calendario. Questo garantisce che il membro dello staff abbia già la disponibilità configurata, senza richiedere un'assegnazione manuale. Puoi impostare qualsiasi Schedule come predefinito cliccando sull'icona "Set as Default".

Schermata 7 — Schedule - Gestione Centralizzata della Disponibilità

Rename: (Matita) Aggiorna il nome di uno Schedule per maggiore chiarezza.
Duplicate: (Fogli) Copia uno Schedule esistente per creare rapidamente una variante senza partire da zero.
Delete: (Cestino) Rimuovi uno Schedule (disponibile solo se non è attualmente attivo su nessun calendario).

Edit Schedule - Calendar Link

Puoi anche gestire lo Schedule di un calendario specifico andando su Calendars > Calendar Settings > Edit Calendar (nell'elenco Calendari) > scheda Availability.

Cambia il Calendario per usare uno Schedule diverso.
Crea e usa un Custom Schedule per quel Calendario.

Qualsiasi aggiornamento apportato a uno Schedule viene applicato a tutti i Calendari collegati (anche se la modifica è stata avviata da un Calendario specifico).

Schermata 8 — Schedule - Gestione Centralizzata della Disponibilità

Custom Schedule (Disponibilità Specifica per Calendario)

I Custom Schedule:
- Si applicano solo a quel calendario.
- Includono i propri orari settimanali, fuso orario e sostituzioni per date specifiche.
Un Custom Schedule può essere creato direttamente nella scheda Availability di un calendario.
Per creare un Custom Schedule, nella scheda Availability > Seleziona il membro dello staff > Edit > Customize schedule for this calendar only

Schermata 9 — Schedule - Gestione Centralizzata della Disponibilità

I Custom Schedule non appaiono nell'elenco degli Schedule. Sono gestiti solo dall'interno del Calendario che li ha creati.

Transizione per i Calendari Esistenti (Custom Schedule)

Per garantire una transizione fluida, verrà creato un Custom Schedule per ciascuno dei tuoi calendari esistenti in base alle disponibilità configurate.

Questi appaiono solo nella scheda Availability di quel calendario.
Puoi modificarli o sostituirli con Schedule riutilizzabili in qualsiasi momento.

Domande Frequenti

D: Cosa succede alle mie vecchie impostazioni di disponibilità?

R: HITLEAD le ha migrate automaticamente in Custom Schedule, quindi nulla si rompe.

D: Posso collegare lo stesso Schedule ai calendari Round-Robin?

R: Sì — seleziona semplicemente lo Schedule per ogni utente all'interno del gruppo Round-Robin.

D: Le sostituzioni per date specifiche influenzano tutti i Calendari che usano lo Schedule?

R: Sì. Se hai bisogno di un'eccezione per un solo calendario, crea un Custom Schedule all'interno di quel calendario.

D: Quanti Schedule posso creare?

R: Non c'è un limite fisso; crea tutti gli Schedule che il tuo Workflow richiede.

D: Posso evitare il doppio booking se un utente appare su più Calendari?

R: Poiché ogni calendario fa riferimento allo stesso Schedule, gli orari occupati vengono rimossi automaticamente dalla disponibilità, evitando sovrapposizioni.

D: Aggiornare uno Schedule annullerà gli appuntamenti esistenti?

R: No. Gli eventi esistenti rimangono invariati; si aggiornano solo i futuri slot di tempo liberi.

D: Come interagisce il fuso orario a livello di staff con il fuso orario di un calendario?

R: Lo Schedule rispetta il fuso orario dello staff; il widget di prenotazione converte automaticamente gli slot nel fuso orario del browser del visitatore.

D: Posso importare Schedule tramite API?

R: Non ancora. Attualmente gli Schedule sono gestiti nell'app; gli endpoint API saranno annunciati in una futura versione.