La funzionalità Decline Documents in HITLEAD permette di raccogliere feedback strutturato quando un documento non viene accettato. I destinatari possono rifiutare i documenti, mentre gli utenti business possono contrassegnarli come rifiutati per registrare l'esito. In questa guida imparerai a usare l'opzione Decline, configurare le automazioni e i template email, e monitorare tutti i documenti rifiutati per avere visibilità completa e gestire i follow-up.

INDICE

Cos'è la funzionalità Decline Documents?

La funzionalità Decline Documents in HITLEAD si applica ai file creati e condivisi tramite lo strumento Documents & Contracts, come proposte, accordi e contratti. Invece di lasciare un documento non firmato, i destinatari possono rifiutarlo formalmente selezionando un motivo predefinito o aggiungendo note personalizzate. Gli utenti business possono anche contrassegnare un documento come rifiutato per mantenere i registri accurati. Una volta eseguita questa azione, lo stato del documento cambia in Declined, garantendo comunicazione chiara e feedback strutturato.

Dopo un'azione di rifiuto, il documento si sposta automaticamente nella sezione Archived, dove non può più essere firmato ma rimane archiviato con tutti i dettagli storici. Gli utenti possono vedere chi ha rifiutato il documento, quando è avvenuto e perché, fornendo al team informazioni concrete su cui agire. Questo non solo migliora la responsabilità, ma consente anche l'automazione dei Workflow e strategie di follow-up più efficaci.

Vantaggi principali di Decline Documents

Decline Documents semplifica la gestione delle situazioni in cui un cliente non accetta una proposta, un accordo o un contratto. Raccogliendo feedback chiaro e aggiornando lo stato del documento a Declined, questa funzionalità elimina l'incertezza e crea opportunità di automazione e follow-up.

  • Feedback chiaro dal cliente: raccogli motivi predefiniti o note personalizzate quando un documento viene rifiutato.
  • Automazione dei Workflow: attiva azioni come notifiche, follow-up o nuovi task quando lo stato = Declined.
  • Monitoraggio accurato dei documenti: archivia automaticamente gli elementi rifiutati e visualizza la cronologia completa dei rifiuti.
  • Comunicazione personalizzata: usa i motivi del rifiuto e le note come valori personalizzati nelle email.
  • Efficienza operativa: risparmia tempo eliminando le congetture e mantenendo la tua Pipeline di documenti organizzata.

Flusso del destinatario

I destinatari hanno un modo semplice e intuitivo per rifiutare un documento. Dalla visualizzazione del documento, possono selezionare l'opzione Decline Document nel menu in alto a destra, scegliere un motivo predefinito o inserire note personalizzate. Questo ti garantisce feedback accurato e concreto direttamente dai clienti.

Rifiuta come destinatario

Il destinatario apre il link del documento. Clicca su Decline Document dal menu in alto a destra.

Schermata 1 — Raccogli Feedback e Automatizza i Follow-Up con la Funzionalità Decline Documents

Seleziona il motivo

Seleziona un motivo predefinito o aggiungi una nota personalizzata. Conferma l'azione di rifiuto.

Schermata 2 — Raccogli Feedback e Automatizza i Follow-Up con la Funzionalità Decline Documents

Flusso dell'utente business

Gli utenti business possono contrassegnare i documenti come rifiutati dopo averli inviati, assicurandosi che il sistema rifletta lo stato corretto. Questa opzione è utile quando un destinatario comunica fuori dalla piattaforma (ad esempio, per telefono o email) che non intende procedere. Registrare l'esito garantisce un monitoraggio accurato e coerenza nei record.

Vai a Documents & Contracts

Naviga su Documents & Contracts in HITLEAD. Individua il documento sotto Waiting for others.

Schermata 3 — Raccogli Feedback e Automatizza i Follow-Up con la Funzionalità Decline Documents

Seleziona il documento

Clicca sul menu con i tre puntini. Seleziona Mark as Declined.

Schermata 4 — Raccogli Feedback e Automatizza i Follow-Up con la Funzionalità Decline Documents

Specifica un motivo

Aggiungi un motivo o una nota personalizzata.

Schermata 5 — Raccogli Feedback e Automatizza i Follow-Up con la Funzionalità Decline Documents

Automazioni (Workflow)

Le automazioni aiutano a garantire che i documenti rifiutati attivino le azioni giuste al momento giusto. Aggiungendo un Trigger nel Workflow per lo stato Declined, puoi inviare automaticamente notifiche, assegnare task o creare Campaign di follow-up.

In HITLEAD, puoi usare i Workflow per automatizzare le azioni ogni volta che un documento viene contrassegnato come Declined. Segui questi passaggi per configurarlo:

Vai ai tuoi Workflow e crea un nuovo Trigger usando Documents & Contracts → Status → Declined. Da lì, puoi definire cosa succede dopo, come inviare una notifica al tuo team, creare un task di follow-up o avviare una sequenza di nurturing per riagganciare il cliente.

Schermata 6 — Raccogli Feedback e Automatizza i Follow-Up con la Funzionalità Decline Documents

Template email

Nell'Email Builder, apri o crea un nuovo template e clicca sul menu a tendina Custom Values. Da qui, naviga su Documents & Contracts e seleziona Document Decline Reasons per visualizzare il motivo specifico scelto, oppure Document Decline Reason Body per includere eventuali note dettagliate fornite.

Usare questi valori garantisce che i tuoi messaggi forniscano ai clienti un contesto chiaro e siano più adattati alla loro situazione.

  • Document Decline Reasons: inserisce il motivo specifico scelto.
  • Document Decline Reasons Body: inserisce le note dettagliate fornite.

Schermata 7 — Raccogli Feedback e Automatizza i Follow-Up con la Funzionalità Decline Documents

Monitoraggio dei documenti rifiutati

I documenti rifiutati vengono spostati automaticamente nella sezione Archived, dove non possono più essere firmati. È disponibile una cronologia dettagliata dei rifiuti, che mostra chi ha rifiutato, quando è avvenuto e il motivo o le note fornite. Questa visibilità completa supporta decisioni basate sui dati e strategie di follow-up efficaci.

  • Naviga su Documents & Contracts → Archived.

Schermata 8 — Raccogli Feedback e Automatizza i Follow-Up con la Funzionalità Decline Documents

Visualizza la cronologia

Seleziona un documento e clicca sul menu con i tre puntini. Seleziona View History.

Schermata 9 — Raccogli Feedback e Automatizza i Follow-Up con la Funzionalità Decline Documents

Controlla la cronologia del documento

Esamina i dettagli dell'azione di rifiuto.

Schermata 10 — Raccogli Feedback e Automatizza i Follow-Up con la Funzionalità Decline Documents

Domande frequenti

D: Cosa succede quando un documento viene rifiutato?

Il suo stato cambia in Declined, viene spostato in Archived e i dettagli del rifiuto vengono registrati.

D: I destinatari possono fornire feedback personalizzato?

Sì, possono selezionare tra motivi predefiniti o aggiungere note personalizzate.

D: Come visualizzo la cronologia dei rifiuti?

Vai su Documents & Contracts → Archived, apri il documento e clicca su View History.

D: Le automazioni possono essere attivate quando un documento viene rifiutato?

Sì, configura un Trigger nel Workflow per Documents & Contracts → Status → Declined.

D: Anche gli utenti business possono contrassegnare i documenti come rifiutati?

R: Sì, gli utenti business possono contrassegnare i documenti come rifiutati dopo averli inviati per registrare l'esito e il motivo.

D: Come funzionano i valori personalizzati nelle email?

I valori {{Document Decline Reasons}} e {{Document Decline Reasons Body}} inseriscono i motivi selezionati e le note direttamente nei tuoi template email.

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