Come creare e gestire eventi in HITLEAD [Private Beta]

**NOTA: La funzionalità Events è attualmente in Private Beta e sarà disponibile nelle prossime settimane.**

HITLEAD Events ti permette di creare e gestire eventi con biglietteria (Ticketed) e con RSVP direttamente all'interno del tuo sub-account. Puoi costruire una pagina evento pubblica, vendere biglietti, raccogliere registrazioni, aggiungere programmi e relatori, inviare notifiche sull'evento e fare il check-in dei partecipanti da un unico posto. Questo articolo ti guida nella configurazione di un evento dallo stato bozza alla pubblicazione, per poi gestire le registrazioni e il check-in dei partecipanti dopo il lancio.

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INDICE

• Cosa sono gli Events?
• Tipi di evento e location
• Come configurare gli Events
  • Creare un nuovo evento
  • Configurare l'evento
  • Gestire l'evento
• Esperienza del partecipante
• Domande frequenti
• Articoli correlati

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Cosa sono gli Events?

Events offre a business e agenzie un modo dedicato per promuovere e gestire le registrazioni agli eventi all'interno di HITLEAD. Invece di utilizzare una piattaforma eventi separata, puoi creare un evento, configurare la biglietteria o la registrazione RSVP, personalizzare la pagina evento pubblica e monitorare i partecipanti dallo stesso sub-account in cui risiedono i tuoi Contatti, i Pagamenti e gli strumenti di marketing.

Gli Events sono ideali per esperienze rivolte al pubblico che richiedono registrazione, biglietti, programmi, relatori, tracciamento dei partecipanti o check-in. Questo è diverso dai Calendari degli eventi, progettati per le prenotazioni basate su calendario, e dagli eventi Community, progettati per eventi ospitati all'interno delle Community di HITLEAD.

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Tipi di evento e location

La scelta del tipo di evento e della location determina come i partecipanti si registrano, se è richiesto un pagamento e come accedono all'evento. Queste impostazioni vengono selezionate durante la creazione dell'evento, quindi è importante scegliere il formato adatto al tuo evento prima di procedere con biglietti, registrazione e pubblicazione.

Categoria	Opzione	Descrizione	Ideale per
Tipo di evento	Ticketed	Vendi biglietti con più fasce di prezzo, incluse opzioni gratuite e a pagamento. I partecipanti completano un flusso di checkout prima che la registrazione venga confermata.	Eventi a pagamento, livelli VIP, conferenze, workshop, concerti, webinar a pagamento ed eventi con inventario biglietti limitato
Tipo di evento	RSVP	Crea un evento gratuito in cui gli ospiti confermano la partecipazione senza una fase di pagamento.	Meetup gratuiti, eventi comunitari, matrimoni, eventi interni, webinar gratuiti ed eventi open house
Tipo di location	In-person	Aggiungi un indirizzo fisico. La pagina evento pubblica mostra la location con una mappa e il link Get directions.	Eventi in sede, meetup locali, conferenze, workshop e spettacoli dal vivo
Tipo di location	Online	Aggiungi un titolo per la sessione, l'URL della riunione, un'immagine opzionale e le istruzioni per partecipare. Puoi controllare quando il link di accesso diventa visibile ai partecipanti registrati.	Webinar, workshop virtuali, corsi online, livestream e sessioni da remoto

Importante: Non puoi passare da Ticketed a RSVP dopo aver creato l'evento.

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Come configurare gli Events

Una configurazione corretta garantisce che i partecipanti possano registrarsi con successo, ricevere le informazioni corrette sull'evento e completare il checkout o l'RSVP senza problemi. Segui i passaggi raggruppati di seguito per creare l'evento, configurare le impostazioni, pubblicarlo, gestire le registrazioni e verificare l'esperienza del partecipante.

Creare un nuovo evento

La creazione di un nuovo evento copre i dettagli iniziali necessari prima che l'evento esista in stato Draft. Questi passaggi definiscono il tipo di evento, i dettagli pubblici, i tempi, la location e le informazioni sull'organizzatore.

Passo 1: Accedere a Events

Nella barra laterale sinistra del tuo sub-account HITLEAD, scorri fino a Marketing e clicca su Events. La Dashboard di Events mostra tutti i tuoi eventi con il loro stato, come Draft, Published, RSVP o Ticketed.

Dalla Dashboard di Events puoi:

• Usare il filtro Status per trovare rapidamente gli eventi.
• Usare la barra di ricerca per individuare un evento per nome.
• Cliccare su + Create Event nell'angolo in alto a destra per creare un nuovo evento.

Passo 2: Scegli il tipo di evento

Clicca su + Create Event. Ti verrà prima chiesto di scegliere come i partecipanti accedono al tuo evento.

• Ticketed: Vendi biglietti con più fasce di prezzo, incluse opzioni gratuite e a pagamento. I partecipanti completano un flusso di checkout.
• RSVP: Crea un evento gratuito in cui gli ospiti confermano la partecipazione senza una fase di pagamento.

Passo 3: Aggiungi i dettagli dell'evento

Compila le informazioni di base sul tuo evento:

• Event name: Fino a 100 caratteri. Appare come titolo principale nella pagina pubblica.
• Cover image: PNG, JPG o GIF. Dimensione consigliata: 1920 × 1080 px. Dimensione massima file: 5 MB.
• Short summary: Fino a 160 caratteri. Appare nell'area hero della pagina pubblica.
• Event description: Usa l'editor di testo ricco per aggiungere contenuti formattati, inclusi testo in grassetto, elenchi, link, immagini e altro.

Passo 4: Imposta data e orario

Imposta quando inizia e finisce il tuo evento:

• Inserisci la Start date e la Start time.
• Inserisci la End date e la End time.
• Scegli il Timezone dell'evento.
• Scegli il Display format, 12 ore o 24 ore.

Il formato di visualizzazione controlla come gli orari dell'evento appaiono nella pagina pubblica.

Nota: I periodi di vendita dei biglietti, gli orari delle sessioni e i periodi di validità dei coupon utilizzano il fuso orario selezionato qui.

Passo 5: Imposta la location

Scegli dove si svolgerà il tuo evento:

• In-person: Inserisci un indirizzo fisico. Una mappa e il link Get directions appariranno nella pagina pubblica.
• Online: Aggiungi un titolo per la pagina dei partecipanti online, l'URL della riunione, un'immagine opzionale e brevi istruzioni per partecipare.

Per gli eventi online, configura quando il link della riunione diventa visibile:

• Hidden until event starts: Il link di accesso non viene mostrato finché l'evento non inizia. I partecipanti vedono che il link verrà condiviso dopo la registrazione.
• Custom schedule: Controlla esattamente quando il link appare e scompare con una programmazione al minuto.

Passo 6: Aggiungi le informazioni sull'organizzatore

Aggiungi i dettagli dell'organizzatore in modo che i partecipanti sappiano chi ospita l'evento. Queste informazioni appaiono nella sezione Hosted by della pagina evento pubblica.

Aggiungi i seguenti dettagli:

• Organizer image: PNG, JPG o GIF. Dimensione consigliata: 400 × 400 px. Dimensione massima file: 5 MB.
• Organizer name: Obbligatorio.
• Email address: Obbligatorio.
• Website URL: Opzionale.
• Phone number: Opzionale.

Clicca su Create event per salvare. Il tuo evento è ora in stato Draft e non è visibile al pubblico finché non viene pubblicato.

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Configurare l'evento

Dopo aver creato l'evento, la Dashboard dell'evento ti permette di configurare biglietti, coupon, programmi, relatori, pagine pubbliche, impostazioni di registrazione, notifiche e opzioni di pubblicazione. Queste impostazioni controllano come i partecipanti si registrano e cosa vedono prima e dopo il checkout.

Passo 7: Crea i tipi di biglietto

Vai alla scheda Tickets e clicca su + Add Ticket Type. Per ogni tipo di biglietto, configura:

• Ticket name: Fino a 100 caratteri, ad esempio General Admission o VIP.
• Pricing method: Scegli Fixed price o Free.
• Price: Imposta il prezzo del biglietto quando è selezionata la Fixed price.
• Quantity: Imposta il numero di posti disponibili per questo tipo di biglietto.
• Sale period: Imposta la data/orario di inizio e fine entro cui il biglietto può essere acquistato.

Puoi creare tutti i tipi di biglietto necessari e combinare livelli gratuiti e a pagamento nello stesso evento.

Nota: Gli orari del periodo di vendita utilizzano il fuso orario dell'evento. Controlla il fuso orario mostrato in fondo al pannello dei biglietti.

Passo 8: Aggiungi codici coupon (Opzionale)

Vai su Tickets → Coupon Codes per creare codici sconto per il tuo evento.

Configura il coupon:

• Coupon name: Etichetta interna, ad esempio Early Bird.
• Coupon code: Il codice che i partecipanti inseriscono al checkout. Digita un codice personalizzato o clicca Generate.
• Coupon type: Attualmente supporta solo Percentage coupon.
• Discount: Percentuale di sconto, ad esempio 20 per il 20%.
• Active period: Intervallo di date durante il quale il codice è valido.
• Usage limits: Opzionalmente limita il numero totale di utilizzi o limita il coupon a specifici tipi di biglietto.

I partecipanti applicano il codice cliccando su Have a coupon code? nella schermata di selezione del biglietto.

Nota: I codici coupon degli Events sono solo per gli Events e non si applicano ad altri prodotti HITLEAD.

Passo 9: Aggiungi programma e relatori (Opzionale)

Vai alla scheda Schedule per costruire l'agenda del tuo evento.

Per aggiungere una sessione, clicca su Add schedule e inserisci:

• Title: Ad esempio, Main lecture o Workshop A.
• Day and time slot: Deve rientrare nella finestra temporale dell'evento.
• Stage / Location: Ad esempio, MainStage o Room 2.
• Description
• Assigned speakers

Per aggiungere un relatore, clicca su Speakers nella sotto-navigazione, poi clicca su + Add speaker. Aggiungi nome, tagline, foto, descrizione, stato di keynote e link social del relatore.

Passo 10: Personalizza la tua pagina evento pubblica

Vai alla scheda Public pages. Tre sotto-schede controllano diverse parti dell'esperienza del partecipante:

• Details: Attiva e riordina le sezioni della pagina, incluse About this event, Tickets, Schedule, Speakers, Location, Hosted by e Frequently asked questions. Abilita la visualizzazione del conteggio dei partecipanti se desiderato.
• Schedule: Personalizza come il programma appare nella pagina pubblica.
• Checkout: Imposta il titolo del checkout e i campi del modulo. Nome, cognome ed email sono bloccati come obbligatori. Aggiungi campi personalizzati e opzionalmente richiedi ai partecipanti di accettare i termini e le condizioni.

Le modifiche di stile, come colori, tipografia e template, si applicano a tutte e tre le pagine. Usa l'anteprima in tempo reale sul lato destro dell'editor per verificare le viste desktop e mobile.

Passo 11: Configura le impostazioni di registrazione e le notifiche

Vai alla scheda Settings. Nelle impostazioni di registrazione, configura:

• Deadline: Data e orario dopo i quali le registrazioni si chiudono. Per impostazione predefinita, è impostata sull'orario di inizio dell'evento.
• Capacity: Numero massimo totale di registrazioni su tutti i tipi di biglietto. Imposta 0 per illimitato.
• Check-in: Il check-in con codice QR è abilitato per impostazione predefinita per gli eventi in presenza. Scegli quali stati di pagamento consentono l'ingresso.
• Live mode: Attiva prima di andare in diretta. Quando Live mode è disattivo, l'evento funziona in modalità test e non vengono elaborati pagamenti reali.

Nelle impostazioni di notifica, configura:

• For organizers: Avviso di nuova registrazione ed email di riepilogo giornaliero.
• For attendees: Email di conferma della registrazione e promemoria.
• Sender settings: Email mittente e nome mittente utilizzati nelle email dell'evento.

Passo 12: Pubblica il tuo evento

Una volta completata la configurazione, clicca su Publish event nell'angolo in alto a destra. Il tuo evento va online con un URL pubblico che i partecipanti possono visitare per registrarsi.

Dopo la pubblicazione puoi:

• Condividere il link dell'evento dal menu a tre puntini.
• Duplicare l'evento per un uso futuro.
• Annullare la pubblicazione dell'evento per portarlo offline preservando le registrazioni.
• Archiviare l'evento per rimuoverlo dall'elenco attivo mantenendo la possibilità di ripristinarlo.
• Eliminare l'evento definitivamente.

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Gestire l'evento

La gestione dell'evento inizia dopo che l'evento è stato creato o pubblicato. Questi controlli aiutano gli organizzatori a monitorare le registrazioni, aggiungere partecipanti, elaborare rimborsi, fare il check-in degli ospiti, condividere l'evento, duplicare la configurazione o rimuovere l'evento quando necessario.

Passo 13: Gestisci le registrazioni e fai il check-in dei partecipanti

Una volta che il tuo evento è live, usa le seguenti schede per gestire i partecipanti:

• Registrations tab: Visualizza i registrati, il totale dei biglietti emessi, il fatturato e le registrazioni rimborsate. Cerca per nome o email, filtra per stato o intervallo di date e aggiungi manualmente i partecipanti con il pulsante Add Attendee.
• Check-in tab: Usa la scansione del codice QR per fare il check-in dei partecipanti in sede in tempo reale. Solo i registrati con uno stato di pagamento consentito, come Succeeded, possono essere registrati in ingresso.

Danger Zone

In Settings → Danger zone troverai le azioni che influiscono sulla disponibilità o sui dati dell'evento:

• Unpublish Event: Porta l'evento offline. Le registrazioni esistenti vengono preservate.
• Archive Event: Rimuove l'evento dall'elenco attivo. Gli eventi archiviati possono essere ripristinati.
• Delete Event: Elimina definitivamente l'evento e i dati associati. Questa azione non può essere annullata.

Menu contestuale dell'evento

Il menu a tre puntini in alto a destra dell'evento dà accesso rapido alle azioni comuni:

• Share event
• Duplicate Event
• Delete Draft

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Esperienza del partecipante

L'esperienza del partecipante inizia nella pagina evento pubblica e prosegue attraverso la selezione del biglietto, il checkout e la conferma. Rivedere questo flusso prima di condividere il tuo evento aiuta a garantire che la pagina, i biglietti, i coupon e le impostazioni di pagamento funzionino correttamente.

Selezione dei biglietti

I partecipanti scelgono il tipo e la quantità di biglietti. Possono inserire un codice coupon per uno sconto e il riepilogo dell'ordine si aggiorna in tempo reale.

Checkout e pagamento

Dopo aver selezionato i biglietti, i partecipanti inseriscono i propri dati, l'indirizzo di fatturazione e le informazioni sulla carta quando è richiesto il pagamento. Il riepilogo dell'ordine rimane visibile durante il flusso di checkout.

Check-in tramite scansione del codice QR

Puoi scansionare il codice QR e fare il check-in da mobile.

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Notifiche per gli eventi

Le notifiche mantengono informati partecipanti e organizzatori prima e dopo la registrazione. Aiutano a ridurre le registrazioni mancate, migliorano la partecipazione e danno agli organizzatori visibilità sull'attività dell'evento. L'email di riepilogo giornaliero viene inviata alle 9:00 AM nel fuso orario dell'evento.

Le impostazioni di notifica per gli eventi includono:

• For attendees: Email di conferma della registrazione e promemoria.
• For organizers: Avvisi di nuova registrazione ed email di riepilogo giornaliero.
• Sender settings: Email mittente e nome mittente utilizzati per le email relative agli eventi.

Domande frequenti

D: Posso passare un evento da Ticketed a RSVP dopo averlo creato?

No. I tipi di evento Ticketed e RSVP non possono essere cambiati dopo la creazione dell'evento. Se hai selezionato il tipo sbagliato, crea un nuovo evento con il tipo corretto.

D: Posso offrire biglietti gratuiti e a pagamento nello stesso evento?

Sì. Gli eventi Ticketed possono includere sia tipi di biglietti gratuiti che a pagamento.

D: Posso controllare quando il link di un evento online è visibile?

Sì. Puoi tenere il link di accesso nascosto fino all'inizio dell'evento o usare una programmazione personalizzata per controllare quando appare e scompare.

D: Come funzionano i rimborsi per i biglietti degli eventi?

I rimborsi vengono avviati dall'organizzatore dalla scheda Registrations. I partecipanti non possono richiedere rimborsi direttamente attraverso la piattaforma eventi. I tempi di rimborso seguono le finestre standard del processore di pagamento.

D: Annullare o annullare la pubblicazione di un evento rimborsa automaticamente i partecipanti?

No. Annullare o annullare la pubblicazione di un evento non avvia automaticamente i rimborsi. Gli organizzatori devono elaborare i rimborsi manualmente dalla scheda Registrations.

D: Sono supportati eventi ricorrenti o su più date?

Attualmente non supportati nella versione beta.

D: Come funzionano i pagamenti agli organizzatori?

Il ricavato dei biglietti viene elaborato tramite il provider di pagamento collegato, come Stripe. I tempi di pagamento seguono il programma impostato nell'account di quel provider. HITLEAD non addebita commissioni aggiuntive sulla piattaforma oltre alle normali commissioni di elaborazione della carta di credito.

D: I partecipanti possono trasferire i biglietti a qualcun altro?

Non esiste un'opzione self-service per il trasferimento dei biglietti da parte dei partecipanti. Se un biglietto deve essere trasferito, l'organizzatore deve aggiornare manualmente i dettagli del partecipante nella scheda Registrations oppure annullare la registrazione originale e aggiungere manualmente il nuovo partecipante.

D: Il personale può aggiungere partecipanti manualmente?

Sì. Usa il pulsante Add Attendee dalla scheda Registrations per aggiungere manualmente qualcuno senza richiedere che completi il checkout pubblico.

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