Collega Google per usare Gmail per l'email
La sincronizzazione bidirezionale per Gmail consente di integrare il tuo account Gmail con il CRM e abilita la sincronizzazione delle email tra le due piattaforme. Questa integrazione crea una connessione tra le piattaforme e sincronizza in entrambe le direzioni.
- Sincronizza email in entrata e in uscita dai Contatti esistenti verso HITLEAD
- Crea Contatti e aggiungi Conversazioni direttamente da Gmail
- Sincronizzazione email bidirezionale in tempo reale per una maggiore efficienza.
Nota importante:
La sincronizzazione bidirezionale di Gmail deve essere configurata dall'interno di un sub-account, non a livello di dashboard agenzia. Devi essere loggato direttamente nel sub-account oppure usare la funzione "Login As" dalla vista agenzia per accedere al sub-account. Questo assicura che la connessione Gmail si applichi alle Conversazioni nella posizione CRM corretta.
Contenuto di questo articolo
Cos'è la sincronizzazione bidirezionale di Gmail?
Passi per la connessione
Come funziona la sincronizzazione bidirezionale tra il CRM e il tuo account email?
Altre funzionalità
Aggiorna email:
Disconnetti email:
Indirizzo BCC
La sincronizzazione bidirezionale funziona solo con email individuali o anche con email massive e Workflow?
FAQ
Cosa succede alle email ricevute dai Contatti esistenti?
La rimozione di un account sincronizzato elimina le email esistenti?
Le nuove email vengono sincronizzate dopo la rimozione di un account?
Tutti i miei Contatti Gmail esistenti vengono sincronizzati con il CRM?
Cosa succede quando si riceve una nuova email da un Contatto?
Cosa succede alle email inviate dal CRM o da Gmail?
Come vengono gestiti i destinatari in cc/bcc nella sincronizzazione?
Cosa succede se un Contatto scrive a qualcun altro ma include l'utente CRM?
Come viene gestito il thread delle Conversazioni con più destinatari?
Cosa succede se lo stesso Contatto esiste in più posizioni per lo stesso indirizzo email sincronizzato?
Cos'è l'indirizzo BCC e come funziona?
Come viene gestita la connessione sicura se le credenziali Gmail cambiano?
Cosa succede quando un'email viene inoltrata da Gmail?
Cosa succede in caso di email duplicate con più Contatti?
Cos'è la sincronizzazione bidirezionale di Gmail?
La sincronizzazione bidirezionale di Gmail è una funzionalità che consente la sincronizzazione bidirezionale delle email tra Gmail e il CRM. Permette di integrare il tuo account Gmail con il CRM, stabilendo una connessione che mantiene le email sincronizzate su entrambi i sistemi. Qualsiasi email inviata, ricevuta o aggiornata in Gmail verrà automaticamente riflessa nel CRM e viceversa. La sincronizzazione bidirezionale garantisce una visione unificata e aggiornata delle tue email, indipendentemente dalla piattaforma utilizzata. Questa funzionalità ottimizza le Campaign email, migliora la produttività e assicura che le comunicazioni email importanti siano accessibili sia in Gmail che nel CRM.
Passi per configurare la sincronizzazione bidirezionale Gmail
Nota: vedrai il tab Profile solo se sei stato aggiunto al sub-account che stai visualizzando in quel momento. Puoi anche usare la funzione Login As per accedere come utente di quel sub-account e visualizzare il tab Profile.
Passo 1: Vai a Email 2-Way Sync
- Clicca su Impostazioni dal tuo sub-account.
- Clicca sul tab My Profile.
-
Scorri fino alla sezione Email (2-way Sync).
-
Seleziona Gmail e clicca sul pulsante Connect.
Passo 2: Connetti l'account Gmail
- Quando richiesto, seleziona un account Gmail esistente dal tuo browser oppure connettine uno nuovo.
- Esamina la richiesta di autorizzazione da parte di HITLEAD e clicca su Continue.
- Esamina la richiesta di accesso e clicca su Allow.
- Dopo aver completato i passi, il tuo account Gmail apparirà nel tab Email Two-Way Sync.
Come funziona la sincronizzazione bidirezionale tra il CRM e il tuo account email?
Esistono due modi per stabilire la sincronizzazione.
-
Puoi inviare un'email a un Contatto dal CRM per avviare la sincronizzazione tra entrambe le piattaforme.
-
La sincronizzazione Gmail funziona anche se un Contatto già salvato nel CRM invia un'email all'utente (che ha attivato la sincronizzazione bidirezionale Gmail) al suo indirizzo Gmail. L'email verrà sincronizzata nella tab Conversazioni.
Nota: le email provenienti da Contatti che sono anche utenti del sub-account non vengono sincronizzate. Spesso, gli utenti del sub-account vengono aggiunti come Contatti per vari scopi. Queste email non vengono sincronizzate perché potrebbero contenere informazioni riservate. Se l'indirizzo email non appartiene a un utente, le email verranno sincronizzate come indicato sopra.
Nota importante
Se l'utente è aggiunto a più sub-account e ha integrato lo stesso account Gmail per la sincronizzazione bidirezionale in tutti questi account, l'email del Contatto andrà nella tab Conversazioni di tutti quei sub-account, ma verrà conservata solo l'istanza di quel Contatto nel sub-account a cui l'utente risponde. La sincronizzazione verrà interrotta per tutte le altre istanze. Il filtro aggiuntivo basato sull'utente assegnato al Contatto esistente garantisce inoltre che la Conversazione non arrivi ai sub-account a cui il Contatto non appartiene.
L'email inviata apparirà nella casella di posta inviata dell'account Gmail integrato:
Nota importante:
Gmail supporta circa 500 email al giorno; le email che superano questo limite non verranno inviate correttamente.
Tutti i messaggi successivi nel thread email saranno sincronizzati. Le email in uscita dal tuo account Gmail appariranno nel CRM e viceversa.
Nota importante:
Il limite di dimensione degli allegati supportato per la sincronizzazione bidirezionale Gmail è 25 MB.
Altre funzionalità
Aggiorna email:
Consente di cambiare l'indirizzo email connesso con un altro senza disconnettere la connessione precedente.
Le nuove email in uscita dal CRM inizieranno a sincronizzarsi con il nuovo indirizzo email. I messaggi futuri relativi all'indirizzo email precedentemente connesso (stesso thread) cesseranno di sincronizzarsi tra il CRM e l'email personale.
Disconnetti email:
Consente di disconnettere la connessione e interrompere la sincronizzazione con il CRM. Dopo la disconnessione, le email o i messaggi non verranno più sincronizzati tra le due piattaforme.
Indirizzo BCC
Puoi includere l'indirizzo BCC nel campo Cc o Bcc quando invii un'email da Gmail/Outlook. Facendolo, il Contatto e la Conversazione verranno automaticamente aggiunti al tuo CRM, centralizzando le comunicazioni. Da quel momento in poi, qualsiasi email ricevuta da quel Contatto a livello di casella Gmail/Outlook si sincronizzerà automaticamente con il CRM.
Nota importante:
Potresti ricevere un errore "Delivery incomplete" da Gmail quando usi gli indirizzi BCC. Ciò accade perché utilizziamo il BCC per scopi di logging e Gmail non riceve una conferma di consegna per gli indirizzi BCC.
Nonostante l'errore, il tuo messaggio potrebbe essere stato pubblicato correttamente nel CRM.
La sincronizzazione bidirezionale funziona solo con email individuali o anche con email massive e Workflow?
Come funziona la mappatura del dominio mittente per i diversi tipi di email:
Email individuale: Collegando un account email personale (Gmail), l'ID email Gmail viene considerato il dominio mittente per le email che l'utente invia come email individuali. Le email individuali vengono inviate direttamente da Gmail quando la sincronizzazione bidirezionale è attivata per l'utente. Tieni presente che Google imposta un limite di 500 email al giorno, che si applica a questa funzionalità.
Email massiva: Continuerà a essere inviata dal provider email configurato a livello di sub-account. La sincronizzazione bidirezionale non la influenza.
Workflow e automazione: Le email automatizzate non vengono inviate tramite la sincronizzazione bidirezionale, ma vengono spedite dai provider configurati a livello di sub-account. Questa configurazione integra perfettamente i Workflow CRM automatizzati con il sistema di invio email.
Nota importante:
Con questa configurazione, gli utenti possono sfruttare la sincronizzazione bidirezionale per le email one-to-one, continuando a inviare email massive. Il limite di 500 email al giorno imposto da Gmail si applica solo alle email individuali, quindi puoi inviare email massive tramite LeadConnector/SMTP senza preoccuparti di raggiungere questo limite. Si tratta di una scelta progettuale ponderata che consente di condurre Campaign email massive senza essere vincolati dal limite giornaliero di Gmail.
FAQ
Cosa succede alle email ricevute dai Contatti esistenti?
Tutte le email in entrata dai Contatti esistenti verranno riflesse nel CRM e nella casella Gmail/Outlook. Questa sincronizzazione bidirezionale garantisce un registro completo di tutte le comunicazioni su entrambe le piattaforme.
La rimozione di un account sincronizzato elimina le email esistenti?
No, la rimozione di un account sincronizzato non elimina le email esistenti. Le email precedentemente sincronizzate rimarranno intatte e la sincronizzazione interesserà solo le nuove email inviate o ricevute dopo la rimozione dell'account.
Le nuove email vengono sincronizzate dopo la rimozione di un account?
Le nuove email inviate o ricevute dopo la rimozione dell'account non verranno sincronizzate tra il CRM e Gmail/Outlook. La sincronizzazione tra le due piattaforme continuerà per le email esistenti, mentre le nuove email non saranno incluse nella sincronizzazione.
Tutti i miei Contatti Gmail esistenti vengono sincronizzati con il CRM?
Sì, la sincronizzazione bidirezionale identifica e sincronizza i Contatti esistenti da Gmail al CRM. Le email in entrata da questi Contatti vengono automaticamente associate al rispettivo Contatto, ma le email precedenti (antecedenti alla connessione dell'integrazione) non possono essere sincronizzate retroattivamente.
Cosa succede quando si riceve una nuova email da un Contatto?
Le nuove email in entrata dai Contatti esistenti verranno visualizzate come nuove email sia nel CRM che in Gmail. Se l'email appartiene a un thread di Conversazione esistente, verrà mostrata come nuova email all'interno dello stesso thread.
Cosa succede alle email inviate dal CRM o da Gmail?
Le email in uscita inviate dal CRM vengono automaticamente registrate nella cartella Inviati dell'account sincronizzato. Viceversa, le email inviate dal provider di posta sincronizzato appariranno automaticamente nelle Conversazioni del Contatto CRM corrispondente.
Come vengono gestiti i destinatari in cc/bcc nella sincronizzazione?
Se un utente è in cc o bcc, o incluso tra più destinatari in Gmail, questa informazione viene riflessa nel rispettivo Contatto nel CRM, garantendo una visibilità completa di tutte le comunicazioni. Non vengono creati nuovi Contatti per gli indirizzi email in CC e BCC.
Cosa succede se un Contatto scrive a qualcun altro ma include l'utente CRM?
In questo caso, l'email verrà riflessa nel CRM e associata al rispettivo Contatto, mantenendo la cronologia completa della Conversazione.
Come viene gestito il thread delle Conversazioni con più destinatari?
In caso di più destinatari (to) in un'email, il primo Contatto diventa il thread di Conversazione nel CRM. Tutte le email successive appariranno in questo thread.
Cosa succede se lo stesso Contatto esiste in più posizioni per lo stesso indirizzo email sincronizzato?
Le email originate dal CRM verranno riflesse solo nella rispettiva posizione. Le risposte e le comunicazioni successive saranno specifiche per quella posizione. Tuttavia, le email da un Contatto verso l'utente CRM verranno riflesse in tutte le posizioni.
Cos'è l'indirizzo BCC e come funziona?
Puoi includere l'indirizzo BCC nel campo Cc o Bcc quando invii un'email da Gmail/Outlook. Questo aggiunge automaticamente la Conversazione e il Contatto nel CRM, ottimizzando la comunicazione e la gestione dei dati. Da quel momento in poi, qualsiasi email ricevuta da quel Contatto a livello di casella Gmail/Outlook si sincronizzerà automaticamente con il CRM.
Come viene gestita la connessione sicura se le credenziali Gmail cambiano?
In caso di credenziali di accesso modificate, il CRM ti richiederà di autenticarti nuovamente e risincronizzare l'email per mantenere una connessione sicura.
Cosa succede quando un'email viene inoltrata da Gmail?
Qualsiasi email inoltrata a un Contatto esistente verrà trattata come un'email inviata e sincronizzata sotto quel Contatto nel CRM.
Cosa succede in caso di email duplicate con più Contatti?
Le email duplicate inviate a più Contatti verranno associate al primo Contatto creato nel CRM.
Questo articolo è stato utile?