Ask AI - Task Scheduler fa lavorare la tua AI 24 ore su 24. Invece di aprire Ask AI e fare le stesse domande ogni giorno, puoi pianificare i prompt in modo che vengano eseguiti automaticamente e rivedere i risultati quando ti fa comodo.

INDICE

Cos'è Ask AI - Task Scheduler?

Ask AI - Task Scheduler (chiamato anche Attività Pianificate) è una funzionalità all'interno dell'area di lavoro Ask AI che ti permette di dire ad Ask AI cosa fare e quando farlo — ogni ora, ogni giorno, ogni settimana, solo nei giorni feriali, o con qualsiasi orario cron personalizzato. Una volta pianificata un'attività, Ask AI esegue il prompt automaticamente in background e salva i risultati in una cronologia, così puoi tornarci e rivederli senza tenere aperta una sessione di chat.

Ask AI è un'area di lavoro AI integrata in HITLEAD che ti aiuta a creare contenuti, rispondere a domande e compiere azioni supportate direttamente nella piattaforma tramite prompt in linguaggio naturale o voce. Task Scheduler estende questa area di lavoro con automazione basata sul tempo, trasformando i tuoi prompt preferiti in assistenti sempre attivi.

Vantaggi principali di Ask AI - Task Scheduler

Ask AI - Task Scheduler trasforma domande ricorrenti e check-in in routine automatizzate e affidabili. Questi vantaggi aiutano agenzie e aziende a restare informate senza aggiungere lavoro manuale alla giornata.

  • Recupera ore ogni settimana: Automatizza riepiloghi giornalieri, report Pipeline settimanali, promemoria di follow-up e controlli ricorrenti che altrimenti dovresti avviare manualmente in Ask AI.

  • Ottieni sempre insight al momento giusto: Pianifica prompt come "Riepiloga i nuovi Contatti di ieri" la mattina presto, "Inviami un report Pipeline settimanale" il lunedì prima del sync con il team, o "Riepiloga gli appuntamenti di oggi" a fine giornata.

  • Produttività hands-free (inclusa la voce): Trasforma istruzioni vocali in attività pianificate mentre sei in mobilità, tra un meeting e l'altro, o lontano dalla tastiera — Ask AI supporta già l'input vocale per comandi hands-free.

  • Maggiore visibilità su più sub-account: Le agenzie possono impostare check-in giornalieri o settimanali per location per individuare appuntamenti mancati, abbandoni o Opportunità ferme senza dover estrarre manualmente ogni report.

  • Onboarding più rapido per i nuovi membri del team: Il nuovo personale può contare da subito su riepiloghi e report AI pianificati, ottenendo gli stessi insight dei membri esperti — senza dover imparare ogni report e schermata.

  • Più valore dall'AI che già usi: Lo stesso abbonamento Ask AI ora alimenta insight pianificati 24/7, aumentando i risultati di business che ottieni dall'AI per cui stai già pagando.

Area di lavoro Attività Pianificate

L'area di lavoro Attività Pianificate è dove crei, rivedi e gestisci ogni attività Ask AI che viene eseguita secondo una pianificazione. Fornisce una panoramica di alto livello di ciò che verrà eseguito successivamente e delle attività con nuovi risultati in attesa.

Nell'area di lavoro Ask AI (Agenzia o sub-account, a seconda del tuo accesso), troverai un'area Scheduled Tasks che include tipicamente:

  • Elenco attività

    • Ogni riga rappresenta un'attività pianificata.
    • Le colonne comuni includono:
      • Name – es. "Riepilogo giornaliero nuovi Contatti"
      • Frequency – es. Hourly, Daily, Weekdays, Weekly, Cron, o One-time
      • Next run – data/ora della prossima esecuzione, mostrata nel tuo fuso orario locale
      • Status – Active, Paused, o Cancelled
      • Indicatore nuovo risultato – un badge o marcatore quando un'esecuzione è completata e non è ancora stata aperta.

  • Azioni sulle attività

    • Azioni rapide su ogni attività:
      • Run now
      • Pause / Resume
      • Edit
      • Delete

Frequenze delle attività

Scegliere la pianificazione giusta garantisce che la tua AI fornisca insight esattamente quando sono più utili — prima degli stand-up mattutini, prima delle chiamate con i clienti, o subito dopo l'orario di lavoro.

Quando crei o modifichi un'attività pianificata, puoi scegliere tra queste opzioni:

  • Hourly

    • Esegue il prompt ogni ora.
    • Utile per il monitoraggio in tempo quasi reale (es. "Controlla gli appuntamenti falliti nell'ultima ora.").

  • Daily

    • Esegue una volta al giorno a un orario e fuso orario specifici che scegli.
    • Ideale per Dashboard giornalieri come nuovi Contatti, appuntamenti o attività create "ieri".

  • Weekdays

    • Esegue da lunedì a venerdì all'orario scelto.
    • Perfetto per riepiloghi solo nei giorni feriali, come report Pipeline o lead dei giorni lavorativi.

  • Weekly

    • Esegue in un giorno della settimana e orario scelti (es. ogni lunedì alle 10:00).
    • Ideale per revisioni settimanali delle performance, riepiloghi di Campaign o report sullo stato degli account.

Schermata 1 — Come usare le Attività Pianificate in Ask AI per automatizzare i prompt

Cronologia esecuzioni e indicatori di risultato

La cronologia delle esecuzioni trasforma ogni attività pianificata in un registro trasparente di tutto ciò che Ask AI ha fatto — esecuzioni riuscite, fallite, saltate ed esecuzioni manuali.

Ogni attività memorizza una cronologia delle esecuzioni in ordine cronologico, dove puoi:

  • Vedere ogni "lancio" dell'attività

    • Riuscita: il prompt è stato eseguito e ha restituito risultati.
    • Fallita: Ask AI non ha potuto completare l'esecuzione (ad esempio, per mancanza di permessi o errori transitori).
    • Saltata: un'esecuzione pianificata è stata intenzionalmente ignorata (es. mentre l'attività era in pausa all'orario pianificato).

  • Aprire le esecuzioni completate

    • Clicca su qualsiasi voce completata per aprire la sessione Ask AI completa associata a quell'esecuzione.
    • Esamina riepiloghi, report o azioni downstream (es. email inviate, Opportunità aggiornate) come qualsiasi altra chat Ask AI.

  • Tracciare i nuovi risultati

    • Un indicatore "new result" appare quando un'esecuzione è terminata ma non è ancora stata aperta.
    • Aprire l'esecuzione la segna automaticamente come letta e rimuove il badge, aiutandoti a restare aggiornato sulle novità.

Questa cronologia rende facile rispondere a domande come "Il report Pipeline di ieri è stato eseguito?" o "Cosa ha fatto esattamente Ask AI durante l'ultimo check-in settimanale?"

Schermata 2 — Come usare le Attività Pianificate in Ask AI per automatizzare i prompt

Ciclo di vita di un'attività: Attiva, In pausa, Annullata

Gli stati delle attività riflettono la fase del ciclo di vita di ogni attività pianificata, così puoi fermare o ritirare le attività in sicurezza senza perdere la cronologia importante.

  • Active

    • L'attività viene eseguita secondo la sua pianificazione (Hourly, Daily, ecc.).
    • Le nuove esecuzioni vengono aggiunte alla cronologia e possono mostrare un badge "new result" finché non vengono aperte.

  • Paused

    • L'attività smette temporaneamente di essere eseguita agli orari pianificati.
    • Eventuali lanci che sarebbero avvenuti durante la pausa vengono saltati, e questi eventi di skip sono comunque visibili nella cronologia delle esecuzioni.
    • Puoi usare Resume per riavviare la pianificazione.

  • Cancelled / Deleted

    • Annullare o eliminare un'attività la rimuove dall'elenco attivo e interrompe tutte le esecuzioni future.
    • Le esecuzioni storiche rimangono disponibili dove supportato, così puoi ancora rivedere i risultati passati anche dopo aver ritirato l'attività.

Questo ciclo di vita rende sicuro sperimentare — crea attività per Campaign stagionali, disabilitale temporaneamente quando non servono, e pulisci le attività vecchie senza perdere gli insight passati.

Esecuzioni manuali con "Run now"

A volte non vuoi aspettare il prossimo orario pianificato. L'opzione Run now ti consente di avviare un'esecuzione on-demand preservando la pianificazione esistente.

Comportamenti principali:

  • Esegui in qualsiasi momento

    • Clicca Run now su qualsiasi attività, sia Active che Paused.

  • Sessione Ask AI nuova

    • Le esecuzioni manuali usano una sessione Ask AI nuova, quindi i risultati sono indipendenti dalle esecuzioni pianificate precedenti.
    • Nella cronologia, le esecuzioni manuali sono chiaramente etichettate, così puoi distinguerle dalle esecuzioni pianificate.

  • La pianificazione rimane invariata

    • La pianificazione ricorrente non viene spostata o reimpostata.
    • Il prossimo lancio pianificato avviene comunque all'orario originariamente definito.

È ideale quando hai appena aggiornato un prompt di report e vuoi vedere subito il nuovo output, o quando il management ha bisogno dei dati più recenti prima dell'orario del report pianificato.

Schermata 3 — Come usare le Attività Pianificate in Ask AI per automatizzare i prompt

Creare Attività Pianificate da chat e voce

Ask AI - Task Scheduler non richiede di uscire dalla conversazione. Puoi trasformare prompt in linguaggio naturale — digitati o parlati — direttamente in attività pianificate.

Ask AI supporta già prompt digitati e vocali nell'area di lavoro Ask AI, rendendo semplice creare e gestire il lavoro tramite linguaggio naturale.

Da chat Ask AI

Mentre chatti con Ask AI, puoi "promuovere" una domanda una tantum in un'attività ricorrente semplicemente chiedendolo:

  • Esempi di prompt:
    • "Esegui un riepilogo dei nuovi Contatti ogni giorno feriale alle 9:00."
    • "Inviami un report Pipeline ogni lunedì alle 10:00."
    • "Invia a Sara un promemoria di check-in il 1° giugno alle 9:00."

Ask AI interpreta l'istruzione, costruisce la pianificazione corrispondente e la salva in Scheduled Tasks automaticamente.

Dalla modalità voce

Se la modalità voce è abilitata nel tuo account:

  1. Avvia una conversazione vocale con Ask AI.
  2. Pronuncia una richiesta di pianificazione, ad esempio:
    • "Ogni giorno feriale alle 9:00, dammi un riepilogo dei nuovi Contatti."
  3. Ask AI conferma la pianificazione ad alta voce, incluso il prossimo orario di esecuzione, e la salva in Scheduled Tasks.

Questo flusso di pianificazione naturale è particolarmente utile quando sei in mobilità o stai facendo più cose contemporaneamente e non vuoi configurare manualmente dei form.

Come configurare Ask AI - Task Scheduler

Una configurazione corretta garantisce che le tue attività pianificate vengano eseguite in modo affidabile, usino prompt chiari e rispettino il fuso orario corretto. I passaggi seguenti coprono la creazione di attività tramite il form Scheduled Tasks, dalla chat e tramite voce.

1. Crea un'attività dalla scheda Scheduled Tasks

Usa la scheda quando vuoi avere il pieno controllo sulla pianificazione e i dettagli del prompt fin dall'inizio.

  1. Apri Ask AI dalla navigazione superiore o dalla barra laterale sinistra.
  2. Vai su Scheduled Tasks.
  3. Clicca su + New task.
  4. Compila il form:
    • Name
      • Un'etichetta descrittiva come "Riepilogo giornaliero nuovi Contatti" o "Revisione Pipeline del lunedì".
    • Prompt
      • L'istruzione esatta che Ask AI deve eseguire, ad esempio:
        • "Riepiloga tutti i nuovi Contatti aggiunti ieri, evidenziando fonte, stato e prossimi passi."
        • "Elenca le Opportunità nella Pipeline che non si sono mosse da 7 giorni e suggerisci le azioni successive."
    • Frequency
      • Scegli Manually, Hourly, Daily, Weekdays, Weekly.
  5. Clicca Save.
    • L'attività appare nell'elenco con il suo orario Next run mostrato nel tuo fuso orario locale.

Schermata 4 — Come usare le Attività Pianificate in Ask AI per automatizzare i prompt

2. Crea un'attività dalla chat Ask AI

Quando una domanda una tantum si rivela utile, trasformala in un'attività pianificata senza uscire dalla conversazione.

  1. Apri Ask AI e avvia una chat.
  2. Digita la tua richiesta combinando cosa vuoi e con quale frequenza, ad esempio:
    • "Esegui un riepilogo dei nuovi Contatti ogni giorno feriale alle 9:00."
    • "Inviami un report Pipeline ogni lunedì alle 10:00."
  3. Ask AI interpreta la pianificazione, conferma i dettagli e la salva in Scheduled Tasks.
  4. Apri Scheduled Tasks per vedere la nuova voce, modifica il nome o il prompt se necessario, e conferma che l'orario Next run sia corretto.

Schermata 5 — Come usare le Attività Pianificate in Ask AI per automatizzare i prompt

3. Crea un'attività tramite voce

Se l'input vocale è disponibile nel tuo account, puoi configurare le attività in modo hands-free.

  1. Avvia una conversazione vocale con Ask AI.
  2. Pronuncia la tua pianificazione in linguaggio naturale, ad esempio:
    • "Ogni giorno feriale alle 9:00, dammi un riepilogo dei nuovi Contatti."
  3. Ask AI ripete la pianificazione e il prossimo orario di esecuzione per conferma.
  4. Visita Scheduled Tasks in seguito per perfezionare il prompt o la pianificazione se necessario.

Schermata 6 — Come usare le Attività Pianificate in Ask AI per automatizzare i prompt

4. Gestisci le attività esistenti

Una volta che le attività esistono, mantienile in sintonia con il tuo flusso di lavoro:

  • Pause / Resume

    • Metti in pausa quando un report non è necessario (es. durante le festività o tra una Campaign e l'altra).
    • Riprendi per riavviare la pianificazione — le esecuzioni successive avvengono normalmente.

  • Edit

    • Aggiorna Name, Prompt, Frequency in qualsiasi momento.
    • Il prossimo lancio pianificato usa automaticamente i nuovi valori.
    • Eventuali job in background pre-aggiornamento che potrebbero creare conflitti vengono ignorati in modo controllato, evitando esecuzioni duplicate durante il cambio.

  • Run now

    • Usa Run now per un'esecuzione immediata una tantum senza alterare la pianificazione sottostante.

  • Visualizza la cronologia delle esecuzioni

    • Apri le esecuzioni passate per audit, risoluzione problemi o confronto dei risultati nel tempo.

  • Delete

    • Rimuovi le attività di cui non hai più bisogno.
    • Le esecuzioni future vengono annullate e l'attività viene rimossa dall'elenco attivo.

Schermata 7 — Come usare le Attività Pianificate in Ask AI per automatizzare i prompt

Domande frequenti

D: Ho bisogno di un piano specifico o di un componente aggiuntivo per usare Ask AI - Task Scheduler?

Ask AI è disponibile per gli Admin/Utenti Agenzia e per gli Admin/Utenti Sub-account con il piano Unlimited AI Employee. Le Attività Pianificate seguono la stessa disponibilità di base di Ask AI — se riesci ad aprire Ask AI in un dato account e vedi l'area Scheduled Tasks, puoi usare Task Scheduler lì.

D: Dove vedo i risultati di un'attività pianificata?

Tutti i risultati sono memorizzati nella Run history dell'attività in Ask AI > Scheduled Tasks. Clicca su qualsiasi esecuzione completata per aprire la sessione Ask AI associata e rivedere l'output completo.

D: Task Scheduler mi notifica automaticamente via email quando un'attività viene eseguita?

Per impostazione predefinita, Task Scheduler si concentra sull'esecuzione del prompt e sul salvataggio del risultato. Le notifiche o le email si verificano solo quando il tuo prompt istruisce esplicitamente Ask AI a inviarle (e il tuo account ha le necessarie funzionalità di messaggistica configurate).

D: Le esecuzioni pianificate contano verso l'utilizzo e la fatturazione di Ask AI?

Sì. Ogni esecuzione pianificata è di fatto una sessione Ask AI e contribuisce al tuo utilizzo AI esattamente come una richiesta Ask AI avviata manualmente. Per esempi su come vengono conteggiate e calcolate le sessioni, consulta la panoramica sui prezzi delle sessioni Ask AI.

D: Cosa succede se un'esecuzione pianificata fallisce o viene saltata?

L'esecuzione apparirà nella Run history come Failed o Skipped. Puoi aprire la voce (quando i dettagli sono disponibili) per capire cosa è successo, e poi usare Run now dopo aver risolto il problema sottostante o aver corretto il prompt.

D: Più membri del team possono gestire le stesse attività pianificate?

Visibilità e controllo seguono le normali autorizzazioni di Ask AI e del sub-account. I membri del team che hanno accesso ad Ask AI e all'account pertinente potranno tipicamente vedere e gestire le attività pianificate, in base al loro ruolo e alle impostazioni dei permessi in HITLEAD.

D: Posso cambiare il fuso orario o la pianificazione senza ricreare l'attività?

Sì. Usa Edit per aggiornare la frequenza, l'orario o il fuso orario. La prossima esecuzione pianificata utilizzerà automaticamente la nuova configurazione, e i task in background vengono gestiti per evitare esecuzioni doppie al momento della modifica.

D: Devo usare Cron, o posso usare le pianificazioni semplici?

Cron è opzionale ed è pensato per pattern di timing avanzati. La maggior parte degli utenti può affidarsi alle opzioni integrate Hourly, Daily, Weekdays, Weekly e One-time per le pianificazioni aziendali comuni.

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