Gestire chi ha accesso ai tuoi account HITLEAD è fondamentale per sicurezza, efficienza e responsabilità. Questo articolo spiega come configurare e controllare l'accesso degli utenti sia a livello agenzia (su tutti gli account clienti) che a livello sub-account / team (all'interno di un account cliente specifico). Descrive inoltre quali attributi e permessi puoi configurare.

Gestione Team – Livello Agenzia

A chi si rivolge

Questa sezione è per i proprietari o gli amministratori di agenzia che devono concedere accesso a dipendenti o personale del cliente su più account.

Come accedere

  1. Vai su Settings dal menu di navigazione laterale mentre sei nella Agency View.
  2. Seleziona Team.

Schermata 1 — Accesso Utenti

Cosa puoi fare

Da qui puoi aggiungere nuovi utenti, modificare quelli esistenti o eliminarli.

Quando aggiungi o modifichi un utente, puoi cambiare:

  • Logo personale (per il profilo utente)
  • Nome
  • Cognome
  • Indirizzo email (usato come email di login)
  • Numero di telefono
  • Password
  • Permessi (vedi l'articolo Agency | Managing user roles & permissions per i dettagli)
  • User Type — due opzioni:
    • Agency: l'utente può accedere a tutti gli account clienti dell'agenzia
    • Account: l'utente può accedere solo agli account clienti selezionati
  • Assegnazione account:
    • Se scegli il tipo Agency, specifichi per quali account il cliente riceve le notifiche
    • Se scegli il tipo Account, selezioni gli account specifici a cui l'utente può accedere

Schermata 2 — Accesso Utenti

Permesso Login As

La funzione Login As (accedi come un altro utente) è gestita tramite permesso per ogni amministratore. Quando Enable Login As è disattivato per un utente, l'opzione non è visibile.

Percorso: Agency Settings › Team › Edit user › Roles & Permissions › User Management.

Schermata 3 — Accesso Utenti

Gestione Team – Livello Sub-Account

A chi si rivolge

Utilizzata da clienti o membri del team all'interno di un account cliente specifico. Qualsiasi utente aggiunto qui sarà visibile anche nella Gestione Team dell'agenzia.

Come accedere

  1. Passa al sub-account di riferimento.
  2. Dal menu di navigazione laterale, vai su Settings.
  3. Clicca su My Staff.

Schermata 4 — Accesso Utenti

Cosa puoi fare

Come per la gestione utenti a livello agenzia, puoi aggiungere, eliminare o modificare gli utenti. Per ogni utente puoi modificare:

  • Logo personale
  • Nome
  • Cognome
  • Email (login)
  • Numero di telefono
  • Password
  • Permessi (vedi User Roles, Permissions and Assigned data : Subaccount)

Schermata 5 — Accesso Utenti

La creazione automatica del calendario di prenotazione personale per i nuovi utenti aggiunti a un sub-account dipende dall'impostazione Preloaded Example Data a livello agenzia in Settings > Company.

Panoramica Permessi e Ruoli

(Se non hai ancora familiarità con il funzionamento delle impostazioni dei permessi, questa sezione ti aiuta a capire quale controllo hai a disposizione.)

Puoi definire con precisione cosa può fare un utente assegnando ruoli o ambiti di permesso. Questi determinano a quali sezioni di HITLEAD l'utente può accedere (es. strumenti di marketing, Impostazioni, Campaign), quali azioni può eseguire (visualizzare, modificare, eliminare) e a quali account si applica il suo accesso.

Verifica cambio email (OTP multi-canale)

Cambiare l'email di login di un utente è un'operazione sensibile. HITLEAD supporta la verifica OTP multi-canale per confermare l'identità anche se l'email attuale non è accessibile.

Metodi di verifica disponibili

  • OTP via Email
  • OTP via Telefono (SMS)
  • TOTP (app Authenticator)

Le opzioni di verifica mostrate dipendono dai metodi 2FA verificati dell'utente.

Quando cambi la tua email

  • Il sistema ti chiede di verificare usando un altro metodo 2FA disponibile (ad esempio, SMS o app Authenticator).
  • Se non è disponibile nessun altro metodo verificato, ti viene chiesto di configurare un'app authenticator.

Quando un amministratore cambia l'email di un altro utente

  • Il sistema mostra tutti i metodi di verifica disponibili per quell'utente (Email, SMS e/o app Authenticator).

Best Practice

  • Principio del minimo privilegio: assegna agli utenti solo i permessi di cui hanno bisogno. Evita di concedere l'accesso completo all'agenzia se non è strettamente necessario.
  • Usa utenti di tipo Account quando vuoi che qualcuno abbia accesso limitato (es. assistente alle vendite o al supporto per un singolo cliente).
  • Monitora le modifiche: tieni un registro chiaro di chi ha quale accesso e quando vengono apportate modifiche (utile per audit o risoluzione di problemi).
  • Rivedi gli accessi periodicamente: i ruoli cambiano nel tempo, quindi rimuovi i permessi o elimina gli utenti che non ne hanno più bisogno.

Domande Frequenti

D: Qual è la differenza tra il tipo utente "Agency" e il tipo "Account"?

Il tipo Agency concede l'accesso a tutti gli account clienti dell'agenzia. Il tipo Account limita l'accesso solo agli account clienti che selezioni esplicitamente.

D: Se aggiungo un utente in "My Staff" di un sub-account, apparirà nella Gestione Team dell'agenzia?

Sì — tutti gli utenti aggiunti nei sub-account ("My Staff") sono visibili anche nell'elenco Team dell'agenzia.

D: Posso impostare livelli di permesso diversi per utenti diversi?

Assolutamente sì. Le impostazioni dei permessi ti permettono di controllare con precisione quali funzionalità e azioni ogni utente può utilizzare.

D: Come cambio l'accesso di qualcuno in seguito se il suo ruolo cambia?

Vai al record utente corrispondente (in Agency Team o in My Staff), modifica il tipo utente, gli account assegnati o i permessi secondo necessità.

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