Questa funzionalità permette alle aziende di creare notifiche email e SMS personalizzate per la fatturazione, invece di usare quelle predefinite del sistema. Puoi scegliere quali notifiche inviare e aggiungere informazioni come i dati del cliente e l'importo della fattura.

INDICE

Cos'è la funzionalità di personalizzazione delle notifiche fattura?

Questa funzionalità permette alle aziende di personalizzare le notifiche email e SMS per la fatturazione in modo flessibile. Innanzitutto, puoi creare template per le notifiche di fatturazione, ottenendo un controllo maggiore sull'aspetto e sul tono delle comunicazioni. Puoi personalizzare font, colori e design generale per allinearli al tuo brand.

Inoltre, puoi includere nelle notifiche dettagli specifici della fattura, come nome e indirizzo del cliente, totale della fattura, data di scadenza e URL della fattura. Questo aiuta i clienti a capire rapidamente quanto devono pagare e entro quando, riducendo le email o le chiamate di follow-up.

Infine, la personalizzazione può essere applicata sia al cliente che riceve la fattura sia all'utente del sub-account che la invia. Puoi quindi creare template e notifiche diverse per clienti o utenti diversi, utile quando gestisci interazioni con più clienti o sub-account.

A chi è rivolta questa funzionalità?

Questa funzionalità è utile per le aziende che usano la fatturazione per gestire le proprie transazioni finanziarie. In particolare, è pensata per chi vuole controllare l'aspetto delle notifiche di fatturazione e personalizzarle in base al proprio brand. È indicata anche per chi vuole includere dettagli specifici della fattura nelle notifiche, per tenere i clienti sempre informati.

Quali sono i vantaggi?

I vantaggi di questa funzionalità includono:

Personalizzazione: Puoi adattare le notifiche di fatturazione al tuo brand, contribuendo a creare un'immagine più professionale e coerente.

Esclusione di notifiche: Puoi scegliere quali notifiche inviare, riducendo quelle non necessarie che i clienti ricevono.

Chiarezza: Includendo dettagli specifici della fattura, aiuti i clienti a capire rapidamente quanto devono pagare e entro quando. Questo riduce le email o le chiamate di follow-up e migliora la soddisfazione complessiva del cliente.

Differenziazione: Puoi creare template e notifiche diverse per clienti o utenti del sub-account differenti, distinguendo il tuo processo di fatturazione dai competitor e migliorando la fidelizzazione.

Efficienza: Questa funzionalità aiuta a semplificare il processo di fatturazione, rendendo più facile gestire le transazioni finanziarie e ridurre i carichi amministrativi.

Quali tipi di notifiche sono inclusi e come configurarli?

Tipi di notifiche:

Consulta la tabella qui sotto per i diversi tipi di notifiche inviate al cliente e all'utente del sub-account:

Schermata 1 — Personalizzare le notifiche email e SMS per la fatturazione

Configurare "Payment Schedule Received"

  1. Vai su Pagamenti → Invoices & Estimates → Settings.
  2. Apri Notifications → Customer Notifications.
  3. Trova Payment Schedule Received e attiva o disattiva il toggle secondo necessità.
  4. Clicca su Manage accanto al template Email o SMS per modificarne il contenuto.
  5. Salva il template.
Importante

Puoi usare i campi personalizzati relativi al piano di pagamento nel template.

Se la fattura non ha un piano di pagamento, quei campi vengono visualizzati come valori vuoti.

Payment Schedule Received: Inviata quando una fattura include un piano rateale o di pagamento. Puoi modificare il template Email/SMS o disabilitare completamente la notifica.

Come configurare le notifiche?

Se non hai ancora creato template di notifica fattura per SMS ed email, vai su Marketing > Emails > Templates per creare i template email, e su Marketing > Templates per creare i template SMS.

Schermata 2 — Personalizzare le notifiche email e SMS per la fatturazione

Vai su Payments > Invoices > icona Gear > scegli i template per ciascun tipo di notifica.

Schermata 3 — Personalizzare le notifiche email e SMS per la fatturazione

Dopo aver cliccato su Settings, espandi la scheda Notifications nel menu di navigazione a sinistra per trovare Customer Notifications e Team Notifications.

Schermata 4 — Personalizzare le notifiche email e SMS per la fatturazione

IMPORTANTE: In Customer Notifications nella sezione Payments > Invoices & Estimates, le notifiche "Invoice Received" e "Estimate Received" sono le uniche due che non possono essere disattivate per i clienti. Questo è intenzionale: queste notifiche sono essenziali per garantire che i clienti vengano informati quando ricevono una fattura o un preventivo. In questo caso, sia le notifiche email sia quelle SMS sono obbligatorie. Le stesse notifiche possono invece essere disabilitate per i membri interni del team, se necessario.

Nota:

Gli utenti non potranno personalizzare l'oggetto dei template email.

Una volta terminata la configurazione dei template per tutti i tipi di notifica desiderati, scorri verso il basso e clicca su Save.

Nota:

I seguenti valori personalizzati per le fatture possono essere usati per popolare le informazioni rilevanti nei template:

Schermata 5 — Personalizzare le notifiche email e SMS per la fatturazione

Domande frequenti

D: Posso usare i Pagamenti di HITLEAD per tracciare i pagamenti parziali delle fatture?

Sì, HITLEAD ti permette di tracciare i pagamenti parziali. Puoi creare una fattura con l'importo totale e aggiornarla ogni volta che viene effettuato un pagamento parziale. Questo ti aiuta a mantenere registrazioni accurate dei saldi in sospeso.

D: È possibile personalizzare l'aspetto delle fatture inviate ai clienti?

Attualmente, HITLEAD fornisce un template di fattura standard. Puoi aggiungere dettagli personalizzati come il nome della tua azienda, il logo e delle note, ma opzioni di personalizzazione più avanzate, come la modifica dei layout o dei colori, non sono ancora disponibili.

D: Posso impostare fatture ricorrenti per servizi in abbonamento?

Sì, puoi creare fatture ricorrenti per servizi in abbonamento. Anche se HITLEAD non dispone di una funzionalità automatica per le fatture ricorrenti, puoi duplicare una fattura già inviata e impostare dei promemoria per inviarla periodicamente.

D: Come posso integrare processori di pagamento di terze parti con HITLEAD?

HITLEAD supporta l'integrazione con i principali processori di pagamento come Stripe e PayPal. Dovrai collegare il tuo account tramite la sezione integrazioni della piattaforma. Una volta collegato, puoi accettare pagamenti direttamente tramite le tue fatture.