Questa guida fornisce istruzioni dettagliate per migrare dati e funzionalità dalla suite di applicazioni Zoho a HITLEAD. L'obiettivo è garantire una transizione fluida mantenendo i dati chiave, le automazioni e i Workflow, sfruttando appieno le capacità integrate di marketing e CRM di HITLEAD.

IMPORTANTE: Assicurati di migrare tutti i seguenti componenti quando passi da Zoho a HITLEAD.

1. Contatti
2. Utenti
3. Calendari
4. Opportunità
5. Form
6. Contratti
7. Siti
8. Automazioni
9. Analytics

INDICE

Migra i Contatti

Puoi esportare un massimo di 200.000 record di contatti in una sola volta in formato CSV. Si tratterà dei 200.000 record più vecchi. I record (in formato CSV) verranno compressi in un file zip. Il link di download per un'esportazione sarà disponibile per 7 giorni.

Passaggio 1: Esporta i Contatti

  • Prepara i dati dei Contatti per l'esportazione: Ricrea le mailing list e i segmenti come Tag per la migrazione a HITLEAD. Questi sono i tuoi Tag specifici per la migrazione.
  • Esporta i dati Zoho: Vai su Setup (Schermata 1 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione)) in alto a destra, poi clicca sulla sezione Data Administration e seleziona Export. Clicca Start an Export > Module > Contacts nella pagina Export Data.
  • Seleziona i campi da esportare: Puoi scegliere di esportare i campi da Custom View, All fields, o Choose fields to be exported. I campi devono includere l'email o il numero di telefono per la migrazione a HITLEAD.
  • Scarica i dati: Clicca Export. L'esportazione verrà aggiunta alla tabella Export History con lo stato 'In progress'. Quando lo stato cambia in Completed, passa con il mouse sull'elemento e clicca il link Download (Schermata 2 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione))

Passaggio 2: Prepara il CSV per l'importazione in HITLEAD

  • Verifica i formati delle date: Assicurati che tutti i campi data nel CSV siano nel formato YYYY-MM-DD. Questo è essenziale per la compatibilità con HITLEAD.
  • Codifica i caratteri speciali: Verifica che il file CSV utilizzi la codifica UTF-8 per gestire correttamente i caratteri speciali e accentati.
  • Pulizia dei dati: Rimuovi eventuali interruzioni di riga, emoji e caratteri speciali non necessari dal file. Questo passaggio aiuta a prevenire errori di importazione.
  • Ricrea i campi personalizzati: Accedi a HITLEAD e vai su Contacts > Settings > Custom Fields. Aggiungi campi personalizzati per memorizzare i dati dei contatti in modo simile a Zoho.

Passaggio 3: Importa i Contatti in HITLEAD

  • Accedi a HITLEAD: Vai alla sezione Contacts usando il menu a sinistra.
  • Avvia il processo di importazione: Clicca il pulsante Import Contacts.
  • Carica il file CSV: Seleziona e carica il file CSV preparato.
  • Mappa i campi: HITLEAD ti chiederà di mappare i campi del file CSV ai campi corrispondenti in HITLEAD. Ad esempio, mappa "First Name" nel CSV a "First Name" in HITLEAD.
Suggerimento per la mappatura dei campi: Assicurati che tutti i campi obbligatori siano mappati correttamente. Se un campo nel tuo CSV non ha un campo corrispondente in HITLEAD, potresti dover creare un campo personalizzato in HITLEAD prima di procedere.
  • Assegna Tag e Liste: Durante il processo di importazione, puoi assegnare i contatti a liste specifiche e applicare Tag. Considera di applicare un Tag che indica la fonte dei contatti, come "Zoho Import".
  • Completa l'importazione: Dopo aver mappato tutti i campi e impostato Tag/Liste, clicca Import. HITLEAD elaborerà l'importazione e i contatti verranno aggiunti al tuo account.

Passaggio 4: Revisiona i dati importati

  • Revisiona: Verifica che tutti i dati importati in HITLEAD, inclusi i contatti e le risposte ai Form, siano accurati e completi.
  • Crea Smart list: Ricrea le smart list e le mailing list basate sui tuoi Tag specifici per la migrazione.
  • Confronta con i dati Zoho: Confronta i dati in HITLEAD con i dati originali di Zoho per assicurarti che non ci siano discrepanze.

Schermata 3 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione)

Migra gli Utenti

Zoho può esportare un massimo di 200.000 record utente in una sola volta come CSV; dobbiamo aggiungere gli utenti manualmente a HITLEAD e configurare le impostazioni utente. La gestione utenti di Zoho fornisce strumenti per gestire account utente, ruoli e permessi nelle applicazioni Zoho. Include funzionalità come il controllo degli accessi basato sui ruoli, l'autenticazione a più fattori e la possibilità di organizzare gli utenti in gruppi per una gestione semplificata. Offre anche l'integrazione con provider di identità di terze parti e supporta log di audit dettagliati per monitorare l'attività degli utenti e garantire la conformità.

Passaggio 1: Esporta gli Utenti

  • Esporta i dati Zoho: Vai su Setup (Schermata 4 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione)) in alto a destra, poi clicca sulla sezione Data Administration e seleziona Export. Clicca Start an Export > Module > Users nella pagina Export Data.
  • Seleziona i campi da esportare: Puoi scegliere di esportare i campi da Custom View, All fields, o Choose fields to be exported. I campi devono includere l'email o il numero di telefono per la migrazione a HITLEAD.
  • Scarica i dati: Clicca Export. L'esportazione verrà aggiunta alla tabella Export History con lo stato 'In progress'. Quando lo stato cambia in Completed, passa con il mouse sull'elemento e clicca il link Download (Schermata 5 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione))

Passaggio 2: Prepara il CSV per la migrazione a HITLEAD

  • Verifica i dati utente: Apri il CSV come foglio di calcolo e assicurati che tutti gli utenti abbiano email univoche.
  • Suddividi gli utenti per team: Determina i permessi di ciascun team. Stabilisci se desideri ricreare l'utente per l'agenzia o per un sub-account specifico. Questo consente di copiare i permessi tra gli utenti in HITLEAD in modo efficiente nel passaggio successivo.

Passaggio 3: Aggiungi manualmente gli Utenti a HITLEAD

  • Aggiungi Utente: Vai su Settings > Team. Clicca + Add Employee.
  • Imposta il tipo e il ruolo dell'utente: Seleziona se desideri creare l'utente per l'agenzia o per un sub-account specifico. Seleziona se l'utente è un admin o un user.
  • Assegna permessi e sub-account: Configura i permessi per ciascuna funzionalità di HITLEAD e assegna l'utente ai sub-account.
  • Aggiungi gli utenti rimanenti e copia i permessi: Clona i permessi degli utenti per gli utenti dello stesso team, risparmiando tempo e garantendo coerenza.

Schermata 6 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione)

Migra i Calendari

Gli appuntamenti dovranno essere esportati da ZohoBookings e i Calendari dovranno essere ricreati manualmente in HITLEAD. Zoho Bookings è uno strumento di pianificazione online che consente agli utenti di gestire appuntamenti e prenotazioni con pagine di prenotazione e Calendari personalizzabili. Include funzionalità come promemoria automatici, integrazione con le app Zoho e servizi di terze parti, e opzioni di elaborazione dei pagamenti. Offre anche strumenti per gestire la disponibilità del personale, le notifiche ai clienti e gli aggiornamenti delle prenotazioni in tempo reale per semplificare i Workflow di pianificazione.

Passaggio 1: Esporta gli appuntamenti per conservarli

  • Esporta i dati Zoho: Vai su Setup (Schermata 7 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione)) in alto a destra, poi clicca sulla sezione Data Administration e seleziona Export. Clicca Start an Export > Module > Appointments nella pagina Export Data.
  • Seleziona i campi da esportare: Puoi scegliere di esportare i campi da Custom View, All fields, o Choose fields to be exported.
  • Scarica i dati: Clicca Export. L'esportazione verrà aggiunta alla tabella Export History con lo stato 'In progress'. Quando lo stato cambia in Completed, passa con il mouse sull'elemento e clicca il link Download (Schermata 8 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione))

Passaggio 2: Visualizza tutti i Calendari di ZohoBookings in HITLEAD

  • Accedi a ZohoBookings: Clicca sull'icona Manage Business (Schermata 9 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione)) in alto a destra, poi clicca Workspaces. Clicca il workspace desiderato nella sezione Workspaces.
  • Documenta i servizi (Calendari) in ogni workspace: Documenta la configurazione del Calendario, le integrazioni e gli utenti per ogni Calendario.

Passaggio 3: Ricrea i Calendari Zoho in HITLEAD

  • Crea i Calendari HITLEAD: Vai su Sub-account Settings > Calendars. I promemoria, le Impostazioni, gli utenti e le location degli incontri dovranno essere creati in modo simile a ZohoBookings. Per gli appuntamenti ricorrenti, dovrai impostare manualmente le regole di ricorrenza in HITLEAD.
  • Aggiungi le integrazioni del Calendario: Vai su Subaccount Settings > Calendars > Connections per aggiungere la sincronizzazione del Calendario.
  • Anteprima e test: Testa i Calendari creati assicurandoti che corrispondano alla configurazione di prenotazione attuale in Zoho.

Migra le Opportunità e le Pipeline

I Deals e le Pipeline di Zoho aiutano a gestire le informazioni di vendita. Un deal traccia il ciclo di vendita, il volume di vendita, lo stato delle vendite, la probabilità per ciascuna fase, i motivi dello stato, i concorrenti e fornisce una previsione delle vendite future.

Passaggio 1: Esporta i Deals da Zoho

  • Esporta i dati Zoho: Vai su Setup (Schermata 10 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione)) in alto a destra, poi clicca sulla sezione Data Administration e seleziona Export. Clicca Start an Export > Module > Deals nella pagina Export Data.
  • Seleziona i campi da esportare: Puoi scegliere di esportare i campi da Custom View, All fields, o Choose fields to be exported. I campi devono includere l'email o il numero di telefono per la migrazione a HITLEAD.
  • Scarica i dati: Clicca Export. L'esportazione verrà aggiunta alla tabella Export History con lo stato 'In progress'. Quando lo stato cambia in Completed, passa con il mouse sull'elemento e clicca il link Download (Schermata 11 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione))

Passaggio 2: Ricrea le Pipeline in HITLEAD

  • Accedi a HITLEAD: Vai su Opportunities > Pipelines > + Add Pipeline. Crea Pipeline e fasi simili ai Deals e alle Pipeline di Zoho.
  • Aggiungi campi personalizzati per le Opportunità: Aggiungi campi simili ai Deals e alle Pipeline di Zoho.

Passaggio 3: Importa le Opportunità

  • Prepara i dati CSV: Assicurati che soddisfino i requisiti di HITLEAD per l'importazione delle Opportunità.
  • Aggiungi le Opportunità a HITLEAD: Vai su Opportunities > seleziona la Pipeline desiderata. Clicca i 3 puntini in alto a destra per importare le Opportunità. Mappa i campi del file Zoho ai campi corrispondenti in HITLEAD.

Passaggio 4: Verifica i dati

  • Revisiona i dati: Revisiona i dati importati in HITLEAD per assicurarne l'accuratezza. Verifica eventuali problemi, come mappatura errata dei campi o dati mancanti.

Schermata 12 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione)

Migra i Form

Zoho Forms è un form builder online che consente agli utenti di creare e personalizzare Form con vari tipi di campo, template e opzioni di design. Include funzionalità come la logica condizionale, Form multi-pagina e l'integrazione con le app Zoho e servizi di terze parti. Offre anche strumenti di raccolta dati, analytics e collaborazione per supportare i Workflow e raccogliere insight.

Passaggio 1: Esporta i Form da Zoho

  • Accedi a Zoho Forms: Accedi al tuo account Zoho Forms.
  • Esporta le risposte al Form: Vai in ciascun Form ed esporta manualmente la struttura del Form (se disponibile). Esporta le risposte al Form in formato CSV come backup.

Passaggio 2: Ricrea i Form in HITLEAD

  • Crea Form in HITLEAD: Accedi a HITLEAD, vai su Sites > Forms e crea un nuovo Form. Ricrea il Form aggiungendo campi personalizzati ed etichette che corrispondano a quelli dei tuoi Form Zoho.
  • Configura le azioni del Form: Imposta azioni automatiche in HITLEAD, come notifiche del Form o logica condizionale nei Form, per replicare le funzionalità di Zoho.

Posizionamento etichetta campo

Migra i Contratti e i Documenti

Zoho Contracts è uno strumento digitale di gestione dei contratti che consente agli utenti di creare, gestire e archiviare contratti con template e clausole personalizzabili. Include funzionalità come firme elettroniche, gestione del ciclo di vita dei contratti e monitoraggio della conformità. Fornisce anche strumenti per la collaborazione, la negoziazione e gli analytics per semplificare i Workflow dei contratti.

Passaggio 1: Esporta i documenti da Zoho

  • Accedi a Zoho: Seleziona la scheda Contracts in cima alla pagina.
  • Scarica i contratti: Vai in ciascun Form e scarica manualmente copie della struttura del contratto (se disponibile).

Passaggio 2: Ricrea i Contratti in HITLEAD

  • Crea Contratti in HITLEAD: Accedi a HITLEAD, vai su Payments > Documents & Contracts e crea un nuovo documento. Ricrea il documento aggiungendo campi personalizzati, testo e firme che corrispondano a quelli dei tuoi Contratti Zoho.
  • Configura le azioni del documento: Imposta azioni automatiche in HITLEAD, come l'invio di documenti, notifiche o l'ordine delle firme nei documenti, per replicare le funzionalità di Zoho.

Schermata 14 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione)

Migra i Siti Web

Zoho Sites è un sito builder che consente agli utenti di creare e personalizzare siti web usando elementi drag-and-drop, template pre-progettati e strumenti di design. Include funzionalità come l'ottimizzazione mobile, strumenti SEO e l'integrazione con le app Zoho e servizi di terze parti. Offre anche opzioni per e-commerce, gestione del blog e analytics per gestire e ottimizzare la presenza online. Dovrai copiare manualmente testi, immagini e altri file multimediali per ricostruire siti, pagine e negozi online in HITLEAD.

Passaggio 1: Esporta il contenuto del sito web da Zoho Sites

  • Accedi a Zoho Sites: Vai al tuo account Zoho Sites.
  • Esporta il contenuto del sito web: Non è disponibile un'opzione di esportazione diretta per la struttura del sito; potrebbe essere necessario copiare il contenuto manualmente. Salva i file HTML/CSS o scarica i file multimediali manualmente. Documenta i nomi SEO e delle pagine.

Passaggio 2: Ricostruisci il sito web in HITLEAD

  • Ricostruisci il sito in HITLEAD: Accedi a HITLEAD e vai su Sites > Funnels o Sites > Websites. Ricrea manualmente ogni pagina e i dati SEO usando il contenuto e i media esportati da Zoho Sites.

Passaggio 3: Disconnetti il/i tuo/i dominio/i da Zoho

  • Accedi a Zoho: Accedi a Zoho Directory, poi clicca Admin Panel nel menu a sinistra. Clicca la scheda Custom Domain. Clicca Delete sotto il nome del dominio personalizzato richiesto.

Passaggio 4: Connetti il tuo dominio a HITLEAD

  • Accedi a HITLEAD: Vai su Settings > Domains > Add Domain. Inserisci il/i dominio/i necessario/i per il tuo sito appena creato.

Schermata 15 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione)

Migra le Automazioni

Le automazioni di Zoho includono Trigger basati su regole, autoresponder, lead scoring, Workflow personalizzati e integrazione con altre applicazioni su Zoho. I Workflow di Zoho supportano la logica condizionale e le azioni basate sul tempo. Dobbiamo documentare la struttura delle automazioni e ricrearla all'interno dei Workflow di HITLEAD.

Passaggio 1: Documenta le Automazioni in Zoho

  • Documenta le regole del Workflow: Vai su Setup > Automation > Workflow Rules. Nella pagina Workflow Rules, visualizza tutte le regole attive.
  • Documenta gli Autoresponder automatici: Clicca la scheda Leads/Contacts. Nella home page di Leads/Contacts, clicca More Actions (3 dots) > Autoresponders.
  • Documenta le regole di Lead Scoring: Vai su Setup > Automation > Scoring Rule.

Passaggio 2: Ricrea l'Engagement Scoring in HITLEAD

  • Replica il Lead Scoring: Vai su Subaccount Settings > Manage Scoring > + Add New Rule. Abbina il calcolo alla configurazione in Zoho.

Passaggio 3: Ricrea i Trigger e le Azioni in HITLEAD

  • Accedi a HITLEAD: Vai su Automation > Workflows.
  • Configura i Trigger e le Azioni: Configura Trigger e azioni simili in HITLEAD usando la funzionalità Workflow, assicurandoti che tutte le automazioni essenziali, come autoresponder, sequenze email e assegnazioni di task, siano replicate. Sfrutta le azioni di engagement scoring nei Workflow per replicare completamente le restanti regole di engagement scoring.

Schermata 16 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione)

Migra gli Analytics

Zoho Analytics fornisce analisi dei dati e Reportistica nelle app Zoho. Supporta la creazione di report tramite drag and drop e la visualizzazione dei dati con grafici e Dashboard. Supporta la condivisione e l'esportazione dei dati elaborati. Come ultimo passaggio, aiuta il cliente a esportare i dati da Zoho e guida attraverso le funzionalità di Reportistica di HITLEAD!

Passaggio 1: Esporta Zoho Analytics

  • Esporta: Esporta manualmente o copia eventuali dati o configurazioni aggiuntivi da Zoho, come i dati analytics.

Passaggio 2: Guida attraverso le funzionalità di Reportistica di HITLEAD

  • Widget personalizzati: Ricrea la Reportistica nei Widget della Dashboard per corrispondere agli analytics di Zoho (solo per utenti del Piano Pro)
  • FAQ sulla Reportistica HITLEAD

Schermata 17 — Da Zoho a HITLEAD (Guida alla migrazione)