Questo articolo descrive le funzionalità di notifica email per Fatture, Preventivi e Contratti nel Client Portal. Con questa funzione, sia i proprietari che gli utenti possono personalizzare il modo in cui ricevono gli aggiornamenti sui documenti e gestire tutti i documenti condivisi direttamente dal Client Portal.

INDICE DEI CONTENUTI

Cosa sono le Notifiche per Fatture, Preventivi e Contratti nel Client Portal?

La funzione di notifica del Client Portal migliora la comunicazione e la gestione dei documenti inviando automaticamente notifiche email quando vengono condivise Fatture, Preventivi o Contratti.

In questo modo, clienti e team rimangono sempre aggiornati e possono trovare e gestire facilmente i documenti importanti — tutto da un unico posto centralizzato nel Client Portal.

Vantaggi principali

  • Aggiornamenti tempestivi: I clienti ricevono le notifiche non appena vengono condivise fatture, preventivi o contratti.
  • Comunicazione personalizzata: Personalizza il contenuto delle email e le preferenze di notifica per un'esperienza su misura.
  • Gestione centralizzata dei documenti: Gestisci tutte le fatture, i preventivi e i contratti nel Client Portal per ridurre la confusione e semplificare i Workflow.
  • Preferenze controllate dall'utente: Permetti ai clienti di gestire autonomamente le proprie impostazioni di notifica per un coinvolgimento migliore.
  • Meno comunicazioni perse: Riduci gli aggiornamenti mancati e migliora le interazioni legate ai documenti.

Come abilitare e usare le notifiche (per i Proprietari)

I proprietari del Client Portal possono abilitare e configurare facilmente le notifiche per ogni tipo di documento.

  1. Vai su Sites > Client Portal > Settings.

  2. Oppure vai su Memberships > Client Portal > Settings.

  3. Clicca su Email Settings > Client Portal.

  4. Attiva o disattiva le notifiche email secondo le tue esigenze per Fatture, Preventivi e Contratti.

  5. Clicca sull'icona Occhio per visualizzare in anteprima il Template email selezionato.

  6. Clicca sul pulsante Default Template per selezionare un nuovo template o modificare quello predefinito. Consulta il nostro articolo su - Client Portal - Edit Default Email Templates.

Come gestire le notifiche (per gli Utenti)

Gestisci i tipi di notifiche email che ricevi dal tuo Client Portal, dalle community e dalle attività di apprendimento. Usa queste impostazioni per controllare come e quando vieni notificato degli aggiornamenti che ti interessano.

Passo 1: Apri le Impostazioni delle notifiche email

Per iniziare a gestire le preferenze di notifica, naviga nell'area Client Portal per accedere alla pagina Email Settings.

  • Vai su Sites dal menu a sinistra.
  • Passa il cursore sulla scheda Client Portal nella barra di navigazione in alto.
  • Clicca su Settings dal menu a tendina.
  • Nella schermata Client Portal Settings, seleziona Email Settings per aprire le opzioni di notifica.

Schermata 1 — Come funzionano le notifiche email per Fatture, Preventivi e Contratti nel Client Portal

Passo 2: Personalizza le preferenze di notifica per le Community

Nella scheda Communities, puoi gestire tutte le notifiche email relative alle membership nei gruppi, alle interazioni e alle attività di apprendimento. Quest'area ti permette di scegliere se ricevere email su inviti ai gruppi, approvazioni di membership, commenti, Tag, like, aggiornamenti degli eventi e progressi nei corsi all'interno dei tuoi gruppi community. Ogni opzione ha una casella di controllo per attivare o disattivare la notifica, insieme a un'anteprima del template email.

Email di invito al gruppo

Questa impostazione controlla se un utente riceve un'email quando viene aggiunto a un gruppo community. Se abilitata, il sistema invia un semplice messaggio di invito che informa l'utente di essere stato aggiunto e di poter ora accedere al gruppo. Questo aiuta i nuovi membri a identificare rapidamente quando sono stati inclusi in un gruppo, senza dover controllare manualmente.

Email sullo stato di Membership nel gruppo

Queste notifiche tengono aggiornati sia gli utenti che gli amministratori sulle modifiche alla membership nel gruppo. Puoi abilitare o disabilitare le email per azioni come:

  • Joined the group (User): Inviata agli utenti quando si uniscono con successo a un gruppo.
  • Approved (User): Inviata quando la richiesta di un utente di unirsi al gruppo viene accettata.
  • Declined (User): Notifica gli utenti se la loro richiesta di accesso al gruppo viene rifiutata.
  • New Member Request (Admin): Avvisa gli amministratori quando qualcuno richiede l'accesso al gruppo.
  • Declined/Removed by Admin (Admin): Inviata agli amministratori quando intervengono sullo stato di un membro.
  • Added to Private Channel (User): Notifica gli utenti quando ottengono l'accesso a un canale privato all'interno del gruppo.

Queste opzioni ti aiutano a rimanere informato sui movimenti nella membership, facilitando la gestione della partecipazione al gruppo e tenendoti aggiornato sui cambiamenti di accesso.

Schermata 2 — Come funzionano le notifiche email per Fatture, Preventivi e Contratti nel Client Portal

Email generali del gruppo

Queste impostazioni controllano le notifiche che ricevi per le interazioni quotidiane all'interno dei tuoi gruppi community. Puoi scegliere di ricevere avvisi quando qualcuno commenta i tuoi post, risponde ai tuoi commenti o interagisce con i tuoi contenuti tramite like e Tag. Questo ti aiuta a restare aggiornato sulle conversazioni e sulle attività che ti riguardano direttamente.

Le preferenze disponibili includono:

  • New Comment on Post: Ti avvisa quando qualcuno commenta un post che hai creato.
  • New Post From Followed User: Ti notifica quando un utente che segui pubblica un nuovo post.
  • New Comment Reply: Inviata quando qualcuno risponde al tuo commento.
  • Like on Post / Like on Comment: Ti avvisa quando i tuoi post o commenti ricevono like.
  • Tagged in Post or Comment: Ti notifica quando qualcuno ti Tag direttamente o usa il Tag @Everyone in un post o commento.
  • Content Reported: Ti avvisa quando un contenuto viene segnalato all'interno del gruppo.

Queste notifiche ti aiutano a tenere traccia delle discussioni e del coinvolgimento senza dover controllare continuamente il gruppo manualmente.

Email per gli eventi del gruppo

Questa sezione gestisce le notifiche relative agli eventi che si svolgono all'interno dei tuoi gruppi. Puoi scegliere se essere notificato quando vengono creati nuovi eventi o quando vengono inviati dei promemoria.

  • Event Reminder (User): Invia un promemoria prima di un evento imminente.
  • New Calendar Event Created: Ti notifica ogni volta che viene aggiunto un nuovo evento di gruppo al Calendario.

Questi avvisi assicurano che tu non perda mai sessioni importanti, riunioni o attività programmate all'interno della tua community.

Schermata 3 — Come funzionano le notifiche email per Fatture, Preventivi e Contratti nel Client Portal

Email per l'apprendimento (Corsi)

Queste impostazioni di notifica ti tengono informato sui nuovi contenuti di apprendimento e sui progressi nei corsi all'interno dei tuoi gruppi community. Puoi scegliere di ricevere aggiornamenti quando vengono aggiunti nuovi corsi o quando specifiche lezioni o livelli diventano disponibili per te. In questo modo non perderai mai importanti opportunità di apprendimento o contenuti sbloccati.

Le preferenze disponibili includono:

  • New Courses Added: Ti notifica quando viene aggiunto un nuovo corso al gruppo.
  • Join Group Learning Alert: Ti avvisa quando puoi iniziare a partecipare alle attività di apprendimento.
  • Course Unlocked (Time-Based Unlock): Inviata quando una lezione diventa disponibile in base a un orario di sblocco programmato.
  • Course Unlocked (Level-Based Unlock): Inviata quando sblocchi nuovi contenuti dopo aver completato i livelli richiesti.
  • Course Unlocked (Private Channel): Ti notifica quando ottieni l'accesso ai contenuti del corso all'interno di un canale di apprendimento privato.

Queste email ti aiutano a restare al passo nel tuo percorso di apprendimento senza dover controllare manualmente la presenza di aggiornamenti.

Email sullo stato di abbonamento/pagamento

Questa sezione gestisce le notifiche relative agli abbonamenti ai gruppi o ai corsi e ai Pagamenti. Queste email tengono aggiornati sia gli utenti che gli amministratori in merito a pagamenti andati a buon fine, attivazioni di abbonamenti e cancellazioni. È particolarmente utile per monitorare l'attività di fatturazione all'interno di community o programmi di apprendimento a pagamento.

Puoi abilitare le notifiche per:

  • Group Payment Successful (User/Admin): Conferma quando un pagamento per la membership al gruppo viene completato.
  • Group Subscription Cancelled (User/Admin): Avvisa quando un abbonamento al gruppo è stato annullato.
  • Course Payment Successful (User/Admin): Inviata quando un pagamento relativo a un corso ha esito positivo.
  • Course Subscription Cancelled (User/Admin): Ti notifica quando un abbonamento a un corso termina.

Questi aggiornamenti aiutano gli utenti a tenere traccia dei propri acquisti e assicurano agli amministratori di rimanere informati sugli eventi di fatturazione relativi alla membership o ai corsi.

Schermata 4 — Come funzionano le notifiche email per Fatture, Preventivi e Contratti nel Client Portal

Cambi di ruolo

Queste preferenze ti notificano quando il tuo ruolo o le tue responsabilità all'interno di un gruppo vengono aggiornati. Le email sui cambi di ruolo assicurano che tu sia a conoscenza di nuove autorizzazioni o cambiamenti di proprietà che influenzano il modo in cui interagisci con il gruppo. È particolarmente utile nelle community in cui i membri possono essere promossi a moderatori, amministratori o ricevere un controllo aggiuntivo all'interno di canali specifici.

Puoi abilitare le notifiche per:

  • Member Role Upgraded in Channel: Inviata quando il tuo ruolo viene elevato all'interno di un canale — ad esempio, diventando moderatore o ottenendo ulteriori autorizzazioni di gestione.
  • Group Ownership Changed (New Group Owner): Ti notifica se diventi il nuovo proprietario di un gruppo, dandoti pieno controllo sulle sue impostazioni e sui suoi membri.

Questi avvisi ti aiutano a rimanere informato sui cambiamenti di accesso e responsabilità, assicurandoti di essere consapevole di eventuali nuove capacità assegnate all'interno della community.

Schermata 5 — Come funzionano le notifiche email per Fatture, Preventivi e Contratti nel Client Portal

Domande frequenti

D: Posso usare template email personalizzati per ogni tipo di documento? Sì! I proprietari possono creare e usare un template email personalizzato per Fatture, Preventivi e Contratti singolarmente.

D: Gli utenti sono obbligati a ricevere le notifiche? No. Gli utenti possono scegliere di disabilitare le notifiche nelle proprie impostazioni personali, se lo preferiscono.

D: Dove trovano i documenti condivisi gli utenti? Tutti i documenti condivisi sono accessibili e gestibili direttamente nel Client Portal, nella sezione documenti organizzata.

D: Le notifiche possono essere abilitate o disabilitate globalmente? Sì. I proprietari possono abilitare o disabilitare le notifiche email per tutti i tipi di documento dal pannello Email Settings.

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