Tab Pagamenti nei Calendari

La Tab Pagamenti nella finestra di appuntamento di HITLEAD centralizza il tracciamento e la raccolta dei pagamenti per ogni prenotazione. Usala per visualizzare i saldi, lo stato per partecipante, le transazioni e per riscuotere gli importi rimanenti. Questa guida spiega come funziona, come attivarla e come gestire gli scenari più comuni.

Cos'è la Tab Pagamenti nei Calendari?

La Tab Pagamenti nella finestra dell'appuntamento ti permette di gestire in un unico posto tutti i dettagli relativi ai pagamenti per un appuntamento. Puoi tracciare l'importo pagato, il saldo residuo, il riepilogo pagamenti per partecipante, le transazioni e riscuotere i pagamenti in sospeso.

Vantaggi principali della Tab Pagamenti

  • Fonte unica di verità: tutti gli importi, i partecipanti e le transazioni relativi all'appuntamento in un unico posto.
  • Riscossione più rapida: avvia Collect Payment direttamente dalla finestra per addebitare una carta o registrare un pagamento offline.
  • Chiarezza sui partecipanti: vedi chi ha pagato, chi ha pagato parzialmente e chi ha ancora un saldo dovuto — ideale per le prenotazioni con la funzione Add Guests.
  • Visibilità sugli sconti: l'utilizzo di coupon e i totali aggiornati sono riportati direttamente nel riepilogo e nelle transazioni.
  • Contabilità più ordinata: quando i pagamenti del calendario sono abilitati, viene creato automaticamente un Ordine correlato, rendendo più semplice la Reportistica a valle.

Funzionalità principali

1. Riepilogo pagamenti

  • Amount Paid: importo totale già riscosso per l'appuntamento.
  • Remaining Balance: pagamento in sospeso ancora da riscuotere.
  • Total Amount: costo complessivo dell'appuntamento dopo sconti/coupon.

2. Dettagli pagamento per partecipante

  • Visualizza i pagamenti a livello di singolo partecipante (prenotante + ospiti).
  • Lo stato di ogni partecipante è indicato chiaramente:
    • Paid: pagamento completo ricevuto.
    • Partially Paid: importo ancora parzialmente in sospeso.
    • Remaining: saldo residuo da riscuotere.

3. Storico transazioni

  • Visualizza l'elenco di tutte le transazioni associate all'appuntamento.

4. Riscossione dei pagamenti rimanenti

  • Se è dovuto un saldo, comparirà il pulsante Collect Payment.
  • Le opzioni disponibili sono:
    • Charge a Card – elabora pagamenti con carta di credito/debito direttamente.
    • Record Manually – registra pagamenti riscossi fuori dal sistema (contanti, assegno, ecc.).

Screenshot tab pagamenti

Come funzionano i pagamenti in background

  • Quando i pagamenti sono abilitati per un calendario, viene creato automaticamente un prodotto associato (visibile nella Products Tab) con il Tag Calendar.
  • Questi prodotti collegati al calendario non possono essere eliminati direttamente dalla Products Tab.
  • Quando viene prenotato un appuntamento, viene creato automaticamente un ordine (visibile nella Orders Tab). Non è necessario gestire gli ordini separatamente: tutto può essere gestito direttamente dalla finestra dell'appuntamento.

Scenari di pagamento comuni (riferimento rapido)

Usa questa mini-guida per anticipare come appariranno totali, stati e transazioni in base ai flussi più tipici.

ScenarioConfigurazione/AzioneCosa vedrai nella Tab Pagamenti
Pagamento completo alla prenotazioneAbilita Accept Payments sul calendario; prenota normalmenteAmount Paid è uguale a Total Amount; stato partecipanti = Paid; nelle transazioni compaiono gli addebiti
Deposito (pagamento parziale)Abilita Partial Payment/Deposit; riscuoti il deposito alla prenotazioneRemaining Balance mostra l'importo dovuto; dopo la riscossione tramite Collect Payment, lo stato passa da Partially Paid a Paid
Coupon applicatoAbilita Coupon Codes sul calendario; il cliente inserisce il codice nel widgetIl riepilogo mostra la riga Discount (Coupon); Total Amount riflette lo sconto; le transazioni includono gli addebiti sul totale scontato
Aggiunta ospiti dopo la prenotazioneModifica appuntamento → aggiungi ospiti → riscuoti per partecipanteEsiste un ordine dall'iniziale prenotazione; potrebbero essere creati ordini aggiuntivi ai salvataggi successivi se Collect Payment for Guest è abilitato
Ricorrente – solo prima occorrenzaRiscuoti solo per la prima occorrenza nel widgetIl primo appuntamento mostra il pagamento; le occorrenze successive richiedono riscossione manuale e mostreranno inizialmente saldi dovuti
Ricorrente – tutte le occorrenzeRiscuoti per tutte le occorrenze nel widgetIl totale della serie è riscosso in anticipo; il record dell'appuntamento mostra i totali pagati e le transazioni per l'intero importo

Come usare la Tab Pagamenti

Una configurazione corretta assicura che la tab sia visibile e che totali, sconti e stati dei partecipanti si comportino come previsto.

Abilitare Accept Payments su un calendario

  1. Vai su Calendars → Settings → Edit sul calendario desiderato.

Screenshot impostazioni calendario

  1. Attiva Accept Payments. HITLEAD creerà automaticamente un Prodotto con Tag Calendar.
  2. (Opzionale) Attiva Enable Coupon Code per aggiungere un campo coupon nel widget.
  3. (Opzionale) Configura le regole Partial Payment/Deposit per i depositi alla prenotazione.
  4. (Opzionale) Per le prenotazioni ricorrenti, scegli se addebitare solo per il First Appointment Only o per All Appointments nel widget di prenotazione.

Screenshot opzioni pagamento

Trovare la Tab Pagamenti

  1. Vai su Calendars → Appointments.
  2. Apri un qualsiasi appuntamento.
  3. Clicca su Payments.

Screenshot tab pagamenti nell'appuntamento

Riscuotere o registrare un pagamento dall'appuntamento

  1. Apri l'appuntamento e vai su Payments.
  2. Clicca su Collect Payment → scegli Charge a Card o Record Manually.
  3. Compila i campi richiesti e salva.
  4. Verifica che Amount Paid, Remaining Balance e gli stati dei partecipanti si aggiornino di conseguenza.

Screenshot raccolta pagamento

Note importanti e limitazioni

Questi vincoli ti aiutano a evitare casi limite che generano confusione o ordini duplicati.

  • Non supportato per le prenotazioni tramite il vecchio Service Menu (v1).
  • Non supportato per gli appuntamenti ricorrenti personalizzati creati direttamente tramite la finestra in-app.
  • Prenotazioni di gruppo: viene creato un unico ordine per l'intero gruppo alla prenotazione iniziale.
  • Modificare un appuntamento e aggiungere ospiti con Collect Payment for Guest abilitato può creare un nuovo ordine a ogni salvataggio. Pianifica attentamente le modifiche e le riscossioni per evitare ordini multipli non intenzionali.

Domande frequenti

D: Dove appaiono gli sconti coupon dopo la prenotazione?

Nella tab Payments dell'appuntamento, il Payment Summary riporta Discount (Coupon) e il Total Amount dopo lo sconto. Lo Transaction History mostra gli addebiti registrati sul totale scontato.

D: Posso effettuare un rimborso dalla Tab Pagamenti?

I rimborsi vengono gestiti in Payments → Transactions (o tramite il tuo gateway, ad es. PayPal). Una volta rimborsato, lo Transaction History dell'appuntamento riporterà la voce di rimborso.

D: PayPal funziona con la Tab Pagamenti?

Sì. Le transazioni PayPal raccolte tramite il widget di prenotazione appaiono nello Transaction History e sono collegate all'ordine dell'appuntamento.

D: Come vengono visualizzati gli addebiti per le serie ricorrenti?

Se riscuoti solo per il primo appuntamento, le istanze successive mostreranno i saldi dovuti fino alla riscossione. Se riscuoti per tutti gli appuntamenti, il totale appare come pagato in anticipo nel record della prenotazione iniziale.

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