L'azione Workflow Prenota Appuntamento consente al tuo Workflow di creare automaticamente un appuntamento in un Calendario selezionato quando scatta un Trigger. È pensata per i team che vogliono programmare in automatico i follow-up a partire da eventi come invii di Form, webhook in entrata o aggiornamenti CRM — senza intervento manuale.

Cos'è l'azione Workflow Prenota Appuntamento?

L'azione Prenota Appuntamento permette di creare nuovi appuntamenti in base a orari definiti e nei Calendari indicati. Puoi configurare l'azione Prenota Appuntamento all'interno dei Workflow, così gli appuntamenti vengono creati in base agli eventi Trigger. È la soluzione ideale per chi vuole automatizzare le prenotazioni tramite Trigger specifici.

Punti chiave:

  • Devi scegliere un Calendario su cui ricevere la prenotazione.
  • I membri del team possono essere impostati su "Calendar Default" (es. round robin) o su un membro specifico.
  • L'orario dinamico può essere mappato dai dati del Trigger (es. payload webhook o campi Form). Se il formato in ingresso non corrisponde ai pattern supportati, usa il Date Time Formatter.
  • Se nessuno è disponibile (e l'override è disattivato), l'appuntamento non verrà creato.
Limitazione: i Calendari con "Recurring" abilitato non possono essere selezionati per l'azione "Prenota Appuntamento".

Principali vantaggi dell'azione Workflow Prenota Appuntamento

Pianificazione basata su Trigger che rispetta la disponibilità reale, riduce il lavoro manuale e gestisce in modo ordinato i passi successivi in base all'esito (successo/fallimento).

  • Follow-up efficienti — Prenota automaticamente da Form, chat o webhook.
  • Conversione più alta — Fissa l'appuntamento finché l'intenzione è fresca.
  • Assegnazione flessibile — Usa i valori predefiniti del Calendario (es. round robin) o scegli un membro specifico del team.
  • Logica affidabile — Crea un ramo su Appointment booked successfully per conferme, promemoria o azioni di fallback.

Configurazione dell'azione Workflow Prenota Appuntamento

Aggiungere un passaggio Prenota Appuntamento collega il tuo Workflow a un Calendario di destinazione e definisce quando e con chi verrà creato l'appuntamento.

Passaggio 1: Vai su Automations

Naviga in Automations → Create New Workflow → Start From Scratch. Poi aggiungi un Trigger. Esempi: Form Submitted, Inbound Webhook o altri Trigger pertinenti.

Schermata 1 — Azione Workflow: Prenota Appuntamento

Passaggio 2: Aggiungi l'azione

Clicca su Add Action → Book Appointment e inserisci un Action name chiaro (es. "Book demo with Sales").

Schermata 2 — Azione Workflow: Prenota Appuntamento

Passaggio 3: Scegli un Calendario, un membro del team e imposta data e ora dell'appuntamento

Calendar: seleziona il Calendario di destinazione che riceverà le prenotazioni.

Team member:

  • Calendar Default — segue le regole di assegnazione del Calendario (es. round robin).
  • Specific member — indirizza esplicitamente a una persona.

Set Appointment Date & Time:

Per date e orari dinamici, assicurati che il formato sia compatibile. Usa l'azione Date Time Formatter per convertire il formato di data e ora se necessario.

  • Standard — Data/ora fissa per tutte le prenotazioni create da questo Workflow.

  • Dynamic — Mappa data/ora dai dati del Trigger (es. payload webhook, campo Form o valore personalizzato).

  • Formati supportati (esempi):

    • MM-DD-YYYY HH:MM → 12-21-2021 08:30 AM
    • DD-MMM-YYYY HH:MM → 21-OCT-2021 08:30 AM

    Se il formato in ingresso non corrisponde a quelli supportati, inserisci un passaggio Date Time Formatter prima di Prenota Appuntamento per riformattare.

Schermata 3 — Azione Workflow: Prenota Appuntamento

IMPORTANTE: Override availability —

1. Off: il sistema verifica la disponibilità prima di prenotare.
2. On: prenota senza controlli di disponibilità (usare con parsimonia).

(Facoltativo) Aggiungi una descrizione dell'azione o note interne se il tuo template le prevede.

Domande frequenti

D. L'azione rispetterà la disponibilità del Calendario?

Sì, a meno che tu non abiliti Override availability.

D. Posso creare rami logici in base a successo/fallimento?

Sì — aggiungi If/Else e usa Appointment booked successfully (True/False) per instradare gli esiti.

D. Quali formati di data/ora sono supportati per la modalità Dynamic?

Consulta i formati nel Passaggio 3. Se necessario, aggiungi un passaggio Date Time Formatter.

D. Posso assegnare le prenotazioni tramite round robin?

Sì — scegli Calendar Default per seguire le regole di assegnazione del Calendario.

D. Cosa succede se la prenotazione fallisce?

Usa il ramo False per notificare il team, creare un task o tentare un orario alternativo.

D. Ci sono limitazioni con l'azione Workflow Prenota Appuntamento?

I Calendari con Recurring abilitato non possono essere selezionati nell'azione Prenota Appuntamento.