Azione Workflow – Merge Contact

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L'azione Workflow – Merge Contact offre un modo automatizzato per deduplicare i Contatti direttamente all'interno dei Workflow di HITLEAD. Aiuta a ridurre il disordine nel CRM, proteggere la cronologia dei Contatti e mantenere le azioni di follow-up in esecuzione sul record sopravvissuto corretto. Questo articolo spiega cosa fa la funzionalità, quando usarla, come configurarla e come verificare l'attività di unione nei Log di Esecuzione.

INDICE

Cos'è l'azione Workflow Merge Contact?
Vantaggi principali dell'azione Workflow Merge Contact
Dettagli dell'azione
Come usare l'azione Workflow Merge Contact
Comportamento durante l'unione
Domande frequenti
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Cos'è l'azione Workflow Merge Contact?

L'azione Workflow – Merge Contact ti permette di unire automaticamente i Contatti duplicati mentre un Workflow è in esecuzione in HITLEAD. Invece di pulire manualmente i record duplicati dall'area Contatti, questa azione confronta il Contatto iscritto con i record esistenti usando i criteri di corrispondenza selezionati e unisce il record più recente in quello più vecchio quando viene trovato un duplicato. Questo mantiene il tuo CRM più pulito, riduce le comunicazioni duplicate e supporta un'automazione e una reportistica più accurate.

Vantaggi principali dell'azione Workflow Merge Contact

Deduplicazione automatizzata: Rileva e unisce i Contatti duplicati mentre si spostano attraverso un Workflow, riducendo la pulizia manuale dalla pagina Contatti.
Opzioni di corrispondenza flessibili: Ti permette di identificare i duplicati per Email, Numero di telefono o Email e Numero di telefono, a seconda di quanto vuoi che la corrispondenza sia rigorosa.
Dati CRM più puliti: Aiuta a ridurre i record duplicati che possono influire sulla reportistica, sulla cronologia delle comunicazioni e sulla precisione dei Workflow.
Continuità del Workflow protetta: Permette al Workflow di continuare sul record del Contatto sopravvissuto dopo un'unione.
Migliore visibilità operativa: Rende più facile rivedere il comportamento dell'unione usando i Log di Esecuzione del Workflow.

Dettagli dell'azione

Campo	Descrizione
Action Name	Un nome personalizzato per l'azione. Il valore predefinito è "Merge Contact."
Match By *	Seleziona come identificare i Contatti duplicati. Opzioni:- Email – Corrisponde ai Contatti che condividono lo stesso indirizzo email.- Phone Number – Corrisponde ai Contatti che condividono lo stesso numero di telefono.- Email and Phone Number – Corrisponde solo se sia email che numero di telefono sono identici.

Come usare l'azione Workflow Merge Contact

Segui questi passaggi per aggiungere l'azione a un Workflow e configurarla per risultati coerenti e prevedibili.

Accedi al tuo sub-account.
Vai su Automations > Workflows.

Schermata 1 — Azione Workflow – Merge Contact

Crea un nuovo Workflow o apri uno esistente.

Schermata 2 — Azione Workflow – Merge Contact

Clicca sul pulsante + Add New Trigger per aggiungere un Trigger correlato all'azione Merge Contact (es. Contact Created, Form Submitted, Contact Changed).

Schermata 3 — Azione Workflow – Merge Contact

Aggiungi l'azione Contact Merged.
In Match Criteria, scegli una delle opzioni disponibili:
- Email
- Phone Number
- Email and Phone Number
Fai clic su Save per salvare l'azione.

Schermata 4 — Azione Workflow – Merge Contact

Fai clic su Publish e poi su Save per pubblicare il Workflow.

Schermata 5 — Azione Workflow – Merge Contact

Comportamento durante l'unione

Quando l'azione viene eseguita, segue questa logica:

Il sistema cerca un Contatto esistente che corrisponda al Contatto iscritto in base ai criteri selezionati in "Match By".
Se viene trovato un duplicato, il Contatto più recente viene sempre unito nel Contatto più vecchio. Il record più vecchio viene conservato come primario, garantendo che nessun dato storico vada perso.
Se il Contatto iscritto è il record più vecchio, il duplicato viene unito in esso. Se il Contatto iscritto è il record più recente, viene unito nel duplicato più vecchio.
Se non viene trovato nessun duplicato, l'azione si completa senza modifiche — il Contatto passa al passo successivo nel Workflow così com'è.

Limitazioni dell'unione dei Contatti

I Goal potrebbero non funzionare come previsto se erano collegati al vecchio ID Contatto prima dell'unione.
I passaggi "Wait for reply" possono essere influenzati se l'email/SMS è stato inviato prima dell'unione, poiché il Workflow potrebbe ancora essere in attesa nel contesto del Contatto/messaggio originale.
I passaggi "Wait for email events" potrebbero non riprendere come previsto: l'evento atteso potrebbe essere ancora associato al vecchio contesto del Contatto/messaggio.
I passaggi "Trigger link waits" potrebbero fallire poiché i link di tracciamento vengono generati con l'ID Contatto originale e l'ID messaggio prima che il messaggio venga inviato.
Se il Contatto sopravvissuto è già nello stesso Workflow, l'esecuzione in corso di unione terminerà.
Se il Contatto sopravvissuto era precedentemente nel Workflow e "Allow Re-entry" è disattivato, l'esecuzione in corso di unione terminerà.

Domande frequenti

D: L'azione Workflow Merge Contact sostituisce le Preferenze di deduplicazione dei Contatti?

No. Le preferenze di deduplicazione aiutano a ridurre la creazione di duplicati alla fonte, mentre Merge Contact gestisce i duplicati automaticamente durante l'esecuzione del Workflow.

D: Quando dovrei usare questa azione invece dello strumento Duplicate Management & Merge Tool?

Usa Merge Contact quando vuoi che l'automazione gestisca i duplicati durante un Workflow. Usa il Duplicate Management & Merge Tool quando vuoi rivedere e unire manualmente i record dall'area Contatti.

D: Cosa succede se non viene trovato nessun duplicato?

L'azione viene saltata e il Workflow continua normalmente.

D: Quale record del Contatto viene conservato dopo un'unione?

Il record del Contatto più vecchio viene conservato come record sopravvissuto.

D: Il Workflow può continuare dopo che un Contatto è stato unito?

Sì. Il Workflow continua sul record del Contatto sopravvissuto dopo che l'unione è stata completata.

D: Qual è l'opzione di corrispondenza più sicura da usare?

"Email and Phone Number" è in genere l'opzione più rigorosa e può essere più sicura quando vuoi ridurre le unioni non intenzionali, ma la migliore opzione dipende dalla qualità e dalla coerenza dei tuoi dati di Contatto.

D: Devo testare questa azione prima di usarla in un Workflow attivo?

Sì. Testare con Contatti di esempio aiuta a confermare che i criteri di corrispondenza selezionati si comportino come previsto prima di applicare l'azione a Workflow più grandi.

D: Posso comunque usare gli strumenti di gestione duplicati dei Contatti dopo aver abilitato questa azione?

Sì. L'unione basata su Workflow e la gestione manuale dei duplicati possono essere usate insieme come parte di una strategia più ampia di pulizia dei Contatti.