Questo articolo spiega come usare la funzione di scadenza dei documenti in HITLEAD. Questa funzionalità permette di definire un periodo di scadenza specifico per i documenti inviati per la firma: una volta raggiunta la data di scadenza, il documento non può più essere firmato. È pensata per aiutare i team a gestire accordi con scadenze ravvicinate, mantenere la conformità e prevenire invii tardivi non autorizzati.

INDICE DEI CONTENUTI

Cos'è la scadenza dei documenti?

La scadenza dei documenti è una funzione di HITLEAD che permette di impostare una scadenza per i documenti inviati per la firma. Una volta raggiunta la data di scadenza, il documento viene automaticamente contrassegnato come scaduto e i destinatari non possono più firmarlo né compilare i campi. Questa funzione supporta precisione e controllo nei Workflow sensibili al tempo, come contratti, documenti di onboarding e moduli di conformità.

Vantaggi principali

La scadenza dei documenti è progettata per migliorare la gestione del ciclo di vita dei documenti, introducendo controllo e comunicazione vincolati al tempo. Offre ai team amministrativi maggiore supervisione e responsabilità.

  • Garantisce che contratti e Form vengano firmati entro un periodo valido
  • Impedisce che documenti obsoleti vengano utilizzati
  • Contrassegna automaticamente i documenti scaduti, riducendo il monitoraggio manuale
  • Migliora la visibilità con lo stato di scadenza nella Dashboard
  • Offre un'esperienza utente coerente con gli avvisi di scadenza direttamente sul documento
  • Consente notifiche di promemoria opzionali per incoraggiare un'azione tempestiva

Come attivare la scadenza dei documenti

Questa sezione spiega come attivare le impostazioni di scadenza a livello globale di location, per garantire uniformità su tutti i documenti.

  1. Vai su Pagamenti > Documents > Settings > Documents

Schermata 1 — Come usare la scadenza dei documenti in HITLEAD

  1. Individua l'opzione Document Settings nel menu a sinistra

  2. Scorri fino a Expiration Settings e attiva il toggle per abilitare la funzione

  3. Inserisci il numero di giorni predefinito dopo il quale i documenti devono scadere (questo valore può essere sovrascritto a livello di singolo documento)

  4. (Facoltativo) Attiva le notifiche di promemoria da inviare ai destinatari 1 giorno prima della scadenza

Schermata 2 — Come usare la scadenza dei documenti in HITLEAD

Il conto alla rovescia inizia dal momento in cui il documento viene inviato e si allinea al fuso orario della location per maggiore precisione.

Cosa succede quando un documento scade?

Quando un documento raggiunge la data di scadenza, vengono eseguite automaticamente diverse azioni per garantire chiarezza e applicabilità.

  • Lo stato del documento viene aggiornato a Expired nella lista dei documenti
  • I destinatari che tentano di accedere al documento vedranno una notifica che indica la scadenza
  • La firma e l'inserimento di dati vengono disabilitati, preservando l'integrità del documento
  • Il mittente può reinviare il documento o contattare i destinatari per ulteriori azioni

Notifiche e opzioni di personalizzazione

Gli amministratori possono scegliere di inviare ai destinatari un'email di promemoria 1 giorno prima della scadenza del documento. Queste notifiche aiutano a ridurre il rischio di ritardi e invii incompleti.

Le opzioni di personalizzazione includono:

  • Oggetto dell'email
  • Contenuto del corpo dell'email
  • Branding e identificazione del mittente

Questi promemoria possono essere attivati a livello globale o per singolo documento, offrendo piena flessibilità in base alle esigenze aziendali.

Domande frequenti

D: Posso modificare la data di scadenza dopo che il documento è stato inviato?

No. Una volta inviato il documento, la data di scadenza è fissa. Per modificarla è necessario creare e inviare un nuovo documento.

D: Le email di promemoria sono attive di default?

No. Le notifiche di promemoria devono essere abilitate manualmente, sia a livello di Impostazioni globali che per singolo documento.

D: Cosa succede ai documenti dopo la scadenza?

I documenti vengono contrassegnati come "Expired" ma rimangono accessibili nella Dashboard come riferimento. I destinatari non possono più firmarli né modificarli.

D: I destinatari vengono notificati quando un documento scade?

I destinatari vedranno un messaggio sulla pagina del documento che indica la scadenza. Tuttavia, non viene inviata alcuna notifica automatica post-scadenza a meno che non sia configurata esternamente.

D: Posso disattivare la funzione di scadenza dopo averla abilitata?

Sì. Puoi tornare al pannello delle Impostazioni e disattivare il toggle in qualsiasi momento.

D: La scadenza è basata sul fuso orario del destinatario?

No. La scadenza del documento viene calcolata usando il fuso orario della location del mittente per mantenere la coerenza.