Creare una Prenotazione

Questo articolo spiega come creare manualmente una prenotazione in Rentals. Descrive ogni campo del modulo di creazione prenotazione, come aggiungere listing, clienti e pagamenti, e illustra tutti i casi speciali in cui le prenotazioni create dall'amministratore ignorano le normali regole di business o di listing.

INDICE DEI CONTENUTI

Panoramica sulla creazione di una prenotazione

Panoramica sulla creazione di una prenotazione

Il flusso Crea Prenotazione consente agli amministratori di creare manualmente prenotazioni per i clienti direttamente dalla vista Appuntamenti o dalla vista Calendari. Le prenotazioni create dall'amministratore offrono massima flessibilità — permettendo di prenotare al di fuori dei vincoli configurati per il business o per il listing.

Puoi quindi:

Creare prenotazioni al di fuori degli orari operativi.
Impostare qualsiasi orario di inizio e fine, anche se il selettore orario è disabilitato.
Creare prenotazioni per qualsiasi durata, indipendentemente dalle durate fisse definite sui listing.
Ignorare le durate minime e massime, il preavviso minimo di prenotazione e la finestra massima di anticipo.
Rispettare comunque i buffer pre e post quando si verifica la disponibilità.

Esempio: Se l'orario di noleggio predefinito di un listing è dalle 9:00 alle 23:00 e il selettore orario è disabilitato, puoi comunque creare una prenotazione dalle 7:00 all'1:00. Allo stesso modo, se le durate fisse sono 4 ore o 1 giorno, puoi comunque prenotarlo manualmente per 2 ore o 2 giorni.

Questo offre agli amministratori la flessibilità necessaria per gestire le eccezioni, mantenendo al contempo la sicurezza operativa.

Principali vantaggi

Velocità di pianificazione: Crea direttamente da Appuntamenti o Calendari per gestire le richieste rapidamente.
Flessibilità: Gli amministratori possono impostare orari personalizzati anche quando i listing usano durate fisse o selettori orario disabilitati.
Protezione dai conflitti: Buffer e inventario vengono sempre applicati per evitare il sovra-booking.
Prezzi e depositi accurati: Il Riepilogo Pagamenti riflette le regole di prezzo configurate e l'eventuale deposito cauzionale, così i totali sono chiari prima di salvare.
Supporto multi-listing: Aggiungi più listing — ciascuno con orari e quantità propri — in una singola prenotazione per semplificare ordini complessi.
Visibilità immediata per il team: Le prenotazioni salvate appaiono subito in Appuntamenti e Calendari per il coordinamento operativo.

Come creare una nuova prenotazione

Esistono due modi per creare una prenotazione:

Opzione 1 — Dalla vista Appuntamenti

Vai su Calendari → Vista Lista Appuntamenti.

Seleziona Rentals dal menu a tendina.

Schermata 2 — Creare una Prenotazione

Clicca su + Create Booking nell'angolo in alto a destra.

Schermata 3 — Creare una Prenotazione

Si aprirà la schermata New Booking.

Schermata 4 — Creare una Prenotazione

Opzione 2 — Dalla vista Calendari

Vai su Calendari → Vista Calendario.

Seleziona Rentals dal menu a tendina.

Schermata 6 — Creare una Prenotazione

Clicca su + New nell'angolo in alto a destra del calendario.

Schermata 7 — Creare una Prenotazione

Apparirà la schermata New Booking.

Schermata 8 — Creare una Prenotazione

Sezioni del modulo di creazione prenotazione

Il modulo di prenotazione comprende le seguenti sezioni:

Dettagli cliente
Listing
Nota interna
Riepilogo Pagamenti
Imposta stato prenotazione

Ciascuna sezione è descritta in dettaglio di seguito.

Suggerimento: Se devi rimuovere un listing dal calendario (ad esempio per manutenzione o uso interno), crea un evento di tipo Slot Bloccato. Gli slot bloccati riducono la disponibilità come una prenotazione, ma non sono collegati a una prenotazione o a un ordine cliente.

Per saperne di più: Slot Bloccati per i Listing di Noleggio

Dettagli cliente

Inserisci o seleziona il cliente che effettua la prenotazione.

Campi:

Select Contact – Cerca tra i contatti esistenti o creane uno nuovo.
- Se non esiste nessun record, clicca su Add New Contact per crearne uno immediatamente.
Phone & Email – Recuperati automaticamente dal contatto selezionato.

Suggerimento: Verifica sempre i dati di contatto per assicurarti che i promemoria e le conferme di pagamento raggiungano la persona giusta.

Schermata 9 — Creare una Prenotazione

Sezione Listing

Qui selezioni il o i listing da prenotare.

Passaggi per aggiungere un listing:

Scegli il Listing Name dal menu a tendina.
Seleziona una Variante (se applicabile).
Inserisci la Quantity – Il numero di unità da prenotare.
Definisci la Data/Ora di inizio e fine.
- Il selettore orario appare anche se il selettore orario del listing è disabilitato.
- Puoi scegliere orari personalizzati e durate che vanno oltre le durate fisse o gli orari di noleggio.
- Durante l'aggiornamento o l'aggiunta di nuovi listing alla prenotazione, l'inventario deve essere disponibile per la durata selezionata affinché sia selezionabile.
- La Duration viene calcolata automaticamente in base alla tua selezione, ma può essere modificata manualmente.
Il Listing Total si aggiorna automaticamente con le regole di prezzo e gli sconti applicabili.
Il Security Deposit si aggiorna automaticamente, se applicabile.

Importante: Le prenotazioni manuali ignorano le durate minime/massime, il preavviso di prenotazione e le finestre di prenotazione, ma rispettano i buffer in modo da non sovrapporre le prenotazioni esistenti.

Schermata 10 — Creare una Prenotazione

Aggiungere più listing:

Clicca nuovamente su + Add Listing per includere più articoli in una singola prenotazione.
Ciascun listing può avere orari di inizio/fine e quantità propri.
Il totale combinato si aggiorna nel Riepilogo Pagamenti finale.

Schermata 11 — Creare una Prenotazione

Note interne

Usa questa sezione per aggiungere note contestuali o registrare dettagli operativi.

Add Internal Note: Aggiungi istruzioni, richieste del cliente o promemoria interni.

Schermata 12 — Creare una Prenotazione

Riepilogo Pagamenti

Il riepilogo pagamenti consolida tutti i costi della prenotazione.

Campi visualizzati:

Rental Subtotal – Il valore combinato di tutti i listing.
Security Deposit – Deposito cauzionale totale applicabile alla prenotazione. Può essere una parte dell'importo totale da riscuotere anticipatamente, oppure un'indicazione di quanto potrà essere addebitato in caso di danni o violazione dei termini (se la modalità del deposito cauzionale è impostata su carta di credito registrata).
Total Amount – Importo finale da riscuotere, inclusi eventuali depositi cauzionali e altri costi applicabili.
Due Today – Importo residuo da riscuotere.

Nota: Se il deposito cauzionale è impostato su Card on File, il Total Amount nel riepilogo pagamenti esclude l'importo del deposito cauzionale; quest'ultimo potrà tuttavia essere riscosso in seguito e non viene considerato come importo dovuto finché non viene addebitato esplicitamente.

Imposta stato prenotazione

Prima di salvare, puoi scegliere lo stato iniziale della prenotazione:

Unconfirmed – La prenotazione è registrata ma non ancora confermata; utile per noleggi provvisori.
Booked – La prenotazione viene confermata immediatamente.

Questa flessibilità aiuta gli amministratori a gestire prenotazioni provvisorie o confermate manualmente.

Schermata 14 — Creare una Prenotazione

Salva e conferma

Quando tutti i campi sono compilati:

Verifica i dettagli del cliente e del listing.
Clicca su Confirm booking.
La prenotazione appare nella Vista Lista Appuntamenti.

Domande frequenti

D: Posso creare una prenotazione senza riscuotere il pagamento subito?

Sì. Salva senza pagamento, poi apri Edit Booking in seguito per riscuotere il saldo completo o il deposito.

D: Perché il deposito non appare nel Riepilogo Pagamenti?

Verifica le Global Settings per assicurarti che i depositi siano abilitati e che il deposito della variante non sia impostato a $0.

D: Cosa succede se l'orario si sovrappone a un buffer o l'inventario non è disponibile?

Vedrai un errore o il salvataggio sarà disabilitato. Modifica gli orari per rispettare i buffer oppure riduci la prenotazione all'inventario disponibile.

D: Come vengono calcolati e visualizzati i prezzi delle prenotazioni multi-listing?

Ogni listing diventa una riga separata con il proprio prezzo e stato di pagamento; la prenotazione potrebbe mostrare Parzialmente Pagato finché tutte le righe non sono saldate.