Knowledge Base - Supporto per Documenti e Rich-Text

Il supporto per documenti e rich-text ti permette di trasformare file esistenti e note scritte in contenuti ricercabili nella Knowledge Base per gli strumenti AI di HITLEAD. Carica file DOC, DOCX o PDF, oppure scrivi contenuti direttamente nell'editor rich-text. HITLEAD estrae il testo, rileva i titoli, struttura i contenuti in sezioni ricercabili e li indicizza così che le esperienze AI collegate possano recuperare risposte pertinenti.

INDICE DEI CONTENUTI

Cos'è il supporto per documenti nella Knowledge Base?
Vantaggi principali del supporto per documenti nella Knowledge Base
Tipi di file supportati e comportamento di acquisizione
Parsing e strutturazione automatica
Come caricare e usare i documenti nella Knowledge Base
Risoluzione dei problemi con documenti e rich-text
Domande frequenti
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Cos'è il supporto per documenti nella Knowledge Base?

Il supporto per documenti e rich-text aggiunge due modalità per popolare una Knowledge Base di HITLEAD: il caricamento di file e le voci rich-text. I file caricati ti permettono di riutilizzare documenti Word e PDF già esistenti, mentre le voci rich-text ti consentono di scrivere o modificare contenuti della Knowledge Base direttamente dentro HITLEAD.

Durante l'acquisizione, HITLEAD estrae il testo dai documenti supportati, rileva i titoli e organizza i contenuti in sezioni ricercabili. Questo aiuta gli strumenti AI collegati a trovare i passaggi pertinenti quando rispondono a domande di clienti o interne.

Vantaggi principali del supporto per documenti nella Knowledge Base

Conoscere i vantaggi ti aiuta a decidere quando caricare un file e quando scrivere nell'editor. Questi benefici riguardano velocità, precisione e manutenibilità, così i team possono pubblicare aggiornamenti con sicurezza.

Formati più ampi: Accetta i tipi di file standard del settore (DOC, DOCX, PDF) così puoi riutilizzare contenuti che già gestisci.
Risparmio di tempo: Acquisisci interi documenti in un solo passaggio invece di copiare e incollare le sezioni.
Modifica inline: Usa l'editor rich-text per aggiornamenti rapidi o per creare nuove voci senza uscire da HITLEAD.
Qualità delle risposte migliore: Il parsing automatico struttura i contenuti in blocchi ricercabili allineati a titoli e sezioni.
Compatibile con le fonti esistenti: Combina documenti e rich-text con URL e FAQ per rafforzare i dati di addestramento.

Tipi di file supportati e comportamento di acquisizione

Sapere quali contenuti vengono estratti e come vengono gestiti ti aiuta a preparare documenti che si acquisiscono correttamente e forniscono risposte di qualità.

Nota: Prima di caricare, rimuovi i contenuti sensibili e assicurati che i titoli riflettano accuratamente la struttura. Titoli chiari producono blocchi migliori e risposte migliori.

Tipi supportati: DOC, DOCX, PDF.
Acquisizione solo testo: Viene acquisito il testo. Le immagini incorporate vengono saltate per mantenere la knowledge base leggera e focalizzata sui contenuti ricercabili.
Riconoscimento dei titoli: La gerarchia dei titoli rilevata (ad esempio H1–H4) migliora la suddivisione in blocchi e la pertinenza del recupero.
Indicizzazione istantanea: I nuovi contenuti diventano disponibili immediatamente o entro circa un minuto, a seconda della dimensione del file e dell'indicizzazione.

Parsing e strutturazione automatica

Il parsing converte i documenti lunghi in blocchi gestibili allineati a sezioni e titoli, abilitando un recupero preciso e citazioni nelle risposte degli agenti.

Estrae il testo e rileva i titoli per formare una gerarchia logica.
Suddivide i file di grandi dimensioni in blocchi ottimizzati per una ricerca più veloce e pertinente.
Indicizza i contenuti al termine del processo così i bot possono usare le informazioni più aggiornate.
Preserva il contesto a livello di documento così le sezioni correlate rimangono connesse durante il recupero.

Come caricare e usare i documenti nella Knowledge Base

Una configurazione corretta garantisce che le voci dei documenti vengano acquisite correttamente e diventino ricercabili rapidamente per i tuoi agenti AI.

Vai su AI Agents dal tuo sub-account.
Clicca sulla scheda Knowledge Base.
Modifica una Knowledge Base esistente.
Oppure clicca su Create New e assegnale un nome e una descrizione.
Clicca su Add Source → File Upload.
Trascina e rilascia oppure sfoglia per selezionare i file DOC, DOCX o PDF.
Clicca su Upload Files.
Una volta completato il parsing, lo stato diventerà Processed.
Puoi usare l'icona freccia per aprire il file caricato in una nuova scheda o cliccare sull'icona cestino per eliminarlo.
Puoi anche aggiungere contenuto Rich-Text per scrivere o modificare contenuti direttamente nell'editor.
Clicca su Save per aggiungere il rich-text alla knowledge base.

Risoluzione dei problemi con documenti e rich-text

La maggior parte dei problemi con documenti e rich-text è causata da tipi di file non supportati, formattazione poco chiara, elaborazione incompleta, contenuti solo immagine o fonti duplicate. Controllare lo stato della fonte e testare il recupero di solito aiuta a identificare la causa.

Il caricamento del file fallisce

Verifica che il tipo di file sia DOC, DOCX o PDF.
Prova a caricare di nuovo il file.
Controlla se il file è corrotto o protetto da password.
Esporta il documento in un formato supportato e ricaricalo.

Il file caricato è bloccato in elaborazione

Attendi il completamento dell'elaborazione e dell'indicizzazione.
Aggiorna la scheda delle fonti della Knowledge Base.
Prova una versione più piccola o più pulita del file se l'elaborazione non si completa.
Ricarica il documento se necessario.

Il contenuto del documento è mancante

Verifica che il documento contenga testo selezionabile.
Controlla se il PDF è scansionato o contiene solo immagini.
Rivedi i titoli e la struttura del documento.
Ricarica una versione più pulita con testo ricercabile.

Le immagini all'interno del documento non sono disponibili

Questo è il comportamento atteso. Le immagini incorporate vengono saltate durante l'acquisizione.
Aggiungi le informazioni importanti basate su immagini come testo scritto nel documento o come voce rich-text.

Le modifiche rich-text non aggiornano i file caricati

Questo è il comportamento atteso. I file caricati e le voci rich-text vengono archiviati separatamente.
Aggiorna la voce rich-text direttamente, oppure carica un documento revisionato se il file sorgente è cambiato.

L'AI recupera la fonte sbagliata

Controlla la presenza di contenuti duplicati o in conflitto.
Rimuovi le fonti obsolete.
Aggiungi titoli più chiari e risposte dirette.
Usa il Retrieval Tester per confermare quale fonte viene restituita.

L'AI non riesce a trovare il contenuto atteso del documento

Verifica che lo stato della fonte sia Processed.
Controlla se il documento include i termini su cui gli utenti stanno facendo domande.
Aggiungi formulazioni o sinonimi comprensibili ai clienti.
Suddividi documenti grandi e poco chiari in file più piccoli e mirati.
Ritesta dopo aver aggiornato il contenuto.

Il documento caricato contiene informazioni obsolete

Elimina la fonte del file obsoleto.
Carica la versione revisionata.
Ritesta le domande importanti per confermare che venga recuperata la nuova fonte.

Domande frequenti

D: Quali tipi di file documento sono supportati?

Sono supportati i file DOC, DOCX e PDF.

D: Le immagini all'interno di documenti Word o PDF vengono importate?

No. Viene acquisito solo il testo. Le immagini incorporate vengono saltate in modo che la Knowledge Base rimanga focalizzata sui contenuti ricercabili.

D: Cosa devo fare se il mio PDF è scansionato o contiene solo immagini?

Converti il PDF in testo selezionabile prima di caricarlo, oppure aggiungi le informazioni importanti come voce rich-text.

D: Con quale velocità i nuovi caricamenti diventano disponibili per gli strumenti AI?

I contenuti sono di solito disponibili immediatamente o entro circa un minuto, a seconda della dimensione del file e dell'indicizzazione.

D: Posso caricare direttamente Google Docs?

Esporta il Google Doc come file DOCX o PDF, poi carica il file esportato.

D: Posso modificare un documento caricato all'interno di HITLEAD?

Le fonti di file caricati vengono gestite come file. Per modificare il contenuto del documento, aggiorna il file originale e carica la versione revisionata. Usa il rich-text quando vuoi scrivere e modificare contenuti direttamente in HITLEAD.

D: Le modifiche rich-text sovrascriveranno i file caricati?

No. Le fonti basate su file e le voci rich-text vengono archiviate separatamente.

D: I caricamenti di documenti sovrascriveranno le voci esistenti della Knowledge Base?

No. Ogni caricamento viene aggiunto come nuova fonte. Puoi mantenere insieme fonti basate su file, voci rich-text, URL, FAQ, tabelle e altre fonti supportate.

D: Il supporto per documenti sostituisce le fonti URL, FAQ o tabella?

No. Documenti e rich-text completano le altre fonti della Knowledge Base e possono essere utilizzati insieme a esse.

D: Come posso testare se il contenuto caricato è recuperabile?

Usa il Knowledge Base Retrieval Tester per fare domande in stile cliente e verificare quali fonti vengono restituite.

D: Perché viene recuperata la fonte sbagliata?

Contenuti duplicati, obsoleti o sovrapposti potrebbero competere con la fonte corretta. Rivedi le fonti recuperate, aggiorna i titoli, rimuovi i contenuti vecchi e ritesta.