Workflow Trigger - Email in Entrata
Cos'è il Workflow Trigger Email in Entrata?
Il Trigger Email in Entrata si attiva quando viene ricevuta un'email in entrata sulle tue caselle di posta. A differenza del Trigger "Customer Replied" (che si attiva quando un contatto risponde a un messaggio che hai inviato), il Trigger Email in Entrata è progettato per catturare tutte le email in entrata – incluse le email a freddo da nuovi mittenti non ancora presenti nel tuo CRM.
Questo trigger gestisce tre tipi di email in entrata:
- Email a freddo – Nuove email da mittenti sconosciuti (non presenti nei tuoi Contatti).
- Email da contatti noti – Nuove email da mittenti conosciuti (Contatti già presenti nel CRM).
- Risposte dei clienti – Risposte da mittenti conosciuti a un thread email esistente (opzionale, controllabile tramite un'impostazione).
Importante: Solo i domini email configurati con LC Email o domini dedicati Mailgun possono tracciare le email a freddo in entrata con questo trigger. La sincronizzazione bidirezionale (Gmail/Outlook), i domini condivisi e altre configurazioni SMTP non supportano la cattura di email a freddo in entrata e acquisiranno solo le email da Contatti già esistenti. I dettagli sul comportamento delle email sono riportati più avanti.
Vantaggi principali del Trigger Email in Entrata
Il Trigger Email in Entrata aiuta i team a trasformare l'attività email in entrata in azioni automatizzate. Invece di esaminare manualmente ogni casella di posta, i team possono instradare, assegnare, taggare, notificare e rispondere in base al mittente, al destinatario, all'oggetto, al corpo, agli allegati o alla fonte del Workflow.
- Cattura le email a freddo in entrata: Automatizza i Workflow per le prime email da mittenti sconosciuti quando usi un dominio dedicato supportato.
- Instrada automaticamente il traffico della casella di posta: Indirizza le email ricevute su
sales@,support@obilling@nel percorso di Workflow corretto. - Rispondi più velocemente alle richieste di supporto: Assegna o notifica i membri del team non appena arriva un'email relativa al supporto.
- Avvia Workflow di acquisizione documenti o Form: Avvia processi interni quando un'email in entrata include allegati.
- Controlla il comportamento delle risposte: Scegli se il trigger deve attivarsi per ogni risposta in un thread esistente o solo per nuove conversazioni email.
- Usa i dati dell'email in entrata nelle azioni: Fai riferimento all'oggetto, al corpo, al mittente, ai destinatari in CC e all'ID messaggio nelle azioni del Workflow.
Prerequisiti: configurazioni email supportate
Prima di configurare questo trigger, assicurati che il tuo sub-account abbia una configurazione email supportata. Il Trigger Email in Entrata funziona al meglio per le location configurate con:
- Dominio dedicato LC Email
- Dominio dedicato Mailgun
Se il tuo sub-account non ha un dominio dedicato supportato configurato, non potrà catturare tutti i tipi di email in entrata. Verrà mostrato un banner nell'interfaccia del trigger in base alla tua configurazione.
Punti chiave sui domini dedicati e le email in entrata:
- Qualsiasi email inviata al tuo dominio dedicato verrà catturata, indipendentemente dal nome prima del simbolo @. Ad esempio, se il tuo dominio è acme.com, le email inviate a sales@acme.com, support@acme.com o random@acme.com verranno tutte catturate.
- Ogni sub-account dovrebbe avere un sottodominio email dedicato univoco. Se lo stesso dominio è configurato su più sub-account, le email in entrata potrebbero essere instradate in modo imprevedibile.
- Se è configurata una configurazione email non dedicata (es. solo Gmail / Outlook), l'utente verrà reindirizzato alla configurazione email o riceverà indicazioni chiare che il trigger non acquisirà le email a freddo in entrata in modo affidabile.
Comportamento delle email nelle diverse configurazioni
La tabella seguente riepiloga il comportamento delle email in entrata nelle diverse configurazioni email. Ti aiuterà a capire quali configurazioni supportano il Trigger Email in Entrata.
| Tipo di configurazione email | Email a freddo in entrata acquisita | Email in entrata da Contatto esistente acquisita |
|---|---|---|
| LC Email – Dominio condiviso | No | Sì, per le risposte alle email inviate da HITLEAD |
| Dominio dedicato – Mailgun o LC Email | Sì | Sì |
| Sincronizzazione bidirezionale – Gmail / Outlook | No | Sì |
| Altro SMTP – SendGrid, SMTP personalizzato, ecc. | No | Sì |
Come configurare il Trigger Email in Entrata nei Workflow
Una configurazione pulita del trigger evita attivazioni errate e mantiene l'automazione prevedibile. Segui questi passaggi per aggiungere e configurare il Trigger Email in Entrata.
- Accedi al tuo sub-account.
- Vai su Automations > Workflows.
- Crea un nuovo Workflow o aprine uno esistente.
- Clicca sul pulsante + Add New Trigger -> Seleziona Inbound Email dall'elenco dei trigger.
- Inserisci un nome chiaro nel campo Trigger Name in modo da identificarlo facilmente in seguito (es. "Nuovo Lead dalla Casella Sales").
- Clicca su + Add Filters per definire quando il Workflow deve attivarsi (vedi la sezione Filtri del Trigger di seguito per tutte le opzioni disponibili).
- Configura le caselle di spunta in Trigger Settings (Track replies in existing threads, Automatically create a contact). Vedi la sezione Impostazioni del Trigger di seguito.
- Clicca su Save Trigger.
- Aggiungi le azioni del Workflow pertinenti (es. Send Email, Create Contact, Add Tag, Assign to User), quindi pubblica il Workflow.
Filtri del Trigger
I filtri ti permettono di controllare esattamente quali email in entrata devono attivare il Workflow. Puoi combinare più filtri per creare condizioni precise. Dove supportato, è possibile aggiungere più voci separandole con una virgola.
| Nome filtro | Operatori | Esempio/i | Note / Comportamento |
|---|---|---|---|
| Email Sent To / Mailbox | Equals, Is any of, Contains, Does not contain | sales@acme.com (equals) / @acme.com (contains) | Equals: si attiva solo se l'email specificata è presente nel campo To / Mailbox. Is any of: si attiva se QUALSIASI indirizzo nell'intestazione To corrisponde (supporta valori separati da virgola). Contains / Does Not Contain: corrispondenza per sottostringa su ogni indirizzo. |
| From | Equals, Contains, Does not contain | john@lead.com / @lead.com | Sempre un singolo valore. Corrisponde all'indirizzo email estratto, non al nome visualizzato. Non distingue maiuscole/minuscole. |
| CC | Equals, Is any of, Contains, Does not contain | manager@acme.com / @acme.com | Equals: si attiva solo se l'email specificata è presente nel campo CC. Is any of: si attiva se QUALSIASI indirizzo nell'intestazione To corrisponde (supporta valori separati da virgola). Contains / Does Not Contain: corrispondenza per sottostringa su ogni indirizzo. |
| Subject | Equals, Contains, Does not contain | Contains: refund / Equals: Request for Quote | Corrispondenza non sensibile alle maiuscole. Gli spazi vengono rimossi prima del confronto. |
| Body (plain text) | Contains, Does not contain | Contains: Order ID: | La corrispondenza viene eseguita sul corpo in testo normale per impostazione predefinita. |
| Has Attachments | Is true / Is false | TRUE | Quando impostato su true, abilita azioni a valle specifiche per gli allegati. |
| Replied to Workflow | Is, Is not | Seleziona un Workflow specifico | Filtra in base al fatto che il messaggio sia stato inviato da un Workflow specifico. Utile per isolare le risposte a una particolare automazione. Non distingue maiuscole/minuscole. Gli spazi vengono rimossi prima del confronto. |
| Contact Tag | Has tag, Does not have tag | 16_aug_2022 | Filtra i Contatti per Tag. Has tag: si attiva solo se il contatto ha il Tag selezionato. Does not have tag: si attiva solo se il contatto non ha il Tag selezionato. Utile per segmentare le automazioni per pubblico. |
Impostazioni avanzate
Il Trigger Email in Entrata include una sezione Advanced Settings (comprimibile) che ti offre un maggiore controllo sul suo comportamento. Clicca sulla freccia Advanced Settings per espandere la sezione.
Trigger Only for New Email Conversations
Tipo: Toggle | Predefinito: Off
- Quando è OFF (predefinito), il trigger si attiva per tutte le email in entrata, incluse le risposte all'interno di thread email esistenti.
- Quando è ON, il trigger si attiva solo quando inizia una nuova conversazione email in entrata (cioè un primo messaggio, non una risposta a un thread esistente).
Questa impostazione è utile se vuoi evitare che il trigger si attivi ripetutamente per ogni risposta in una conversazione in corso. Abilita questo toggle se il tuo Workflow deve catturare solo la prima email in entrata in un thread (es. acquisizione nuovi lead, scenari di risposta automatica al primo contatto).
Campi Custom Value Picker
Il Trigger Email in Entrata rende disponibili i seguenti valori personalizzati per l'uso nelle azioni del Workflow e nelle condizioni If/Else. Puoi usarli per personalizzare le email di follow-up, instradare le Conversazioni, analizzare il contenuto delle email e altro ancora.
| Valore personalizzato | Descrizione |
|---|---|
| {{inboundEmail.messageId}} | ID univoco del messaggio dell'email in entrata |
| {{inboundEmail.subject}} | Oggetto dell'email in entrata |
| {{inboundEmail.bodyPlain}} | Corpo in testo normale dell'email |
| {{inboundEmail.bodyFullPlain}} | Corpo completo in testo normale incluso l'intero thread di risposta |
| {{inboundEmail.fromEmail}} | Indirizzo email del mittente |
| {{inboundEmail.fromName}} | Nome visualizzato del mittente |
| {{inboundEmail.cc}} | Destinatari in CC dell'email in entrata |
Casi d'uso del Trigger Email in Entrata
Usa questi esempi come modelli per costruire automazioni che corrispondano a scenari reali di email in entrata.
Acquisizione lead da email a freddo in entrata
- Trigger: Inbound Email
- Filtri: To / Mailbox = sales@tuodominio.com
- Azioni: Crea contatto (automatico), assegna alla fase della Pipeline "Nuovo Lead", invia email di conferma ricezione, avvia sequenza di nurturing.
Instradamento del team per casella di posta
- Trigger: Inbound Email
- Filtri: To / Mailbox contains @tuodominio.com
- Azioni: Usa un'azione If/Else per verificare il valore To / Mailbox. Instrada le email sales@ alla coda SDR, le email support@ al Workflow dei ticket e le email billing@ al team finanziario.
Risposta automatica al primo contatto con AI
- Trigger: Inbound Email
- Impostazioni: Track replies in existing threads = Off (si attiva solo per i nuovi thread)
- Azioni: Usa l'azione AI Prompt (ChatGPT) per generare una risposta personalizzata basata sul corpo dell'email, quindi inviala come risposta automatica.
Automazioni basate sull'oggetto
- Trigger: Inbound Email
- Filtri: Subject contains "refund"
- Azioni: Escalation a un manager, creazione di un ticket di supporto, applicazione del Tag "Refund Request".
Ops & Compliance: Workflow basati sugli allegati
- Trigger: Inbound Email
- Filtri: Has Attachments = True
- Azioni: Notifica il team ops, Tag al contatto, sposta l'Opportunità alla fase successiva della Pipeline (es. "Documenti firmati ricevuti").
Domande frequenti
D: In cosa si differenzia il Trigger Email in Entrata da Customer Replied?
Il Trigger Customer Replied si attiva quando un contatto risponde a un messaggio che hai già inviato. Il Trigger Email in Entrata si attiva per qualsiasi email in entrata – incluse le email a freddo da mittenti sconosciuti. Se hai bisogno di catturare le email del primo contatto o le email da persone non ancora nel tuo CRM, usa il Trigger Email in Entrata.
D: Quali configurazioni email supportano questo trigger?
Solo i domini dedicati LC Email e Mailgun supportano la cattura completa delle email in entrata. La sincronizzazione bidirezionale (Gmail/Outlook) e altri provider SMTP funzioneranno solo per le email da Contatti già presenti nel CRM.
D: I miei Workflow Customer Replied esistenti si interromperanno?
No. Il Trigger Customer Replied continua a funzionare esattamente come prima. Il Trigger Email in Entrata è un trigger separato e nuovo. Le tue configurazioni esistenti non sono interessate.
D: Le email possono attivare sia il Trigger Email in Entrata che il Trigger Customer Replied?
È possibile che un'email corrisponda a entrambi i trigger se entrambi sono configurati in Workflow separati. Per evitare scenari in conflitto, rivedi i filtri del trigger e usa l'impostazione "Track replies in existing threads" per controllare la sovrapposizione.
D: Cosa succede se lo stesso dominio è configurato in più sub-account?
Se lo stesso dominio dedicato viene usato in più sub-account, le email in entrata potrebbero essere instradate in modo imprevedibile. Ogni sub-account dovrebbe avere un sottodominio email dedicato univoco per garantire un instradamento affidabile.
D: Posso impedire al trigger di attivarsi per ogni risposta in un thread?
Sì. Disabilita l'impostazione "Track replies in existing threads". Quando disabilitata, il trigger si attiva solo per le nuove email in entrata / nuovi thread.
D: Posso filtrare le email in base a più criteri?
Sì. Puoi combinare più filtri (es. To / Mailbox + Subject + Has Attachments) per creare condizioni precise per l'attivazione del Workflow.
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