Dove e come configurare la funzione Missed Call Text Back
Vuoi evitare di perdere chiamate importanti e opportunità di business? HITLEAD offre una comoda funzione di Missed Call Text Back per aiutarti a restare sempre sul pezzo. Questa funzione si attiva rapidamente e ti permette di inviare automaticamente un SMS alle chiamate perse, così non perdi mai l'occasione di connetterti con i tuoi prospect o clienti quando hanno bisogno di te.
In questo articolo ti guidiamo attraverso tutto ciò che devi sapere per configurare e utilizzare la funzione Missed Call Text Back di HITLEAD, così puoi ottimizzare la tua comunicazione e concentrarti sulla crescita del tuo business. Iniziamo!
Importante: La funzione Missed Call Text Back invierà una notifica SMS per ogni chiamata persa, anche se il chiamante riprova più volte in un breve lasso di tempo.
Per evitare di ricevere più notifiche SMS per le chiamate perse, si consiglia di creare e personalizzare la ricetta esistente nei Workflow e adattarla in base alle proprie preferenze (prova ad aggiungere un'attesa di 20+/- minuti, oppure filtra usando Tag come "1a chiamata", "2a chiamata", ecc.).
INDICE
Cos'è il Missed Call Text Back?
Il Missed Call Text Back è una funzione che invia automaticamente un SMS a un chiamante quando la sua chiamata in entrata viene persa. Aiuta la tua attività a riconoscere immediatamente la chiamata persa, a gestire le aspettative e a incoraggiare il chiamante a continuare la conversazione via SMS mentre il tuo team non è disponibile.
Questa funzione è particolarmente utile per le attività che ricevono chiamate fuori orario, gestiscono un alto volume di chiamate in entrata, o vogliono una risposta iniziale più rapida senza dipendere da un processo manuale di richiamata.
Vantaggi principali del Missed Call Text Back
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Follow-up più rapido: Invia automaticamente un SMS ai chiamanti persi subito, così sanno che la loro chiamata è stata notata.
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Migliore esperienza cliente: Una risposta rapida rassicura i chiamanti e offre loro un altro modo per continuare la conversazione.
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Maggiore personalizzazione: Usa i campi dinamici per includere dettagli come il nome del contatto o il nome dell'attività nel messaggio.
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Configurazione semplice: Attiva la funzione, personalizza il messaggio, invia un test e salva le modifiche.
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Migliore risposta ai lead: Mantieni i potenziali lead coinvolti quando il tuo team non è disponibile a rispondere.
Come configurare la funzione Missed Call Text Back
Passo 1: Apri le Impostazioni
Nel tuo sub-account, clicca su Settings nell'angolo in basso a sinistra.
Passo 2: Naviga verso Missed Call Text Back
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Nel menu laterale sinistro, clicca su Phone System.
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Nella navigazione in alto, clicca su Voice.
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Sotto Voice, apri Voicemail & Missed Call Text Back.
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Nel pannello laterale, clicca su Missed Call Text Back.
Passo 3: Attiva la funzione
Seleziona la casella per Enable Missed Call Text Back per attivare la funzione. Poi clicca su Customize per personalizzare il messaggio che viene inviato quando qualcuno ti chiama e non riesci a rispondere.
Passo 4: Personalizza il messaggio
Dopo aver cliccato sul pulsante Customize, si apre un pop-up in cui puoi comporre il tuo messaggio di risposta automatica. Nel campo Enter message, digita il contenuto che vuoi inviare quando una chiamata viene persa.
Puoi anche usare l'icona del tag valore personalizzato per inserire segnaposto dinamici come il nome del contatto. Tieni presente che questi funzionano solo se il sistema riconosce già il contatto da un'interazione precedente.
Passo 5: Invia un messaggio di test
Sotto l'editor del messaggio, troverai un campo in cui puoi inviare un messaggio di test. Seleziona il numero che vuoi usare per visualizzare in anteprima come apparirà il messaggio quando inviato ai clienti.
Dopo aver verificato, clicca sul pulsante Save per finalizzare le impostazioni e attivare la configurazione aggiornata del Missed Call Text Back.
Impostazioni segreteria
Le impostazioni della segreteria definiscono cosa succede quando una chiamata in entrata non riceve risposta. Queste opzioni ti permettono di controllare per quanto tempo squilla il telefono prima che si attivi il Missed Call Text Back e, facoltativamente, di sostituire il messaggio di segreteria predefinito con una registrazione personalizzata.
Regola il timeout delle chiamate in entrata
Questa opzione ti permette di impostare per quanto tempo il telefono deve squillare prima che si attivi il Missed Call Text Back. Usa il cursore per scegliere la durata del timeout (da 10 a 20 secondi è in genere consigliato).
Carica un file audio per la segreteria (Facoltativo)
Puoi anche aggiungere un messaggio di segreteria personalizzato. Carica un file pre-registrato in formato mp3, wav o simili. Questo verrà riprodotto al posto del messaggio generico del gestore telefonico.
Domande frequenti
D: I messaggi Missed Call Text Back contano verso i limiti di messaggistica?
Sì. Questi SMS contano verso i limiti di utilizzo della messaggistica telefonica.
D: Quale numero viene usato per inviare il messaggio Missed Call Text Back?
Il messaggio Missed Call Text Back usa il tuo numero predefinito.
D: Posso usare WhatsApp invece degli SMS per il follow-up delle chiamate perse?
Non con la funzione Missed Call Text Back basata su SMS. Se vuoi contattare i chiamanti persi tramite WhatsApp, usa la funzione separata Missed Call WhatsApp Back disponibile in HITLEAD.
D: Il Missed Call Text Back funziona per le chiamate fuori orario?
Sì. Questa funzione è utile per le chiamate perse fuori orario perché riconosce automaticamente il chiamante e gli offre un modo per continuare la conversazione via SMS anche quando il tuo team non è disponibile.
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