Collega i Workflow di HITLEAD con VAPI (Voice AI Platform Integration) per automatizzare assistenti vocali AI, chiamate, chat e gestione file — senza strumenti di terze parti. Questa guida spiega cos'è l'integrazione, i principali vantaggi, i passi di configurazione, i Trigger e le azioni disponibili, i casi d'uso reali e le best practice.

INDICE DEI CONTENUTI

Cos'è VAPI nei Workflow?

VAPI consente ai Workflow di HITLEAD di avviare e gestire interazioni vocali e chat basate sull'AI.

Esistono due direzioni di automazione:

VAPI → HITLEAD (Trigger)

Avvia un Workflow di HITLEAD quando si verifica un evento in VAPI (ad es., viene creata una nuova chiamata).

HITLEAD → VAPI (Azioni)

Attiva chiamate AI, chat o upload di file in VAPI quando si verificano eventi nel CRM (ad es., un nuovo lead compila un Form).

Questo permette ad agenzie e aziende di automatizzare la qualifica dei lead, i promemoria per gli appuntamenti, l'assistenza all'onboarding e le campagne outbound tramite automazione vocale AI.

Principali vantaggi

  • Qualifica immediata dei lead con AI – Chiama automaticamente i lead dopo la compilazione di un Form.
  • Sincronizzazione CRM + AI – Aggiorna le Opportunità in base ai risultati AI.
  • Conferma automatica degli appuntamenti – Riduci i no-show con chiamate di promemoria.
  • Assistenti basati sulla conoscenza – Carica documenti per migliorare le risposte AI.
  • Riduzione del lavoro manuale – Elimina la necessità di webhook esterni o Zapier.

Prerequisiti e permessi

Prima di usare VAPI nei Workflow:

  • Accesso a Automation → Workflows
  • Un account VAPI collegato e attivo
  • Funzionalità Workflow Premium abilitate

Collegare il tuo account VAPI

Connessione dal Workflow Builder

  1. Vai su Automation → Workflows
  2. Aggiungi un qualsiasi Trigger o azione VAPI
  3. Clicca su Connect Now
  4. Autorizza il tuo account VAPI

Connessione dalla pagina Integrazioni

  1. Vai su Settings → Integrations
  2. Seleziona VAPI
  3. Clicca su Connect
  4. Completa l'autenticazione

Una volta connesso, i passi VAPI si caricano automaticamente nel Workflow Builder.

Come trovare la tua API Key di VAPI

  1. Vai su dashboard.vapi.ai e accedi al tuo account.
  2. Apri il menu Account.
  3. Clicca su "API Keys".
  4. Genera una nuova chiave (se necessario) e copia la tua Private API Key.

Trigger disponibili (VAPI → HITLEAD)

TriggerDescrizione
New AssistantSi attiva quando viene creato un nuovo assistente AI in VAPI
New CallSi attiva quando viene avviata una nuova chiamata in VAPI
New FileSi attiva quando viene caricato un file di conoscenza in VAPI

Usa i filtri per limitare le iscrizioni al Workflow se necessario. Questi Trigger funzionano tramite polling ogni 5 minuti.

Azioni disponibili (HITLEAD → VAPI)

AzioneDescrizione
Create a CallAvvia una chiamata vocale basata sull'AI
Create ChatAvvia una nuova sessione di chat AI
Upload FileCarica un file di conoscenza per potenziare gli assistenti AI
Delete Call DataRimuove i dati di chiamata salvati
Delete Chat DataRimuove i dati della sessione di chat
Delete FileRimuove un file di conoscenza
Update Call NameModifica i metadati della chiamata
Find CallRecupera i dettagli di una chiamata tramite ID

Upload File – Tipi di file supportati

È possibile caricare un solo file per ogni passo Upload File.

Se sono necessari più file, aggiungi più passi Upload File in sequenza.

Formati di file supportati

  • Markdown (.md)
  • PDF (.pdf)
  • File di testo (.txt, .log)
  • CSV / TSV (.csv, .tsv)
  • HTML / CSS / JS / TS (.html, .css, .js, .ts)
  • XML (.xml)
  • JSON (.json)
  • YAML (.yaml, .yml)
  • Microsoft Word (.doc, .docx)

Questi file vengono tipicamente usati come fonti di conoscenza per gli assistenti AI.

Concorrenza delle chiamate e limiti di frequenza

Concorrenza predefinita

Ogni account VAPI include 10 slot di chiamate concorrenti per impostazione predefinita.

Ciò significa:

  • Solo 10 chiamate possono essere attive contemporaneamente.
  • Le chiamate aggiuntive vengono automaticamente messe in coda e riprovate non appena si libera uno slot.

Ad esempio:

Se vengono attivate 25 chiamate contemporaneamente:

  • 10 chiamate partono immediatamente.
  • 15 chiamate attendono in coda finché non si libera uno slot.

Aumentare la concorrenza

Puoi aumentare la concorrenza tramite:

VAPI Dashboard → Settings → Billing → Reserved Concurrency

Potrebbe essere applicata una fatturazione aggiuntiva in base al tuo abbonamento.

Limiti di frequenza API

Oltre ai limiti di concorrenza, potrebbero applicarsi limiti di frequenza API in base al tuo piano di abbonamento VAPI.

Best practice per campagne ad alto volume:

  • Evita di attivare centinaia di chiamate contemporaneamente.
  • Usa passi Wait nei Workflow.
  • Distribuisci nel tempo le automazioni outbound.
  • Monitora i log di esecuzione per eventuali errori API.

Numeri di telefono supportati

Attualmente sono supportati solo i numeri di telefono acquistati direttamente all'interno di VAPI.

Non sono supportati:

  • Numeri Twilio personalizzati (in arrivo)
  • Numeri di telefono HITLEAD (in arrivo)
  • Numeri esterni importati (in arrivo)

Se tenti di avviare una chiamata con un numero non supportato, la chiamata avrà esito negativo.

Come configurare VAPI in un Workflow

  1. Vai su Automation → Workflows
  2. Crea o apri un Workflow esistente
  3. Scegli un Trigger (ad es., Form compilato, Appuntamento creato, Fase Pipeline cambiata)
  4. Aggiungi un'azione VAPI (ad es., Create a Call)
  5. Mappa i campi dinamici usando i valori di merge, come:
    • {{contact.first_name}}
    • {{contact.phone}}
    • {{opportunity.name}}
    • {{custom_values}}
  6. Aggiungi condizioni o passi Wait se necessario
  7. Testa in modalità bozza
  8. Clicca su Publish

Casi d'uso comuni

1. Qualifica immediata dei lead con AI

Trigger: Form compilato → Azione: Create a Call

Se il risultato AI = Qualificato → Sposta alla fase Sales

Se Non qualificato → Aggiungi alla Campaign di nurturing

2. Promemoria appuntamento con AI

Trigger: Appuntamento creato → Wait (prima dell'appuntamento) → Create a Call

Se nessuna risposta → Invia promemoria SMS

3. Assistente onboarding AI

Trigger: Trattativa chiusa vinta → Upload File (PDF onboarding) → Create Chat → Notifica interna

4. Pulizia automatica dei dati

Trigger: Trattativa chiusa persa → Find Call → Delete Call Data → Delete Chat Data

Dove visualizzare i dettagli delle chiamate

HITLEAD conferma l'avvio della chiamata.

Per informazioni dettagliate a livello di chiamata, vai alla VAPI Dashboard.

La VAPI Dashboard include:

  • Trascrizione della chiamata
  • Durata della chiamata
  • Latenza della chiamata
  • Log delle interazioni AI
  • Registrazione (se abilitata)
  • Esito e stato della chiamata
  • Comportamento e analisi dell'assistente

Tutti i dati dettagliati delle chiamate sono archiviati all'interno di VAPI.

Domande frequenti

D. Qual è il limite di concorrenza predefinito?

R. 10 chiamate concorrenti per account VAPI.

D. Posso aumentare la concorrenza?

R. Sì, tramite Reserved Concurrency nelle impostazioni di fatturazione VAPI o il piano enterprise di VAPI. Deve essere configurato nella VAPI Dashboard.

D. Posso caricare più file?

R. Solo un file per passo Upload File. Aggiungi più passi se necessario.

D. Quali tipi di file sono supportati?

R. .md, .pdf, .txt, .log, .csv, .tsv, .html, .css, .js, .ts, .xml, .json, .yaml, .yml, .doc, .docx

D. Posso usare i miei numeri di telefono?

R. No. Sono supportati solo i numeri di telefono acquistati direttamente all'interno di VAPI.

D. Questi sono passi Workflow Premium?

R. Sì. Le azioni e i Trigger VAPI seguono la fatturazione Workflow Premium. Verranno addebitati alla tariffa predefinita per azioni e Trigger premium.

D. Quali sono le cause di errore più comuni?

R.

  • Limite di concorrenza raggiunto
  • Numero di telefono non supportato
  • Integrazione disconnessa
  • Configurazione assistente mancante
  • Formato del numero di telefono non valido
  • Limite di frequenza API superato