L'azione Workflow AI Agent ti aiuta ad automatizzare attività multi-step nei Workflow di HITLEAD usando istruzioni in linguaggio naturale e gli strumenti selezionati. Invece di costruire ogni azione manualmente, puoi configurare una singola azione AI Agent che decide cosa fare, quali strumenti usare e quali input fornire durante l'esecuzione. Questo articolo spiega come funziona l'azione, come configurarla e come rivedere il suo output.

Nota: Questa è un'azione premium. L'utilizzo di questa azione comporta costi aggiuntivi per ogni esecuzione.

INDICE

Cos'è l'Azione AI Agent nei Workflow?

AI Agent è un'azione Workflow AI che pianifica ed esegue attività in modo autonomo in base alle tue istruzioni e agli strumenti che metti a sua disposizione. È utile quando un Workflow richiede una presa di decisioni flessibile, un utilizzo dinamico degli strumenti, o più azioni completate in sequenza senza costruire manualmente ogni passaggio.

Ad esempio, invece di creare azioni Workflow separate per trovare un contatto, generare un link di prenotazione, formattare una data e inviare messaggi di follow-up, puoi configurare una singola azione AI Agent per gestire l'intero processo.

Vantaggi principali dell'Azione Workflow AI Agent

  • Esecuzione autonoma: l'agente decide quali strumenti usare, in quale ordine e con quali input, in base alle tue istruzioni.

  • Costruzione Workflow più rapida: una singola azione AI Agent può sostituire più passaggi Workflow configurati manualmente per i casi d'uso supportati.

  • Configurazione flessibile: puoi costruire da zero o partire da un Template e personalizzare la configurazione.

  • Supporto per i passaggi successivi del Workflow: l'agente può restituire output testuale o JSON per i passaggi successivi del Workflow.

  • Visibilità integrata: i Log di Esecuzione ti permettono di esaminare i passaggi di ragionamento dell'agente, l'utilizzo degli strumenti e il consumo di token.

Dettagli dell'Azione AI Agent

Queste impostazioni controllano il comportamento dell'AI Agent e ti forniscono gli input principali necessari per configurare correttamente l'azione.

  • Action Name: aggiungi un nome personalizzato per l'azione. Il nome predefinito è AI Agent, ma rinominarlo in base al caso d'uso rende il Workflow più facile da gestire.

  • Template: scegli un Template preconfigurato per precompilare i campi Instructions e Tools, oppure seleziona Build Your Own per partire da zero. Alcuni Template richiedono un Trigger specifico del Workflow.

  • Instructions: definisci cosa deve fare l'agente, come deve prendere decisioni e quali regole deve seguire. Questa è la parte più importante della configurazione.

  • Enhance Prompt: migliora le istruzioni scritte in modo approssimativo ristrutturandole in un prompt più dettagliato e organizzato. Puoi annullare il miglioramento se necessario.

  • Model: seleziona il modello AI che alimenta l'agente.

  • Tools: scegli le azioni che l'agente è autorizzato a eseguire.

  • Conversation Memory: usa un riepilogo progressivo delle esecuzioni precedenti per lo stesso Contatto su questo passaggio, così l'agente ha contesto.

  • Output format: scegli come l'agente formatta la sua risposta.

Schermata 1 — Azione Workflow - AI Agent

Template

I Template ti aiutano a partire più rapidamente precompilando le istruzioni e gli strumenti comuni per specifici scenari di Workflow. Sono utili quando vuoi un punto di partenza che corrisponda a un caso d'uso noto, da personalizzare poi per la tua attività.

I Template sono configurazioni agente precostituite che popolano i campi Instructions e Tools. Se un Template richiede un Trigger specifico e quel Trigger non è già presente, il Template risulta non disponibile finché non viene aggiunto il Trigger richiesto.

Template disponibili:

  • Build Your Own: parti da zero con un agente vuoto e pieno controllo su istruzioni e strumenti

  • Form Lead Follow Up: ringrazia i nuovi lead da Form, assegna la proprietà, crea un'Opportunità e invia un SMS e un'email personalizzati con un link di prenotazione come primo touchpoint

  • No Show Appointment Recovery: invia simultaneamente un SMS e un'email personalizzati con un nuovo link di riprenotazione come primo touchpoint per chi non si è presentato, senza sensi di colpa né riferimenti all'appuntamento mancato

  • Facebook Lead Nurturing: coinvolgi i lead Facebook inbound entro pochi minuti assegnando la proprietà, arricchendo il contatto, creando un'Opportunità e inviando un outreach via SMS con link di prenotazione

  • Stale Deal Nudge Agent: valuta il valore e la fase del deal, poi stimola le Opportunità di alto valore con email + SMS + notifica al proprietario + task, oppure i deal standard con un SMS più leggero e una notifica

  • Lead Research & Enrichment: ricerca i nuovi Contatti e le loro aziende tramite ricerca internet, arricchisce i campi CRM con i risultati, punteggia il lead e crea un'Opportunità se soddisfano i criteri ICP

  • New Appointment: Enrich & Confirm: arricchisce il contatto dai dati CRM, invia un SMS e un'email di conferma cordiali, genera un brief di ricerca pre-meeting per il commerciale, gestisce la creazione dell'Opportunità e segnala eventuali discrepanze nell'assegnazione del commerciale

  • Quiz Lead Scoring & Routing: legge il punteggio del quiz, segmenta il lead come hot, warm o cold, aggiorna il profilo e invia una notifica interna al team — nessun messaggio al contatto

  • Call Transcript Summary & Action Items: riassume la chiamata, estrae i punti d'azione, registra tutto come nota sul contatto, crea task per il commerciale e invia una notifica di riepilogo

  • Task Creation from Won Deals: crea task di fulfillment o onboarding in ClickUp o Asana quando le Opportunità vengono segnate come vinte, notifica il team e aggiorna l'Opportunità con un flag di onboarding

  • Instagram / Facebook Comment-to-DM: invia DM personalizzati basati sul contesto del commento per guidare i Contatti verso una prenotazione, un acquisto o il passo successivo

  • Lead Pipeline Tracker: traccia i lead attraverso le fasi della Pipeline con check-in periodici, usando la Conversation Memory per ricordare i precedenti contatti ed evitare messaggi ripetuti

Schermata 2 — Azione Workflow - AI Agent

Scrivere le istruzioni

Istruzioni chiare aiutano l'agente a prendere decisioni migliori, usare correttamente gli strumenti e produrre risultati più affidabili. Più la tua guida è chiara, più è facile per l'agente eseguire il compito come previsto.

Il campo Instructions definisce cosa fa l'agente, come ragiona e come usa gli strumenti che fornisci. Puoi mantenere le istruzioni semplici o renderle più dettagliate a seconda della complessità del compito.

Le buone istruzioni includono di solito:

  • Una dichiarazione del ruolo
  • Il contesto sui dati del Trigger disponibili
  • Un Workflow passo dopo passo
  • Logica decisionale con regole if/then
  • Linee guida per la messaggistica
  • Regole o vincoli su cosa l'agente deve evitare di fare

Se non sei sicuro di come strutturare il prompt, inserisci le tue istruzioni in linguaggio naturale e usa Enhance Prompt per riorganizzarle.

L'editor supporta anche la formattazione RTF, inclusi titoli, testo in grassetto, elenchi puntati, elenchi numerati, blocchi di codice e citazioni.

Schermata 3 — Azione Workflow - AI Agent

Configurare gli strumenti

Gli strumenti determinano cosa è autorizzato a fare l'agente durante l'esecuzione. Fornire all'agente gli strumenti giusti e decidere quali campi può controllare aiuta a bilanciare flessibilità e prevedibilità.

Clicca su + Add Tool per aprire il selettore degli strumenti. Gli strumenti sono organizzati per categoria e puoi anche cercarli per nome. Ogni strumento selezionato appare nel pannello di configurazione e può essere configurato individualmente.

Nella configurazione di uno strumento, puoi scegliere come vengono popolati i valori dei campi:

  • Let AI decide all field values: ON: l'agente genera i valori per tutti i campi al momento dell'esecuzione in base alle tue istruzioni e ai dati del Workflow.

  • Let AI decide all field values: OFF: puoi impostare manualmente alcuni valori mentre lasci che l'agente compili i campi rimanenti vuoti.

Ogni campo include anche il proprio toggle, così puoi passare i singoli campi tra valori generati dall'AI e valori configurati manualmente.

Schermata 4 — Azione Workflow - AI Agent Search Knowledge Base (Strumento)

Search Knowledge Base permette all'AI Agent di recuperare informazioni aziendali rilevanti dalle tue Knowledge Base native durante l'esecuzione. Questo evita di incollare lunghi elenchi di FAQ e dettagli aziendali nelle tue istruzioni.

Casi d'uso comuni:

  1. Dettagli servizi, prezzi e offerte
  2. Regole di prenotazione, menu dei servizi e disponibilità
  3. FAQ e informazioni sulle policy

Come configurarlo

  1. Nell'azione AI Agent, clicca su Add Tool.

  2. Seleziona Search Knowledge Base.

Schermata 5 — Azione Workflow - AI Agent

  1. Scegli quale/i Knowledge Base l'agente può consultare.

  2. Configura come viene creata la query di ricerca:

Static Query: fornisci una query fissa che lo strumento usa ogni volta.

Dynamic query (AI decides): lascia che l'agente generi la query in base alla conversazione e al contesto del Workflow.

Schermata 6 — Azione Workflow - AI Agent

  1. Imposta il numero di chunk che l'agente recupera dalla Knowledge Base.

Perché è importante

Search Knowledge Base mantiene la finestra di contesto efficiente recuperando solo le informazioni di cui l'agente ha bisogno al momento dell'esecuzione. Questo riduce l'utilizzo di token e aiuta l'agente a rispondere con risposte più accurate e fondate.

Strumento Update Custom Value

Lo strumento Update Custom Value permette all'AI Agent di aggiornare i valori personalizzati direttamente durante l'esecuzione del Workflow. È utile quando vuoi che l'agente imposti o modifichi valori in base al contesto, invece di costruire grandi rami If/Else per ogni possibile risultato.

Puoi usare questo strumento per scenari come:

  1. impostare messaggi per gli orari di lavoro in base al giorno della settimana
  2. aggiornare valori di data formattati
  3. assegnare codici promozionali consapevoli del contesto
  4. memorizzare valori in base al fuso orario, ai dati del contatto o alla fase della Pipeline

Come aggiungere lo strumento

  1. Apri il tuo Workflow e aggiungi o modifica l'azione AI Agent.
  2. Nell'elenco degli strumenti, seleziona Update Custom Value.
  3. Configura i campi che vuoi che l'agente utilizzi.
  4. Salva lo strumento e pubblica il Workflow.

Campi dello strumento

Custom Value

Scegli il valore personalizzato da aggiornare. Puoi:

  • selezionare un valore personalizzato specifico, oppure
  • usare Let AI decide affinché l'agente scelga quale valore personalizzato aggiornare

New Value

Imposta il valore che deve essere scritto nel valore personalizzato. Puoi:

  • inserire un valore fisso o una variabile, oppure
  • usare Let AI decide affinché l'agente generi il valore dalle tue istruzioni nel prompt

Se scegli un valore personalizzato specifico, lo strumento potrebbe mostrare anche il Current Value così puoi verificare il valore esistente prima di aggiornarlo.

Pattern di configurazione comuni

Valore personalizzato specifico + valore generato dall'AI

Usa questo quando il campo è fisso, ma l'agente deve determinare cosa scriverci.

Valore personalizzato selezionato dall'AI + valore generato dall'AI

Usa questo quando l'agente deve decidere sia quale campo aggiornare sia quale valore assegnare.

Perché usare questo strumento

Questo strumento aiuta a ridurre la complessità del Workflow sostituendo grandi alberi di condizioni con un singolo passaggio AI Agent. È particolarmente utile quando i Workflow altrimenti richiederebbero molti rami e azioni di aggiornamento ripetute solo per impostare valori personalizzati in modo dinamico.

Cronologia Conversazioni integrata (Cross-Channel)

AI Agent include una funzionalità integrata che può recuperare le conversazioni passate di un contatto attraverso i canali supportati quando è necessario un contesto di messaggistica aggiuntivo. L'agente decide autonomamente quando usarla, quindi la cronologia viene recuperata solo quando è rilevante.

Nessuna configurazione richiesta: questa funzionalità è disponibile per impostazione predefinita per l'azione Workflow AI Agent.

Cosa può recuperare l'agente:

  • Canale (dove si è svolto ogni scambio)
  • Contenuto del messaggio
  • Direzione (inbound vs outbound)
  • Timestamp
  • Riepilogo generato dall'AI (contesto di alto livello)

Canali supportati

  • SMS
  • Email
  • WhatsApp
  • Instagram
  • Facebook Messenger
  • TikTok
  • Altri canali di messaggistica collegati

Trascrizioni delle chiamate integrate

AI Agent può recuperare e fare riferimento automaticamente alle trascrizioni delle chiamate di un contatto quando il contesto vocale è rilevante. Nessuna configurazione richiesta: questa funzionalità è disponibile per impostazione predefinita per l'azione Workflow AI Agent.

Come usarla: menziona le trascrizioni delle chiamate nelle tue Instructions (ad esempio, "Usa l'ultima trascrizione della chiamata per identificare le obiezioni e i prossimi passi.").

Schermata 7 — Azione Workflow - AI Agent

Come configurare l'Azione Workflow AI Agent

Una configurazione strutturata rende più facile scegliere il Template giusto, scrivere istruzioni chiare e fornire all'agente gli strumenti necessari per completare con successo il compito.

  1. Vai su Automations > Workflows.

    Schermata 8 — Azione Workflow - AI Agent

  2. Crea un nuovo Workflow o modifica uno esistente.

    Schermata 9 — Azione Workflow - AI Agent

  3. Aggiungi un Trigger pertinente come Form Submitted, Contact Created, ecc., oppure puoi selezionare un Template preconfigurato durante la configurazione dell'azione.

    Schermata 10 — Azione Workflow - AI Agent

  4. Clicca su + Add o seleziona il segnaposto Please select action nel canvas del Workflow.

  5. Seleziona l'azione AI Agent dalla sezione Workflow AI.

  6. Inserisci un Action Name.

    Schermata 11 — Azione Workflow - AI Agent

  7. Puoi selezionare Build Your Own per configurare l'azione da zero.

  8. Aggiungi le tue Instructions.

  9. Clicca su Enhance Prompt se vuoi migliorare la struttura del prompt.

  10. Scegli il Model che vuoi usare.

  11. Clicca su + Add Tool e seleziona gli strumenti che l'agente può usare.

  12. Configura ogni strumento, incluso se l'AI deve decidere i valori dei campi o se devono essere impostati manualmente valori specifici.

    Schermata 12 — Azione Workflow - AI Agent

  13. Oppure puoi selezionare un Template: i Template sono configurazioni agente precostituite che popolano i campi Instructions e Tools. Se un Template richiede un Trigger specifico e quel Trigger non è già presente, il Template risulta non disponibile finché non viene aggiunto il Trigger richiesto.

    Schermata 13 — Azione Workflow - AI Agent

  14. Apri Advanced Options se vuoi abilitare la Conversation Memory o configurare l'Output Format. Le impostazioni avanzate ti danno più controllo su come l'agente ricorda le attività precedenti e su come il suo output può essere passato ai passaggi successivi del Workflow.

    • Conversation Memory: la Conversation Memory aiuta l'agente a mantenere la continuità tra esecuzioni ripetute per lo stesso contatto. È utile per i Workflow in cui lo stesso contatto può rientrare nel passaggio e l'agente deve adattarsi in base alle interazioni precedenti.

      Questa impostazione è disattivata per impostazione predefinita. Quando è abilitata, l'agente usa un riepilogo progressivo delle esecuzioni precedenti per lo stesso contatto su quel passaggio.

      Usa la Conversation Memory per Workflow ricorrenti o multi-touch, come il follow-up periodico dei lead. Per Workflow una tantum, come un singolo follow-up di un Form, di solito può rimanere disattivata.

    • Output Format: l'Output Format controlla se l'agente restituisce dati che i passaggi successivi del Workflow possono utilizzare. Scegliere il tipo di output corretto è utile quando il Workflow deve fare riferimento al risultato dell'agente dopo che ha terminato l'esecuzione.

      Opzioni disponibili:

      None: l'agente esegue azioni ma non restituisce output strutturato per i passaggi successivi.

      Text: l'agente restituisce una risposta in testo libero. Quando selezionato, appare un campo Output Description per descrivere cosa deve contenere la risposta.

      JSON: l'agente restituisce dati strutturati basati su uno schema definito. Puoi aggiungere proprietà con un nome, tipo e descrizione opzionale per rendere l'output più facile da referenziare in seguito nel Workflow.

  15. Save l'azione.

    Schermata 14 — Azione Workflow - AI Agent

Log di Esecuzione

I Log di Esecuzione rendono più facile capire cosa ha fatto l'agente durante un'esecuzione del Workflow. Sono utili per validare il comportamento, controllare l'utilizzo degli strumenti e risolvere risultati imprevisti.

Dopo l'esecuzione del Workflow, apri la scheda Execution Logs nel builder del Workflow e seleziona un'esecuzione AI Agent per visualizzare la traccia.

La traccia può includere:

  1. Agent Input: l'input completo ricevuto dall'agente.
  2. LLM: ogni chiamata al modello usata per ragionare sul passo successivo.
  3. Tool executions: ogni strumento chiamato dall'agente, inclusi il tempo di esecuzione e lo stato di successo o fallimento.

Puoi espandere ogni passaggio per esaminare i dati di input e output. La visualizzazione del log supporta sia un formato tabella sia una vista JSON grezza.

Schermata 15 — Azione Workflow - AI Agent

Prezzi

Capire come funzionano i prezzi ti aiuta a stimare il costo dell'utilizzo di AI Agent nei Workflow in produzione, specialmente quando sono coinvolti modelli diversi o azioni premium.

Il costo di ogni esecuzione di AI Agent si basa su due componenti:

Nota: Puoi esaminare l'utilizzo dei token nei Log di Esecuzione e controllare i dettagli di fatturazione nella sezione di fatturazione dell'account.

  1. Utilizzo di token LLM: l'agente può effettuare una o più chiamate al modello durante l'esecuzione. L'utilizzo totale dei token dipende dalla lunghezza delle istruzioni, dalla complessità del compito e dal numero di chiamate agli strumenti necessarie.

  2. Esecuzioni di azioni premium: se l'agente usa azioni premium come strumenti, queste esecuzioni vengono addebitate allo stesso tasso per-esecuzione di quando vengono usate come azioni Workflow standalone.

Costo totale per esecuzione = (token totali consumati in tutte le chiamate LLM × tariffa per-token del modello selezionato) + (numero di esecuzioni di strumenti premium × loro tariffa per-esecuzione)

Gli strumenti integrati standard come Send SMS, Update Contact Field e Add Tag non aggiungono un addebito di esecuzione di azione premium oltre al normale utilizzo della piattaforma.

Domande Frequenti

D: C'è un limite al numero di strumenti che posso aggiungere?

Sì. Puoi aggiungere fino a 10 strumenti per agente. Gli strumenti interni come Date Calculator e Math Operations non contano verso questo limite.

D: Quale modello devo usare?

GPT-5.2 (Low thinking) è consigliato per la maggior parte dei casi d'uso perché offre un buon equilibrio tra qualità e velocità. Usa livelli di pensiero più alti per logiche più complesse e GPT-5 Nano per attività più semplici dove velocità e costo contano di più.

D: Posso usare AI Agent con qualsiasi Trigger?

Sì. AI Agent funziona con qualsiasi Trigger del Workflow. I Template possono raccomandare Trigger specifici perché le loro istruzioni sono scritte per quel contesto.

D: Cosa fa Enhance Prompt?

Enhance Prompt ristruttura le tue istruzioni in un prompt più organizzato e dettagliato, includendo passaggi più chiari e la gestione dei casi limite. Puoi annullare il miglioramento se necessario.

D: Quale contesto usa AI Agent quando viene eseguito in un Workflow?

AI Agent usa le tue istruzioni, gli strumenti che abiliti e i dati contatto/Workflow disponibili al momento dell'esecuzione. Quando il contesto di messaggistica è rilevante, può anche recuperare la cronologia delle Conversazioni del contatto attraverso i canali.

D: Qual è la differenza tra Conversation Memory e Conversation History?

Conversation Memory: un riepilogo progressivo delle esecuzioni precedenti di questo passaggio AI Agent per lo stesso contatto (opzionale).

Conversation History: recupero della cronologia dei messaggi cross-channel usato quando necessario (disponibile per impostazione predefinita).

D: Quando devo usare il formato di output JSON?

Usa JSON quando i passaggi successivi del Workflow devono fare riferimento a valori specifici dalla risposta dell'agente, come risultati di qualificazione o altri output strutturati.

D: Come posso vedere cosa ha fatto l'agente durante un'esecuzione del Workflow?

Apri la scheda Execution Logs nel builder del Workflow e seleziona l'esecuzione AI Agent per esaminare la traccia, incluse le chiamate al modello, le esecuzioni degli strumenti, gli input, gli output e l'utilizzo dei token.

D: I Template mi bloccano in una configurazione specifica?

No. I Template precompilano i campi Instructions e Tools, ma puoi modificare le istruzioni, cambiare il modello, aggiungere o rimuovere strumenti e aggiornare le opzioni avanzate dopo aver applicato un Template.

D: Quando devo abilitare la Conversation Memory?

Abilitala quando lo stesso contatto potrebbe passare attraverso il passaggio agente più di una volta e l'agente deve adattarsi in base alle esecuzioni precedenti. Per i Workflow una tantum, di solito non è necessaria.

D: Quando devo usare Search Knowledge Base invece di aggiungere dettagli aziendali alle Instructions?

Usa Search Knowledge Base quando il contesto della tua attività si trova in una Knowledge Base e l'agente deve recuperare solo ciò di cui ha bisogno al momento dell'esecuzione (ad esempio prezzi, policy, FAQ o regole di prenotazione). Questo riduce le dimensioni del prompt e mantiene le risposte ancorate al tuo contenuto memorizzato.

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