Workflow Action - Estrazione Dati con AI

Questo articolo spiega come usare l'azione AI Extract Data nei Workflow per estrarre dati strutturati da testo non strutturato. Trovi istruzioni passo-passo, dettagli sui template, tipi di dato supportati, casi d'uso e risposte alle domande frequenti.

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INDICE

• Cos'è l'azione Workflow AI Extract Data?
• Vantaggi principali
• Dettagli dell'azione
• Template
• Utilizzo dei dati estratti nelle azioni successive
• Come configurare l'azione
• Casi d'uso comuni
• Domande frequenti
• Articoli correlati

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Cos'è l'azione Workflow AI Extract Data?

L'azione Workflow AI Extract Data è un'azione AI per i Workflow di HITLEAD che converte testo non strutturato in campi strutturati utilizzabili nelle fasi successive dello stesso Workflow. È pensata per situazioni in cui informazioni importanti sono contenute in un SMS, nel corpo di un'email, in un payload webhook, nell'output di un'AI o in altri dati testuali.

Definisci i campi da estrarre — come nome, email, telefono o ID ordine — e l'AI analizza l'input selezionato restituendo quei valori come variabili strutturate del Workflow. Le variabili estratte sono poi disponibili nelle azioni successive tramite il selettore di valori personalizzati, facilitando l'automazione di follow-up, instradamento, aggiornamenti di record e altre decisioni nel Workflow.

Esempio: Arriva un'email da una fonte lead, l'azione estrae i dettagli del contatto, e quei valori vengono usati per creare un nuovo Contatto e un'Opportunità.

Importante: questa è un'azione premium. Il suo utilizzo comporta costi aggiuntivi per ogni esecuzione. Per ulteriori informazioni consulta AI Product Pricing.

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Vantaggi principali dell'azione Workflow AI Extract Data

• Da input non strutturato a output strutturato: Estrai campi puliti da email, SMS, payload webhook, testo di risposte a Form, output AI/GPT e valori di Workflow precedenti.
• Nessuno strumento di parsing esterno: Mantieni l'estrazione all'interno dei Workflow di HITLEAD senza affidarti a revisioni manuali, codice personalizzato o strumenti di terze parti.
• Schema dati flessibile: Definisci esattamente i campi da estrarre, con supporto per più tipi di dato (Text, Email, Phone, Number, Date).
• Contesto opzionale per maggiore accuratezza: Aggiungi informazioni di sfondo per aiutare l'AI a interpretare l'input e gestire valori ambigui.
• Template predefiniti: Usa i template per i pattern più comuni: contatto, opportunità, ordine e appuntamento.
• Variabili per le azioni successive: Usa i campi estratti in Update Contact, If/Else, notifiche, messaggi, Opportunità o webhook in uscita.

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Dettagli dell'azione

Campo	Descrizione
Action Name	Nome personalizzato per l'azione. Il valore predefinito è "AI extract data."
Extract From *	Il testo non strutturato da cui estrarre i dati. Seleziona un valore personalizzato (es. corpo email, payload webhook, SMS, output di un'azione precedente). Campo obbligatorio.
Additional Context	Contesto supplementare opzionale per migliorare la precisione dell'estrazione. Es.: "Il contenuto è un'email di notifica lead da Zillow. I numeri di telefono potrebbero apparire in formati diversi."
Templates	Template predefiniti per i casi d'uso più comuni: Contact info, Opportunity info, Order info, Appointment info. La selezione popola automaticamente i campi dati, che puoi poi modificare.
Data Fields	I campi strutturati da estrarre. Ogni campo ha un Name (chiave variabile), un Type (Text, Email, Phone, Number o Date) e una Description opzionale per guidare l'AI.

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Template

I Template velocizzano la configurazione precaricando i campi più comuni. Puoi usarli così come sono, modificarli dopo la selezione o creare da zero un set di campi personalizzato.

Template disponibili:

• Contact info: Precompila full_name (Text), email (Email) e phone (Phone) per estrarre i dati di contatto standard.
• Opportunity info: Precompila company_name, job_title, budget e timeline per i dettagli di vendita da messaggi lead.
• Order info: Precompila order_id (Text), items (Text), total_amount (Number) e order_date (Date) per estrarre dati di ordine e transazione.
• Appointment info: Precompila i campi relativi agli appuntamenti (data, ora, luogo, tipo).

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Utilizzo dei dati estratti nelle azioni successive

Dopo l'esecuzione dell'azione AI Extract Data, i campi estratti diventano disponibili come valori personalizzati nelle azioni successive del Workflow, permettendo di passarli a Create/Update Contact, azioni sulle Opportunità, rami If/Else, notifiche e altri step.

Ad esempio, se hai definito un campo full_name di tipo Text, puoi usarlo in un'azione Update Contact per impostare il nome, o in Send Email per personalizzare il messaggio.

Per accedere ai valori estratti in un'azione successiva:

1. Apri l'azione successiva e clicca nel campo da popolare. Apri il selettore di valori personalizzati e seleziona AI extract data.

2. Scegli l'azione AI Extract Data specifica (identificata dal nome assegnato nel Workflow), poi seleziona il campo da inserire tra quelli definiti in quell'azione.

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Come configurare l'azione Workflow AI Extract Data

Passo 1: Aggiungi l'azione

Nel tuo Workflow, clicca sull'icona Plus (+) per aggiungere una nuova azione, cerca AI extract data e selezionala.

Passo 2: Imposta la sorgente di input

Nel campo Extract From, usa il selettore di valori personalizzati per scegliere l'input da analizzare: corpo di un'email, campo di un payload webhook, SMS o output di un'azione AI precedente.

Passo 3: Aggiungi il contesto (opzionale)

Nel campo Additional Context, fornisci informazioni supplementari per migliorare la precisione dell'estrazione. Questo campo supporta i valori personalizzati. Es.: "Questa è un'email di notifica nuovo lead. I numeri di telefono potrebbero apparire in formati diversi."

Passo 4: Definisci i campi dati

Nella sezione Data, definisci i campi che vuoi estrarre. Hai due opzioni:

Opzione A – Usa un Template

Clicca su uno dei template predefiniti (Contact info, Opportunity info, Order info o Appointment info) per popolare automaticamente un set di campi comuni. Puoi poi modificare, aggiungere o rimuovere campi.

Opzione B – Definisci campi personalizzati

Clicca su + Add data per creare ogni campo manualmente. Per ogni campo fornisci:

• Name: La chiave variabile, come full_name, order_id o total_amount. Diventa il nome della variabile nelle azioni successive.
• Type: Il tipo di dato: Text, Email, Phone, Number o Date. Aiuta l'AI a identificare e formattare il valore correttamente.
• Description (opzionale): Un suggerimento per guidare l'AI, come "Numero di telefono con prefisso, es. +1 (555) 234-5678." Migliora la precisione dell'estrazione.

Passo 5: Salva l'azione

Clicca su Save action. I campi estratti saranno disponibili come variabili in tutte le azioni successive del Workflow.

Passo 6: Aggiungi le azioni successive

Aggiungi le azioni che useranno i valori estratti: crea o aggiorna un Contatto, crea un'Opportunità, instrada il Workflow con If/Else, invia notifiche interne o popola altre azioni con le variabili estratte.

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Casi d'uso comuni

Parsing di email di notifica lead

Scenario: Ricevi email di notifica lead da una piattaforma di terze parti (es. Zillow, Realtor.com). Ogni email contiene nome, numero di telefono e interesse del lead in testo non strutturato. Vuoi estrarre e salvare automaticamente queste informazioni nel record del Contatto.

Configurazione:

• Trigger: Inbound Email
• Azione 1: AI Extract Data
  • Extract From: corpo dell'email
  • Context: "Email di notifica lead da Zillow. I numeri di telefono potrebbero apparire in formati diversi."
  • Template: Contact info.
• Azione 2: Update Contact
  • Mappa full_name, email e phone ai campi del Contatto.

Estrazione dati ordine da payload webhook

Scenario: Un sistema esterno invia dati di conferma ordine via webhook come blocco di testo grezzo (non JSON strutturato). Devi estrarre ID ordine, articoli e importo totale per creare un'Opportunità o aggiornare un campo personalizzato.

Configurazione:

• Trigger: Inbound Webhook
• Azione 1: AI Extract Data
  • Extract From: corpo del webhook.
  • Template: Order info.
• Azione 2: Create Opportunity
  • Usa order_id come nome, total_amount come valore monetario.

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Domande frequenti

D: Da quali tipi di input posso estrarre dati?

Qualsiasi input testuale disponibile nel Workflow: corpo email, payload webhook, SMS, output GPT/AI, testo di risposte a Form o qualsiasi valore personalizzato da un'azione precedente.

D: Devo usare un template o posso definire campi personalizzati?

I template sono opzionali. Puoi usarne uno come punto di partenza e modificarlo, oppure definire campi personalizzati da zero con il pulsante + Add data.

D: Quali tipi di dato sono supportati?

Cinque tipi: Text (stringa generica), Email, Phone, Number (valore numerico) e Date. Il tipo corretto aiuta l'AI a identificare e formattare il valore estratto con precisione.

D: A cosa serve il campo Description?

È un suggerimento opzionale che guida l'AI su cosa cercare. Es.: "Numero di telefono con prefisso, es. +1 (555) 234-5678" aiuta l'AI a identificare e formattare i numeri correttamente. Descrizioni più specifiche portano a estrazioni più accurate.

D: Come uso i dati estratti nel passaggio successivo?

Ogni campo estratto diventa una variabile nel selettore di valori personalizzati delle azioni successive. Ad esempio, il campo "full_name" può essere referenziato in Update Contact, Send Email o qualsiasi altra azione downstream.

D: Cosa succede se l'AI non trova un campo nell'input?

La variabile di quel campo sarà vuota. Il Workflow dovrebbe gestire questo caso con rami If/Else o verificando i valori vuoti prima di usarli in azioni critiche.

D: Il campo Additional Context migliora i risultati?

Sì. Fornire contesto sul formato dell'input (es. "Questa è un'email di notifica nuovo lead" o "Il payload contiene dati dell'ordine") aiuta l'AI a estrarre con maggiore precisione. È opzionale ma consigliato per input non standard o complessi.

D: È un'azione premium?

Sì. L'azione AI Extract Data comporta costi aggiuntivi per ogni esecuzione. Il badge premium è visibile in cima al pannello di configurazione.

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