I messaggi vocali sono un ottimo modo per raggiungere i clienti e far conoscere la tua attività. I voicemail drop sono un metodo rapido ed economico per verificare se i tuoi messaggi arrivano a destinazione. Il tuo voicemail drop potrebbe essere il primo passo verso un aumento delle vendite e della soddisfazione dei clienti.

INDICE DEI CONTENUTI

Cosa sono i Voicemail Drop?

Un Voicemail Drop (detto anche Ringless Voicemail) è un metodo per recapitare un messaggio vocale pre-registrato a un contatto senza effettuare una chiamata live o far squillare il telefono. Viene comunemente usato per follow-up rapidi e coerenti — come aggiornamenti sugli appuntamenti, nurturing dei lead e re-engagement — mantenendo l'outreach personale ed efficiente.

Principali vantaggi del Ringless Voicemail (Voicemail Drop)

  • Recapita il tuo messaggio senza far squillare il telefono: I contatti ricevono un messaggio vocale con un'interruzione minima.
  • Scala l'outreach con un tono personale: Usa messaggi vocali pre-registrati per mantenere un tono umano gestendo volumi più elevati.
  • Migliora la velocità e la reattività nel follow-up: La consegna immediata ti permette di rispondere più velocemente dopo azioni chiave (aggiornamenti lead, prenotazioni, no-show).
  • Supporta più Workflow reali: Utile per la conferma degli appuntamenti, il recupero dei no-show, il nurturing dei lead e le sequenze di re-engagement.

Prerequisiti

  1. Aver acquistato un numero nel tuo sub-account (Guida LC Phone) oppure (Guida Twilio)
  2. Disporre di file audio pre-registrati in formato mp3/wav (64kbps) come indicato qui
  3. Aver ottenuto il consenso dell'utente per le chiamate automatizzate prima di inviare i Voicemail Drop.

Configurare il Ringless Voicemail (Voicemail Drop) tramite Workflow

I Workflow ti permettono di inviare automaticamente un Ringless Voicemail (Voicemail Drop) quando un contatto soddisfa determinate condizioni — come un aggiornamento di stato o una modifica all'appuntamento — così i follow-up avvengono immediatamente e in modo coerente. Ecco come configurarlo in un Workflow.

  1. Apri un Workflow

    Nel tuo sub-account, clicca su "Automation" nel menu di navigazione a sinistra e apri un Workflow esistente OPPURE clicca su "+ Create Workflow" > "+ Start from scratch".

    Schermata 1 — Voicemail Senza Squillo e Voicemail Drop in HITLEAD: Guida alla Configurazione

  2. Scegli un Trigger

    Seleziona un Trigger per la tua azione di voicemail drop (ringless voicemail). In questo esempio è stato usato il Trigger Contact Changed.

    Puoi anche usare altri Trigger pertinenti in base al momento in cui vuoi che il ringless voicemail / voicemail drop venga recapitato (es. dopo la conferma di una prenotazione, dopo un no-show, dopo un aggiornamento di stato, ecc.).

    Schermata 2 — Voicemail Senza Squillo e Voicemail Drop in HITLEAD: Guida alla Configurazione

  3. (Facoltativo) Assegna il contatto a un utente

    Per aggiungere un'azione al Workflow, clicca sul pulsante +. Cerca e seleziona Assign to User.

    Scegli un utente dal menu a tendina se vuoi che questi contatti vengano instradati verso un membro del team dedicato. Se nessuno è assegnato, le chiamate vengono indirizzate al numero aziendale salvato nel tuo Business Profile.

    Only Apply To Unassigned Contacts: attiva questa opzione se vuoi assegnare solo i contatti che non hanno già un proprietario. Clicca Save Action prima di tornare al builder del Workflow.

    Schermata 3 — Voicemail Senza Squillo e Voicemail Drop in HITLEAD: Guida alla Configurazione

  4. Aggiungi l'azione Voicemail (Ringless Voicemail / Voicemail Drop)

    Clicca nuovamente sul pulsante + per aggiungere un'altra azione. Scorri o cerca Voicemail e selezionalo. Carica il file.

    Carica il tuo file audio mp3/wav (64kbps) pre-registrato. Assicurati di cliccare Save Action una volta caricato il file.

    Schermata 4 — Voicemail Senza Squillo e Voicemail Drop in HITLEAD: Guida alla Configurazione

Esempi di casi d'uso

Ecco alcune combinazioni comuni di Workflow + Trigger che puoi usare per inviare un Ringless Voicemail (Voicemail Drop) nel momento giusto — che si tratti di confermare appuntamenti, recuperare no-show o fare nurturing di nuovi lead.

Caso d'uso / WorkflowTrigger consigliatoAzioni suggerite (esempio)Obiettivo
Follow-up conferma appuntamentoAppointment Status Changed → Confirmed(Facoltativo) Assign to User → Voicemail (Ringless Voicemail / Voicemail Drop) con "Cosa aspettarsi + come riprogrammare"Ridurre la confusione e migliorare il tasso di presenza
Recupero no-showAppointment Status Changed → No ShowVoicemail (Ringless Voicemail / Voicemail Drop) con un messaggio amichevole per riprenотаre + prossimi passiRecuperare gli appuntamenti mancati
Nurturing nuovo lead (cambio campo/stato)Contact Changed (es. Lead Status diventa New Lead / Qualified)Assign to User → Voicemail (Ringless Voicemail / Voicemail Drop) messaggio di presentazione dal rep assegnatoAggiungere un "tocco umano" rapidamente
Ringraziamento post-invio FormForm SubmittedVoicemail (Ringless Voicemail / Voicemail Drop) di ringraziamento + definizione delle aspettative sui tempi di rispostaAumentare fiducia e coinvolgimento
Re-engagement lead freddoContact Tag Added (es. Cold Lead, Re-engage)Voicemail (Ringless Voicemail / Voicemail Drop) con un semplice messaggio "sei ancora interessato?" + CTARiattivare i lead dormienti

Domande frequenti

Il mio file voicemail non funziona.

  1. Vai su https://online-audio-converter.com/ e carica il file voicemail. In alternativa, puoi creare un nuovo file qui: https://www.rev.com/onlinevoicerecorder

  2. Seleziona 64kbps MP3, più basso è meglio

    Schermata 5 — Voicemail Senza Squillo e Voicemail Drop in HITLEAD: Guida alla Configurazione

  3. Carica nuovamente il file nella Campaign/Workflow voicemail di HITLEAD

I voicemail drop sono legali?

I voicemail drop sono legali a condizione che tu abbia ottenuto il consenso dell'utente prima di inviare il voicemail. In caso contrario sono illegali. Il TCPA si applica ai ringless voicemail drop perché sono considerati una forma di comunicazione che utilizza un sistema di composizione automatica e un messaggio pre-registrato. Pertanto, è necessario avere il consenso espresso preventivo dei destinatari prima di inviare loro ringless voicemail drop. In caso contrario, potresti incorrere in cause legali e sanzioni da parte della Federal Communications Commission (FCC) o di privati.

Perché non riesco a inviare più Voicemail Drop?

I limiti dei voicemail drop aumentano man mano che trascorri più tempo con noi.

  • Giorno 1: 100 drop al giorno
  • Giorno 2: 200 drop al giorno
  • Giorno 3: 300 drop al giorno
  • …
  • Giorno 7: 700 drop al giorno
  • Dal giorno 7 in poi: 2000 drop al giorno

Se desideri aumentare questi limiti, contatta il nostro team di supporto.

Devo effettuare registrazioni o verifiche aggiuntive prima di inviare ringless voicemail drop?

Se hai già un numero LC Phone (o un numero Twilio) configurato nel tuo sub-account e hai ottenuto il consenso espresso preventivo dai tuoi contatti, puoi iniziare subito a inviare ringless voicemail drop. Non è richiesta alcuna registrazione legale aggiuntiva oltre alla conformità con il TCPA e le altre leggi applicabili nella tua regione. Assicurati tuttavia che la tua azienda rispetti le normative locali sul telemarketing, poiché i requisiti possono variare.

In sintesi: i voicemail drop si basano su un meccanismo del carrier — così funzionano tutti i voicemail drop — e di conseguenza hanno successo circa il 70% delle volte.