Il Trigger Call Details per i Workflow permette di avviare automazioni in base agli aggiornamenti relativi alle chiamate telefoniche. Questo Trigger supporta l'automazione basata su esito, direzione, numeri di telefono e disposizioni delle chiamate. Aiuta i team a rispondere in modo coerente a diversi scenari di chiamata attraverso azioni automatizzate.

INDICE DEI CONTENUTI

Cos'è il Workflow Trigger Call Details?

Il Trigger Call Details avvia un Workflow quando vengono aggiornate le informazioni relative a una chiamata telefonica. Questo include modifiche allo stato della chiamata, alla direzione, ai numeri di telefono associati, ai pool di numeri e alle disposizioni personalizzate.

Questo Trigger supporta filtri aggiuntivi come direzione della chiamata, numero di telefono, pool di numeri e disposizioni personalizzate, consentendo ai Workflow di rispondere solo a scenari di chiamata specifici. Viene comunemente usato per automatizzare follow-up, applicare Tag o attivare azioni interne in base all'esito o alla classificazione di una chiamata.

Vantaggi principali del Workflow Trigger Call Details

  • Automatizza i follow-up in base all'esito delle chiamate: Attiva i Workflow automaticamente quando lo stato di una chiamata cambia, garantendo azioni di follow-up tempestive senza intervento manuale.

  • Offre un controllo preciso tramite filtri basati sulle chiamate: Consente di eseguire i Workflow solo per scenari di chiamata specifici usando filtri come direzione, stato, numero di telefono, pool di numeri e disposizioni personalizzate.

  • Migliora la coerenza delle risposte tra i team: Garantisce che le chiamate segnate come perse, voicemail o senza risposta vengano gestite in modo uniforme con azioni predefinite come creazione di task, applicazione di Tag o invio di notifiche.

  • Riduce il monitoraggio manuale e gli errori: Elimina la necessità di controllare manualmente i log delle chiamate, reagendo istantaneamente agli aggiornamenti di stato non appena si verificano.

Come configurare un Workflow Trigger Call Details?

Di seguito sono descritti gli elementi principali per configurare il Trigger Call Details. Ogni impostazione determina quando e in quali condizioni un contatto viene aggiunto a un Workflow.

Apri il Workflow Builder

Naviga su Automation → Workflows e crea un nuovo Workflow o apri uno esistente. Il Workflow Builder è dove vengono definiti tutti i Trigger e le azioni. Questo passaggio stabilisce il contesto di automazione in cui opererà il Trigger basato sulle chiamate.

Schermata 1 — Workflow Trigger - Dettagli Chiamata

Aggiungi un Workflow Trigger

All'interno del canvas del Workflow, seleziona Add Trigger per scegliere quale evento deve avviare il Workflow. I Trigger definiscono le condizioni in base alle quali i Contatti entrano in un Workflow. Selezionare il tipo di Trigger corretto è fondamentale per accedere alle opzioni relative alle chiamate.

Seleziona il tipo di Trigger Call Details

Dalle categorie di Trigger disponibili, scegli Call Details. Questo abilita i Trigger relativi all'attività delle chiamate telefoniche, inclusi stato, direzione, numero di telefono e condizioni basate sulla disposizione. Una volta selezionato, diventano disponibili ulteriori filtri specifici per le chiamate.

Schermata 2 — Workflow Trigger - Dettagli Chiamata

Nome del Workflow Trigger

Il nome del Trigger aiuta a identificarne lo scopo all'interno del Workflow. Pur non influendo sull'esecuzione, un nome chiaro migliora la leggibilità e la manutenzione nel tempo. I nomi descrittivi sono particolarmente utili nei Workflow con più Trigger.

Schermata 3 — Workflow Trigger - Dettagli Chiamata

Add Filters

L'opzione Add Filters consente di combinare più condizioni all'interno di un singolo Trigger. Tutti i filtri selezionati devono essere soddisfatti affinché il Workflow venga eseguito. Questo permette un'automazione precisa e altamente mirata.

Call Direction

Call Direction specifica se il Trigger deve rispondere alle chiamate in entrata, in uscita o a entrambe. Questo consente ai Workflow di comportarsi diversamente a seconda di come è stata avviata la chiamata. È utile per separare la gestione dei lead in entrata dai processi di chiamata in uscita.

Schermata 4 — Workflow Trigger - Dettagli Chiamata

Call Status

Call Status definisce quali esiti delle chiamate devono attivare il Trigger, come nessuna risposta, voicemail o occupato. Il Workflow viene eseguito solo quando una chiamata si aggiorna a uno degli stati selezionati. Questo garantisce che l'automazione sia collegata a risultati di chiamata significativi.

Schermata 5 — Workflow Trigger - Dettagli Chiamata

In Number Pool

Questo filtro limita il Trigger alle chiamate associate a un pool di numeri specifico. È utile quando pool di numeri diversi vengono usati per Campaign o team differenti. Applicare questo filtro garantisce che i Workflow rispondano solo alle chiamate provenienti dalle fonti desiderate.

Schermata 6 — Workflow Trigger - Dettagli Chiamata

Custom Disposition

Custom Disposition consente al Trigger di rispondere alle classificazioni delle chiamate applicate dopo la conclusione di una chiamata. Questo fornisce un livello di controllo aggiuntivo rispetto agli stati di chiamata standard. È utile quando i Workflow devono reagire a esiti interni delle chiamate segnati da utenti o sistemi.

Schermata 7 — Workflow Trigger - Dettagli Chiamata

In Phone Number

Questo filtro limita il Trigger alle chiamate associate a numeri di telefono specifici. È utile quando i singoli numeri di telefono svolgono funzioni aziendali diverse. L'uso di questo filtro aiuta a mantenere i Workflow mirati e pertinenti.

Schermata 8 — Workflow Trigger - Dettagli Chiamata

Save Trigger

Salvare il Trigger applica la configurazione e lo attiva all'interno del Workflow. Una volta salvato, i Contatti verranno aggiunti al Workflow ogni volta che le condizioni sui dettagli della chiamata definite risultano soddisfatte. Questo passaggio assicura che il Trigger sia pronto per l'esecuzione.

Domande frequenti

D: Il Trigger Call Details si attiva ogni volta che viene registrata una chiamata o solo quando cambiano dettagli specifici?

Il Trigger si attiva solo quando i dettagli della chiamata selezionati — come stato, direzione o disposizione — corrispondono alle condizioni configurate. Non si attiva per ogni chiamata per impostazione predefinita. Questo garantisce che i Workflow rispondano solo agli eventi di chiamata pertinenti.

D: Il Trigger Call Details può attivarsi più volte per lo stesso contatto?

Sì, il Trigger può essere eseguito più volte per lo stesso contatto se chiamate separate soddisfano le condizioni del Trigger. Ogni evento di chiamata che rispetta i criteri viene valutato in modo indipendente. Per controllare le iscrizioni ripetute, usa le impostazioni del Workflow come le regole di re-entry o filtri aggiuntivi.

D: In che cosa differisce Call Details dai Trigger basati su tempo o attività?

Call Details reagisce specificamente alle modifiche nelle informazioni relative alle chiamate, anziché a orari programmati o attività generali dei Contatti. Questo lo rende adatto per automazioni in tempo reale o quasi in tempo reale basate sull'esito delle chiamate. È particolarmente utile per gestire chiamate perse, voicemail o follow-up dopo specifici risultati di chiamata.

D: Cosa succede se esistono più Trigger Call Details in Workflow diversi?

Ogni Workflow valuta gli eventi di chiamata in modo indipendente in base alla propria configurazione del Trigger. Una singola chiamata può aggiungere un contatto a più Workflow se le condizioni del Trigger sono soddisfatte. Una progettazione accurata dei filtri aiuta a prevenire automazioni sovrapposte o in conflitto.