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Il trigger Workflow Transcript Generated consente un'automazione intelligente post-chiamata attivando i Workflow nel momento in cui la trascrizione di una chiamata diventa disponibile. Funziona con le chiamate Voice AI, IVR e LC Phone, permettendoti di automatizzare i follow-up, aggiornare i dati CRM, creare task e sfruttare gli insight dal contenuto reale della conversazione — il tutto senza intervento manuale.

Se la traduzione Voice AI è abilitata per il tuo agente, i Workflow attivati post-chiamata possono ricevere sia:

  • La trascrizione tradotta
  • Il riepilogo tradotto

Utilizza questi campi tradotti per instradare le notifiche interne, generare follow-up localizzati o scrivere esiti standardizzati nei record CRM.

Nota: Se la traduzione non è abilitata, i Workflow utilizzano la trascrizione/il riepilogo predefiniti generati per la chiamata.

INDICE DEI CONTENUTI

Cos'è il Trigger Transcript Generated?

Il trigger Transcript Generated attiva automaticamente un Workflow non appena HITLEAD termina di trascrivere una chiamata registrata. Una volta avviato, trasmette un ricco set di dettagli sulla chiamata — tra cui la trascrizione completa, la durata, la direzione, la posizione del chiamante, i timestamp e altro ancora — nella tua automazione, consentendoti di avviare immediatamente le azioni successive.

Questo trigger supporta:

  • Chiamate Voice AI – La trascrizione è abilitata per impostazione predefinita.
  • Chiamate LC Phone – Richiede che la trascrizione sia abilitata nelle Impostazioni telefono.
  • Chiamate IVR – Richiede che la trascrizione sia abilitata nelle Impostazioni IVR.

Collegando l'intelligenza delle chiamate all'automazione dei Workflow, questo trigger aiuta le aziende a rispondere più rapidamente, personalizzare le comunicazioni e ridurre il carico amministrativo.

Principali vantaggi del Trigger Transcript Generated

  • Automazione post-chiamata istantanea: Avvia azioni di follow-up pochi secondi dopo la fine di una chiamata, eliminando i ritardi manuali.
  • Personalizzazione basata su AI: Alimenta i dati della trascrizione nell'AI Decision Maker o nelle GPT Actions per adattare i passi successivi in base al sentiment, all'intento o alle frasi chiave.
  • Cattura di insight fruibili: Registra automaticamente l'intenzione d'acquisto, le obiezioni o le parole chiave direttamente nel record del Contatto.
  • Accesso completo ai dati: Utilizza i metadati della chiamata (durata, direzione, timestamp, posizione e informazioni utente) per una logica di automazione precisa.
  • Supporto omnicanale: Funziona senza soluzione di continuità con chiamate Voice AI, IVR e LC Phone standard.
  • Efficienza operativa: Semplifica le attività amministrative post-chiamata ripetitive e lascia che il tuo team si concentri su un coinvolgimento significativo.

Come configurare il Trigger Transcript Generated

Passo 1: Crea o modifica un Workflow

Vai su Automation > Workflows e clicca su + Create Workflow.

Scegli Start from Scratch o apri un Workflow esistente.

Schermata 1 — Workflow Trigger - Transcript Generated

Passo 2: Aggiungi il Trigger Transcript Generated

Clicca su Add New Trigger e seleziona Transcript Generated dall'elenco dei trigger.

Schermata 2 — Workflow Trigger - Transcript Generated

Schermata 3 — Workflow Trigger - Transcript Generated

Passo 3: Abilita la trascrizione

La trascrizione deve essere abilitata affinché il trigger funzioni.

  • Voice AI: Abilitata per impostazione predefinita.
  • LC Phone: Clicca sul link CTA all'interno della configurazione del trigger per abilitare la trascrizione nelle Phone Settings.
  • IVR: Clicca sul link CTA all'interno della configurazione del trigger per abilitare la trascrizione nelle IVR Settings.

Schermata 4 — Workflow Trigger - Transcript Generated

Se la trascrizione non è abilitata, il Workflow mostrerà un prompt per accedere alle impostazioni e abilitarla.

Passo 4: Applica i filtri

Perfeziona quando si attiva il tuo Workflow applicando filtri come:

  • Call Type: Scegli Voice AI, IVR o Normal Calls.
  • Call Direction (Opzionale): Filtra per chiamate in entrata o in uscita.
  • Call Duration (Opzionale): Imposta una durata minima per escludere le chiamate brevi o incomplete (es. maggiore di 30 secondi).

Schermata 5 — Workflow Trigger - Transcript Generated

Schermata 6 — Workflow Trigger - Transcript Generated

Passo 5: Salva e pubblica

Una volta configurato, clicca su Save Trigger, aggiungi le azioni del Workflow desiderate e porta il Workflow da Draft a Publish per attivarlo.

Domande frequenti

D: Cosa succede se la trascrizione fallisce o è disponibile solo audio parziale?

Se una chiamata non viene trascritta completamente (es. scarsa qualità audio, segmento di registrazione mancante), il trigger Transcript Generated non si attiverà. HITLEAD attiva questo trigger solo quando il sistema conferma che la trascrizione è stata generata con successo. Per le trascrizioni parziali, il Workflow si attiva normalmente, ma i segmenti di testo mancanti appaiono come vuoti nel valore personalizzato {{full transcript}}.

D: Più Workflow possono utilizzare lo stesso evento di trascrizione contemporaneamente?

Sì. L'evento "Transcript Generated" può attivare più Workflow se ciascuno ha le proprie condizioni (es. filtri diversi o direzioni di chiamata diverse). Assicurati tuttavia che i filtri non si sovrappongano inutilmente per evitare automazioni ridondanti, come l'invio di email duplicate.

D: Come vengono archiviati e protetti i dati della trascrizione?

Le trascrizioni sono archiviate in modo sicuro nell'infrastruttura di HITLEAD e associate solo al record del Contatto corrispondente. L'accesso è regolato dai permessi utente. Gli amministratori possono visualizzare, eliminare o esportare le trascrizioni. Il testo della trascrizione non viene esposto esternamente a meno che non venga condiviso tramite azioni del Workflow (come l'invio via email o webhook).

D: Questo trigger può funzionare con chiamate importate o sincronizzate da sistemi di terze parti (come Twilio o integrazioni Voice AI personalizzate)?

No. Il trigger funziona solo per chiamate registrate e trascritte all'interno dell'ecosistema HITLEAD. I log delle chiamate importati o le trascrizioni provenienti da sistemi esterni non attivano questo trigger Workflow, poiché bypassano la Pipeline di trascrizione interna.

D: Cosa succede se lo stesso Contatto ha più trascrizioni generate in un breve periodo?

Ogni evento di trascrizione (per chiamata) si attiva in modo indipendente. HITLEAD li elabora in ordine cronologico, quindi gli eventi simultanei vengono accodati sequenzialmente. Questo garantisce che le azioni di automazione (come l'aggiunta di Tag o l'aggiornamento dei campi del Contatto) vengano eseguite in modo coerente senza collisioni di dati.

D: C'è un limite alla dimensione di una trascrizione per l'elaborazione nel Workflow?

Sì. L'esecuzione del Workflow può fare riferimento a trascrizioni fino a 16 KB quando archiviate in campi personalizzati. Per conversazioni più lunghe, utilizza un campo note o l'archiviazione tramite URL di file (via webhook o azione CRM) per evitare troncamenti. Il Workflow stesso può comunque essere eseguito in base alla trascrizione completa, anche se non archiviata in un campo.