Come aggiungere automaticamente la data di un appuntamento a un Contratto?

Quando un cliente prenota un servizio (come una sessione fotografica o una consulenza), se inviare un contratto che include la data specifica della prenotazione — che il cliente deve firmare — è una parte critica del tuo processo, questo articolo spiega come automatizzarlo, sia che tu abbia un processo di prenotazione semplice sia che utilizzi una Pipeline di opportunità più avanzata.

Obiettivo e sfida

Il tuo obiettivo: Vuoi che un Workflow invii automaticamente un contratto con la data e l'ora specifiche dell'appuntamento del cliente nel momento in cui effettua la prenotazione.

La sfida: Non puoi inserire un merge tag {{appointment.start_time}} direttamente in un template di contratto. L'azione "Send Contract" è progettata per recuperare dati dai campi di Contatti o Opportunità, non direttamente dal Trigger dell'appuntamento.

La soluzione: Usare il Workflow per prima copiare la data dell'appuntamento in un campo personalizzato (sul Contatto o sull'Opportunità) e poi inviare il contratto che attinge da questo nuovo campo.

Prerequisiti

Prima di costruire il Workflow, devi avere due elementi configurati:

1. Un campo personalizzato per memorizzare la data:

   • Vai su Settings > Custom Fields.

   • Clicca su Add Field e seleziona Contact (per il metodo semplice) OPPURE Opportunity (per il metodo avanzato).

   • Imposta il Field Type su Text.

   • Assegnagli un nome chiaro (es. "Session Date", "Event Date" o "Booking Date").

   • Clicca su Save.

     

     

2. Un template di contratto aggiornato:

   • Vai su Payments > Contracts.

   • Trova e Clone il tuo template esistente (es. "Service Agreement - with Date") oppure crea un New Template.

   • Modifica il template e aggiungi la variabile del tuo nuovo campo personalizzato:

     • Per il metodo Contatto: {{contact.session_date}}

     • Per il metodo Opportunità: {{opportunity.session_date}}

   • Salva il template.

     

     - Usa il campo personalizzato del contatto nel template del documento

     

     - OPPURE usa i campi personalizzati dell'Opportunità [Scopri di più] se un contatto può avere più prenotazioni

     

Configurazione del Workflow: scegli il tuo metodo

Scegli il metodo più adatto al tuo processo aziendale.

Metodo 1: Workflow semplice con "Contact"

È il metodo più diretto. È ideale se non usi una Pipeline basata su opportunità per le prenotazioni e vuoi semplicemente inviare un contratto subito dopo che qualcuno ha prenotato.

1. Imposta il Trigger:

   • Aggiungi un nuovo Workflow e seleziona il Trigger Customer Booked Appointment.

   • (Facoltativo) Usa i Filters per selezionare il In calendar specifico su cui deve partire questa automazione.

     

2. Aggiungi l'azione "Update Contact Field":

   • Clicca sull'icona (+) per aggiungere una nuova azione.

   • Seleziona Update Contact Field.

   • Select Field: scegli il campo personalizzato del Contatto che hai creato (es. "Session Date").

   • Select Value: clicca sull'icona tag e seleziona Appointment > Start Time. In questo modo la data della prenotazione viene copiata nel campo personalizzato del contatto.

     

3. Aggiungi l'azione "Send Contract":

   • Clicca sull'icona (+) direttamente sotto lo step "Update Contact Field".

   • Seleziona l'azione Send Documents & Contracts.

   • Nel menu a tendina Template, seleziona il nuovo template di contratto aggiornato che hai creato nella sezione "Prerequisiti".

   • Salva e Pubblica il Workflow.

     

4. Il contratto inviato avrà la data della prenotazione precompilata

Metodo 2: Workflow avanzato con "Opportunity"

Questo metodo è pensato per le aziende che già utilizzano una Pipeline basata su opportunità. Trova un'opportunità esistente per il contatto e la aggiorna con la data della prenotazione. Puoi anche configurare Workflow in cui, dopo la prenotazione, viene creata una nuova opportunità con le informazioni rilevanti.

1. Imposta il Trigger:

   • Aggiungi il Trigger Customer Booked Appointment e filtra per il tuo calendario specifico.

     

2. Aggiungi l'azione "Find Opportunity":

   • Clicca sull'icona (+) e seleziona Find Opportunity.

   • Imposta OPPORTUNITY TO BE FOUND su Most recently created opportunity.

   • Aggiungi un filtro Field: seleziona il tuo campo personalizzato (es. "Session Date") e imposta la condizione su "Is Empty". In questo modo aggiorni solo le opportunità che non hanno ancora una data.

     

3. Aggiungi l'azione "Update Opportunity":

   • Sul ramo "Opportunity Found", clicca sull'icona (+).

   • Seleziona l'azione Update Opportunity.

   • Clicca su Add field e seleziona il tuo campo personalizzato dell'Opportunità (es. "Session Date").

   • Per il valore, clicca sull'icona tag e seleziona Appointment > Start Time.

4. Aggiungi l'azione "Send Contract":

   • Clicca sull'icona (+) direttamente sotto lo step "Update Opportunity".

   • Seleziona l'azione Send Documents & Contracts.

   • Nel menu a tendina Template, seleziona il tuo template di contratto aggiornato basato sull'Opportunità.

     

5. Il contratto inviato avrà ora la data della prenotazione precompilata.

Logica finale

Il tuo Workflow, sia con il Metodo 1 che con il Metodo 2, deve seguire questa logica:

1. Trigger (Appuntamento prenotato)
2. Update Field (Contatto o Opportunità)
3. Send Contract (Usando il template aggiornato)

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Domande e risposte per la risoluzione dei problemi:

- Il contratto è stato inviato, ma il campo della data è vuoto: Potrebbe dipendere da alcune cause:

1. L'ordine del Workflow è errato. L'azione Update Field (Contatto o Opportunità) deve essere posizionata prima dell'azione Send Contract.

2. Se stai aggiornando un'opportunità, per il contatto che ha effettuato la prenotazione deve esistere un'opportunità. In caso contrario, utilizza l'azione di creazione dell'opportunità.

- È stato inviato il vecchio contratto, senza il nuovo campo data: Torna nell'azione Send Contract e assicurati di aver selezionato il nuovo template clonato dal menu a tendina, non quello vecchio.