Puoi velocizzare le modifiche nelle automazioni complesse con il Workflow Find & Replace in HITLEAD. Questa guida mostra come cercare all'interno di un singolo Workflow per custom value, Tag o testo, e poi sostituire in sicurezza le corrispondenze supportate in pochi clic.

INDICE DEI CONTENUTI

  • Cos'è il Workflow Find & Replace?
  • Principali vantaggi del Workflow Find & Replace
  • Modalità di ricerca: Custom Values, Tags e testo
  • Usare il pannello Find e navigare i risultati
  • Comportamento di Replace e Replace All
  • Come funziona Replace:
  • Scope, Builder e limitazioni
  • Lavorare in sicurezza con Undo & Version History
  • Tutorial in-app e onboarding guidato
  • Domande frequenti
  • Articoli correlati

Cos'è il Workflow Find & Replace?

Il Workflow Find & Replace è uno strumento di ricerca e modifica in blocco integrato nel Workflow Builder che ti permette di individuare rapidamente dove viene utilizzato uno specifico custom value, Tag o stringa di testo in un singolo Workflow, per poi sostituire facoltativamente gli elementi supportati. Invece di aprire le azioni una per una, utilizzi un pannello Find dedicato per passare tra i risultati e, quando necessario, aggiornare i custom value o i Tag in tutto il Workflow da un unico punto.

Principali vantaggi del Workflow Find & Replace

Conoscere i principali vantaggi ti aiuta a decidere quando affidarsi al Find & Replace invece della scansione manuale, soprattutto quando i Workflow diventano più complessi.

  • Aggiornamenti più rapidi su Workflow di grandi dimensioni: Individua rapidamente ogni punto in cui viene utilizzato un Tag, un custom value o una frase senza dover cliccare su ogni nodo manualmente.

  • Modifiche coerenti su tutto il canvas: Sostituisci i custom value o i Tag supportati ovunque appaiano in un Workflow, in modo che logica e messaggi rimangano allineati.

  • Modifiche meno soggette a errori: Riduci il rischio di saltare un passaggio grazie a un elenco di risultati centralizzato che porta la tua visualizzazione direttamente a ogni nodo corrispondente.

  • Maggiore visibilità sulle dipendenze: Visualizza immediatamente dove vengono referenziati elementi importanti (come Tag "HighPriority" o custom value chiave delle email) prima di apportare modifiche.

  • Funziona sia nel Standard Builder che nell'Advanced Builder: Usa lo stesso Workflow Find & Replace sia che tu preferisca il Standard Builder in stile lista, sia l'Advanced Builder con drag‑and‑drop.

Modalità di ricerca: Custom Values, Tags e testo

Scegliere la modalità di ricerca giusta ti aiuta a concentrarti esattamente su ciò che vuoi modificare — che si tratti di segnaposto basati su dati, logica di Tag o contenuto scritto nei tuoi step.

Quando apri il pannello Find, puoi scegliere una delle tre modalità di ricerca prima di inserire la query:

  • Custom values

    • Individua gli utilizzi dei custom value di HITLEAD (es. , o i valori a livello di agenzia) all'interno delle azioni del Workflow, come email, SMS, condizioni e altri step che supportano i custom value.
    • Ideale quando hai aggiornato un valore globale (come "Agency Email") e vuoi assicurarti che tutti gli step usino ora un nuovo valore (come "Support Email").

  • Tags

    • Trova dove i Tag di contatto specifici vengono referenziati nel Workflow, incluse le azioni che aggiungono/rimuovono Tag o le condizioni che si ramificano in base ai Tag.
    • Ottimo per strategie di retagging (es. sostituire HighPriority con Urgent in tutto il Workflow).

  • Text

    • Cerca stringhe di testo nel contenuto degli step e nella configurazione, inclusi i corpi dei messaggi e molte etichette dei campi.
    • I nomi degli step e i nomi dei Trigger sono individuabili tramite la ricerca testuale, così puoi vedere rapidamente dove appaiono quelle etichette — anche se non possono essere modificati tramite Replace in questa versione.

La ricerca è case-insensitive e supporta le corrispondenze parziali, quindi puoi digitare parte di una parola o frase e vedere comunque i risultati pertinenti in tutto il Workflow.

Schermata 1 — Workflow Builder: Opzione Find & Replace

Usare il pannello Find e navigare i risultati

Capire come si comporta il pannello Find nel canvas ti aiuta a muoverti con sicurezza attraverso Workflow di grandi dimensioni senza perdere il punto.

  • Apri qualsiasi Workflow da Automation → Workflows, poi passa al Standard o Advanced Builder in base alle impostazioni predefinite e ai permessi.

  • Clicca sull'icona di ricerca nella toolbar del Workflow, o usa la scorciatoia da tastiera:

    • Windows/Linux: Alt + F
    • macOS: Option + F

  • Il pannello Find si apre, permettendoti di:

    • Scegliere Custom values, Tags o Text.
    • Inserire il termine di ricerca.

Schermata 2 — Workflow Builder: Opzione Find & Replace

Non appena effettui la ricerca:

  • I risultati corrispondenti appaiono istantaneamente in un elenco.

  • Il primo risultato si apre automaticamente e il builder esegue pan/zoom su quel nodo nel canvas, così puoi esaminarlo nel contesto.

Puoi quindi:

  • Usare i controlli di navigazione (ad esempio, Next/Previous) nel pannello Find per spostarti tra i risultati.

  • Osservare il builder che salta automaticamente a ogni step selezionato, mantenendo lo step rilevante al centro mentre lo esamini o modifichi.

Schermata 3 — Workflow Builder: Opzione Find & Replace

Comportamento di Replace e Replace All

Capire cosa può essere sostituito — e come si comporta Replace All — ti garantisce di apportare modifiche accurate e intenzionali in tutta la tua automazione.

Quando abiliti Replace nel pannello Find, sblocchi la modifica in blocco per i tipi di corrispondenza supportati:

  • Supportato per Replace/Replace All
    • Custom values (es. sostituire con).
    • Tags (es. sostituire HighPriority con Urgent).

Schermata 4 — Workflow Builder: Opzione Find & Replace

  • Non supportato per Replace in questa versione
    • Nomi degli step e nomi dei Trigger — possono essere trovati tramite la ricerca testuale, ma non possono essere sostituiti tramite i controlli Replace.

Schermata 5 — Workflow Builder: Opzione Find & Replace

Come funziona Replace:

  1. Inserisci ciò che vuoi trovare (custom value, Tag o testo, in base alla modalità).
  2. Scegli la sostituzione:
    • Per i custom value, usa il selettore di custom value per selezionare il nuovo valore.
    • Per i Tag, scegli o digita il nuovo nome del Tag, seguendo le normali convenzioni di tagging.
  3. Applica la modifica:
    • Replace (o controllo simile) aggiorna solo la corrispondenza corrente in focus.
    • Replace All aggiorna tutte le corrispondenze supportate nel Workflow corrente che soddisfano i criteri di ricerca.

Scope, Builder e limitazioni

Sapere dove opera il Find & Replace e quali sono i suoi limiti ti aiuta a evitare modifiche indesiderate e a capire quando altri strumenti (come il Workflow Switcher o copia/incolla) sono più appropriati.

  • Lo scope è per singolo Workflow:

    • Il Find & Replace opera solo all'interno del Workflow attualmente aperto. Non effettua ricerche o sostituzioni su più Workflow o cartelle contemporaneamente.

  • Disponibile in entrambi i Builder:

    • Funziona nel Standard Builder (layout a lista) e nell'Advanced Builder (canvas drag‑and‑drop). Le impostazioni globali del Workflow della tua agenzia determinano quale Builder si apre per impostazione predefinita, e i permessi controllano chi può cambiare visualizzazione.

  • Replace All è limitato al Workflow:

    • Replace All influisce solo sulle corrispondenze supportate all'interno del Workflow corrente, anche se valori o Tag simili esistono in altri Workflow.

  • Comportamento della ricerca:

    • Case-insensitive, supporta corrispondenze parziali e restituisce risultati non appena digiti — ideale per esplorare rapidamente come un valore o un Tag viene utilizzato nei vari rami.

  • Limitazioni da tenere a mente:

    • Replace funziona solo per custom value e Tag in questa versione.
    • Alcuni elementi strutturali (come certi campi di sistema o tipi di Trigger) potrebbero essere individuabili ma non sostituibili tramite il pannello.
    • Per le modifiche che si estendono su più Workflow, combina il Find & Replace con strumenti come il Workflow Switcher e Copy Workflow Actions Across Workflows per spostare e allineare la logica.

Lavorare in sicurezza con Undo & Version History

Combinare Find & Replace con Undo/Redo e Version History ti offre una rete di sicurezza quando apporti modifiche ampie.

  • Undo/Redo nella sessione corrente

    • Qualsiasi operazione Replace o Replace All può essere annullata usando Undo dalla toolbar o tramite scorciatoie da tastiera, in linea con le altre modifiche al Workflow.
    • Usa Redo se annulli qualcosa per errore e vuoi riapplicare la modifica.

  • Consapevolezza della Change History

    • HITLEAD tiene traccia di una cronologia delle modifiche basata sulla sessione nel Workflow Builder, permettendoti di esaminare le modifiche recenti e tornare indietro attraverso di esse.

  • Version History per rollback più profondi

    • Per refactoring importanti con Find & Replace, puoi affidarti alla Workflow Version History per ripristinare l'intero Workflow a uno stato salvato precedente, se necessario.
    • Ogni versione registra chi ha modificato, quando e se era bozza o stato pubblicato, così puoi ripristinare con sicurezza dopo modifiche in blocco.
Suggerimento: Prima di eseguire un Replace All su un Workflow mission-critical, assicurati di avere una versione recente e funzionante nella Version History e testa i risultati su un Workflow clonato o in bozza quando possibile.

Tutorial in-app e onboarding guidato

Il tutorial in-app aiuta i team a prendere familiarità con il Find & Replace rapidamente, senza uscire dal builder.

HITLEAD include un rapido tutorial in-app per il Workflow Find & Replace che introduce il pannello, le modalità di ricerca e il comportamento di base di Replace:

  • Cerca una procedura guidata, un tooltip o un helper "?" all'interno del Workflow Builder quando la funzionalità è disponibile nel tuo account.

  • Segui i prompt per:

    • Aprire il pannello Find.
    • Eseguire una ricerca di esempio per Tag, custom value o testo.
    • Provare in sicurezza Replace su un Workflow di test.

Questo è un ottimo modo per introdurre i nuovi membri del team alla funzionalità come parte della formazione più ampia sul Workflow Builder.

Domande frequenti

D: Il Workflow Find & Replace funziona sia nel Standard Builder che nell'Advanced Builder?

Sì. Il Find & Replace è disponibile sia nel Standard Builder che nell'Advanced Builder, quindi puoi utilizzare gli stessi strumenti di ricerca e sostituzione indipendentemente dal layout che preferisci.

D: Posso cercare su più Workflow contemporaneamente?

No. Il Find & Replace è limitato solo al Workflow attualmente aperto. Per esaminare o aggiornare un altro Workflow, aprilo separatamente (usando facoltativamente strumenti come il Workflow Switcher) ed esegui una nuova ricerca.

D: Cosa posso sostituire e cosa è solo ricercabile?

Replace e Replace All supportano custom value e Tag. I nomi degli step e i nomi dei Trigger possono essere trovati tramite la ricerca testuale, ma non possono essere modificati tramite Replace in questa versione.

D: La ricerca è case-sensitive?

No. La ricerca è case-insensitive e supporta le corrispondenze parziali, quindi le ricerche per "priority", "Priority" o "PRIORITY" restituiranno tutte gli stessi risultati pertinenti.

D: Replace All influisce su altri Workflow o sub-account?

No. Replace All influisce solo sulle corrispondenze supportate nel Workflow corrente. Gli altri Workflow, le cartelle e i sub-account rimangono invariati.

D: Cosa succede se commetto un errore con Replace All?

Puoi usare Undo (e, se necessario, la Version History) nel Workflow Builder per annullare le modifiche apportate durante la sessione di modifica, incluse quelle eseguite con Replace All.

D: Ho bisogno di permessi speciali per usare il Find & Replace?

Hai bisogno del permesso di modificare il Workflow in cui stai usando il Find & Replace. I permessi su cartelle e Workflow determinano chi può aprire e modificare i Workflow.

D: Il Find & Replace modificherà immediatamente il mio Workflow pubblicato live?

Le modifiche nel builder seguono lo stesso modello di salvataggio/pubblicazione delle altre modifiche al Workflow. Usa i controlli Draft/Publish e la Version History per gestire quando gli aggiornamenti vengono pubblicati e per eseguire il rollback se necessario.

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