Usa le impostazioni del flusso delle chiamate in entrata per instradare le chiamate da un numero telefonico HITLEAD a un agente Voice AI. Questo aiuta la tua azienda a rispondere automaticamente alle chiamate in arrivo, rispondere alle domande dei chiamanti e ridurre le opportunità perse. Questo articolo spiega come collegare un numero di telefono a un agente Voice AI e regolare le impostazioni di timeout affinché le chiamate vengano gestite correttamente.

INDICE DEI CONTENUTI

Cos'è il Flusso delle Chiamate in Entrata per Voice AI?

Il flusso delle chiamate in entrata per Voice AI consente ai numeri telefonici HITLEAD di instradare le chiamate in arrivo verso un agente Voice AI. Questa configurazione aiuta le aziende ad automatizzare la risposta alle chiamate, gestire le domande più comuni e garantire che i chiamanti ricevano l'esperienza giusta senza dipendere esclusivamente dalla gestione manuale.

Quando un numero di telefono è collegato a un agente Voice AI, l'agente può rispondere alle chiamate, parlare con i chiamanti, rispondere in base alla propria configurazione e supportare il tuo processo di gestione delle chiamate in entrata.

Principali Vantaggi della Configurazione del Flusso delle Chiamate in Entrata

  • Risposta automatica alle chiamate: Voice AI può rispondere alle chiamate in entrata senza che un membro del team debba rispondere per primo.

  • Tempi di risposta più rapidi: I chiamanti possono raggiungere immediatamente un agente Voice AI attivo quando il routing è configurato correttamente.

  • Maggiore copertura delle chiamate: Voice AI può gestire le chiamate in entrata al di fuori del normale orario lavorativo o durante i periodi di picco.

  • Controllo del routing migliorato: Puoi decidere come un numero di telefono gestisce le chiamate in entrata utilizzando le impostazioni di Call Forwarding.

  • Riduzione delle opportunità perse: Le impostazioni di timeout appropriate possono aiutare a evitare che le chiamate raggiungano la segreteria telefonica locale prima che Voice AI risponda.

Dove Trovare l'Opzione Call Forwarding?

Passo 1: Vai a Manage Numbers

  1. Clicca su Settings dal tuo sub-account.

Schermata 1 — Voice AI - Come Configurare il Flusso delle Chiamate in Entrata

  1. Clicca sulla scheda Phone System.

  2. L'elenco dei numeri disponibili per il sub-account verrà visualizzato nella scheda Manage Numbers.

Schermata 2 — Voice AI - Come Configurare il Flusso delle Chiamate in Entrata

Passo 2: Vai all'opzione Edit Configuration

  1. Clicca sui Three Dots accanto al numero che vuoi configurare.

  2. Clicca sull'opzione Edit Configuration dal pop-up.

Schermata 3 — Voice AI - Come Configurare il Flusso delle Chiamate in Entrata

  1. Apri la scheda Call Forwarding.

  2. Sotto il routing delle chiamate, seleziona o verifica l'opzione Voice AI.

Schermata 4 — Voice AI - Come Configurare il Flusso delle Chiamate in Entrata

Voice AI SENZA Call Forwarding

IMPORTANTE: Se il Call Forwarding non è abilitato per un numero telefonico utilizzato con un agente Voice AI, l'agente Voice AI risponderà sempre alle chiamate in entrata a quel numero.

L'unica eccezione si verifica quando il numero di telefono assegnato all'agente AI è il numero telefonico predefinito del sub-account.

Ci sono molte ragioni per cui inviare direttamente le chiamate in entrata ai tuoi agenti Voice AI può essere vantaggioso, ma lo scenario più probabile è che tu sia semplicemente troppo occupato per rispondere al telefono tutto il giorno. In questo caso, l'agente Voice AI sarà il tuo impiegato d'ufficio personale, che risponde alle chiamate, gestisce i lead e raccoglie le informazioni dei clienti per i follow-up successivi!

Per configurare il flusso delle chiamate Voice AI in modo che il tuo agente AI risponda sempre alla chiamata in entrata:

  • NON assegnare il numero telefonico predefinito del tuo account al tuo agente AI.

  • NON assegnare il Call Forwarding al numero di telefono assegnato al tuo agente AI.

Schermata 5 — Voice AI - Come Configurare il Flusso delle Chiamate in Entrata

Regolare il Timeout delle Chiamate in Entrata

Il timeout delle chiamate in entrata controlla quanto tempo HITLEAD attende prima di passare la chiamata all'opzione di backup. Mantenere basso questo timeout aiuta a evitare che i chiamanti raggiungano la segreteria telefonica locale prima che l'agente Voice AI possa rispondere.

Importante: Se il chiamante raggiunge prima la segreteria telefonica locale, HITLEAD contrassegnerà la chiamata come completata e l'agente Voice AI non risponderà alla chiamata.

Per regolare il timeout:

  1. Vai su Settings.

Schermata 6 — Voice AI - Come Configurare il Flusso delle Chiamate in Entrata

  1. Seleziona Phone System.

  2. Apri la scheda Phone Numbers.

Schermata 7 — Voice AI - Come Configurare il Flusso delle Chiamate in Entrata

  1. Clicca sul three-dot menu accanto al numero.

  2. Seleziona Edit Configuration.

Schermata 8 — Voice AI - Come Configurare il Flusso delle Chiamate in Entrata

  1. Apri la scheda Call Forwarding.

  2. Individua l'impostazione Timeout.

  3. Riduci il timeout a un valore basso, come 1–3 secondi. Puoi anche impostarlo a 0 secondi a seconda delle tue esigenze di routing.

  4. Save le modifiche.

Schermata 9 — Voice AI - Come Configurare il Flusso delle Chiamate in Entrata

Domande Frequenti

D: Perché il mio agente Voice AI non risponde alle chiamate in entrata?

Assicurati che il numero di telefono sia assegnato all'agente Voice AI corretto dalla scheda Deploy dell'agente. Poi verifica che le impostazioni Call Forwarding del numero mostrino Voice AI come opzione di routing.

D: Un agente Voice AI può usare più numeri di telefono?

Sì. Puoi assegnare più numeri di telefono a un unico agente Voice AI.

D: Posso assegnare un number pool a un agente Voice AI?

Sì, dove disponibile. Un number pool può essere assegnato a un agente.

D: Cosa succede se la chiamata raggiunge prima la mia segreteria telefonica locale?

HITLEAD potrebbe contrassegnare la chiamata come completata e l'agente Voice AI non risponderà. Ridurre il timeout delle chiamate in entrata aiuta a evitare questo problema.

D: Posso acquistare un nuovo numero mentre assegno numeri a un agente Voice AI?

Sì. Dalla schermata di assegnazione dei numeri di telefono, puoi usare l'opzione per acquistare un nuovo numero se non ne hai già uno disponibile.

D: Come posso verificare che la configurazione funzioni?

Chiama il numero di telefono assegnato e verifica che l'agente Voice AI collegato risponda alla chiamata.

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