Il Supporto Canale Email per Conversation AI permette al tuo bot di rispondere alle email in entrata con la stessa automazione già disponibile sugli altri canali di Conversation AI. Questo aiuta i team a gestire le conversazioni email più velocemente, mantenere una comunicazione coerente e tenere tutto organizzato all'interno di HITLEAD. Con il supporto per la formattazione brandizzata, la personalizzazione e la continuità del thread, l'Email diventa un canale pratico per la comunicazione automatizzata con lead e clienti.

INDICE DEI CONTENUTI

Cos'è il Supporto Canale Email per Conversation AI?

Il Supporto Canale Email per Conversation AI aggiunge l'email come canale supportato per il tuo bot di Conversation AI. Quando un'email in entrata raggiunge una casella di posta connessa, il bot può leggere il messaggio, comprendere il contesto e inviare una risposta automatica preservando il comportamento email standard, come la continuità dell'oggetto, la cronologia del thread e la gestione dei destinatari in base alla tua configurazione.

Questo offre alle aziende un modo per estendere Conversation AI oltre i canali di tipo chat e usarlo per la risposta ai lead via email, le comunicazioni di supporto e le conversazioni continuative con i clienti. È particolarmente utile per i team che vogliono tempi di risposta più rapidi senza perdere la coerenza del brand o la visibilità all'interno di Conversazioni.

Principali Vantaggi del Supporto Canale Email per Conversation AI

  • Tempi di risposta email più rapidi: Rispondi automaticamente alle email in entrata affinché lead e clienti non debbano aspettare una prima risposta manuale.

  • Comunicazione coerente su tutti i canali: Estendi la tua esperienza di Conversation AI esistente all'email, affiancandola agli altri canali bot supportati.

  • Ampio supporto per i canali email: Usa Conversation AI Email su tutti i canali Email supportati, inclusi LC Email, Custom Email SMTP e provider Custom Conversation Email.

  • Rilevamento automatico della lingua: Rispondi alle email in entrata nella lingua rilevata per un'esperienza cliente più naturale.

  • Compatibilità agentica: Continua a usare azioni come l'attivazione di Workflow e il passaggio a un operatore umano quando l'email fa parte della tua strategia bot.

  • Cronologia delle conversazioni più ordinata: Mantieni le risposte nello stesso thread affinché le conversazioni siano più facili da seguire.

  • Flessibilità operativa: Aggiungi destinatari CC o BCC e scegli un ritardo di risposta adatto al processo del tuo team.

Impostazioni e Comportamento del Canale Email

Le impostazioni del canale email ti aiutano a controllare come il tuo bot appare ai Contatti e come vengono recapitate le risposte. Capire queste opzioni prima della configurazione ti facilita la scelta della casella di posta, dello stile di risposta e del Workflow più adatti al tuo team.

Il Supporto Canale Email per Conversation AI funziona con tutti i canali Email supportati, inclusi LC Email, Custom Email SMTP e provider Custom Conversation Email. Questo ti offre la flessibilità di usare la configurazione di casella di posta più adatta alla tua attività, gestendo comunque le risposte automatiche tramite Conversation AI.

Quando l'Email è abilitata come canale supportato per un bot, puoi configurare impostazioni come:

  • nome mittente
  • indirizzo mittente
  • destinatari CC e BCC predefiniti
  • personalizzazione del saluto
  • chiusura e firma
  • ritardo di risposta
  • formato testo normale o template brandizzato

Schermata 1 — Supporto Canale Email per Conversation AI

Formati di Risposta Email

Scegliere il formato giusto influisce sull'aspetto delle risposte automatiche nella casella di posta del destinatario. Questo è importante perché alcuni team privilegiano la semplicità di consegna, mentre altri hanno bisogno di un'esperienza cliente più brandizzata.

Puoi scegliere tra i seguenti formati di risposta:

FormatoIdeale perCosa includeNote
Plain TextRisposte email semplici e leggereUn'email in testo semplice con il tuo saluto, la risposta generata dall'AI, la chiusura e la firmaIdeale quando vuoi uno stile email naturale uno-a-uno con formattazione minima.
Design EditorRisposte email brandizzateUn'email HTML stilizzata che può includere logo, colori del brand, header, footer, link social e la risposta generata dall'AIIl segnaposto obbligatorio per la risposta AI deve essere aggiunto nel punto in cui deve apparire la risposta generata.

Personalizzazione, Threading e Azioni Agentiche

Queste funzionalità definiscono come l'esperienza email risulta sia per il tuo team che per i tuoi Contatti. Aiutano le email automatizzate a restare utili, pertinenti e più facili da gestire nel tempo.

Personalizzazione

Puoi personalizzare l'esperienza email con:

  • saluti dinamici
  • chiusure personalizzate
  • dettagli della firma che rispecchiano il tuo brand o l'identità del team

Questo rende le risposte più naturali e meno robotiche.

Rilevamento della lingua

Conversation AI può rilevare automaticamente la lingua di un'email in entrata e generare la risposta nella stessa lingua. Questo aiuta a creare un'esperienza più fluida per i Contatti e rende il canale Email più efficace per la comunicazione multilingue.

Threading e cronologia

Le risposte email di Conversation AI sono progettate per preservare l'oggetto e la struttura del thread esistenti, affinché la conversazione rimanga più facile da seguire. Questo supporta un'esperienza cliente più ordinata e aiuta il team a esaminare le interazioni email nel loro contesto.

Azioni agentiche

Conversation AI Email supporta lo stesso approccio di automazione esteso usato nelle altre esperienze bot. A seconda di come è configurato il tuo bot, puoi usare azioni come:

  • attivare Workflow
  • fermare il comportamento del bot
  • passare la conversazione a un operatore umano
  • trasferire a un altro bot
Nota: La Conversation AI Workflow Action non supporta attualmente il canale Email. Il supporto Email si applica alle risposte del bot di Conversation AI per le conversazioni email in entrata, non all'azione di Conversation AI all'interno dei Workflow. Quando configuri azioni di Conversation AI basate su Workflow, usa uno dei canali supportati disponibili nelle impostazioni dell'azione Workflow.

Requisito Bot Primario per le Risposte Email in Entrata

L'assegnazione del bot primario determina se Conversation AI risponde automaticamente alle email in entrata generali. Un bot primario gestisce le conversazioni in entrata per i canali assegnati, mentre i bot non primari sono pensati per casi d'uso basati su Workflow.

Per rispondere automaticamente alle email in entrata al di fuori dell'automazione Workflow:

  • Assegna Email come canale supportato per il bot primario.
  • Imposta lo stato del bot su Auto-Pilot.
  • Verifica che la casella di posta connessa e il From Address siano attivi.
  • Salva le impostazioni del bot dopo aver abilitato l'Email.

Se l'Email è assegnata a un bot non primario, il bot potrebbe non rispondere alle email in entrata generali per impostazione predefinita. Usa un Workflow o un metodo di instradamento supportato se un bot non primario deve gestire conversazioni email specifiche.

Approfondisci: Bot Primari vs Non Primari in Conversation AI

Prerequisiti

Le risposte email dipendono dalla casella di posta connessa, dallo stato del bot, dall'assegnazione del bot primario e dalla configurazione del canale. Verificare questi requisiti prima evita risposte mancate o comportamenti di instradamento inattesi.

Prima di abilitare l'Email per Conversation AI, assicurati che:

  • Una casella di posta o un provider email supportato sia connesso nel sub-account.
  • Il bot di Conversation AI sia impostato su Auto-Pilot se vuoi risposte automatiche.
  • L'Email sia assegnata come canale supportato per il bot.
  • Il bot sia impostato come bot primario se deve rispondere alle email in entrata generali.
  • I bot non primari siano usati solo quando instradati tramite Workflow o un altro percorso di automazione supportato.
  • Il From Address selezionato sia attivo e disponibile per l'invio di risposte.

Come Configurare il Supporto Canale Email per Conversation AI

La configurazione del canale Email permette al tuo bot di Conversation AI di rispondere alle email in entrata usando la casella di posta, la formattazione e le impostazioni di risposta selezionate. Completare correttamente la configurazione garantisce che le risposte vengano inviate dall'indirizzo corretto, rispettino il brand e rimangano organizzate nello stesso thread email.

  1. Vai su AI Agents > Conversation AI > Agent List.

Trova il bot che vuoi aggiornare, clicca sul menu a tre punti e seleziona Edit.

Schermata 2 — Supporto Canale Email per Conversation AI

  1. Nelle impostazioni del bot, vai alla sezione Channels e attiva Email.

Clicca su Configure Email Settings per aprire la procedura guidata di configurazione Email in 3 passi.

Schermata 3 — Supporto Canale Email per Conversation AI

  1. Passo Configure Email

- Inserisci il Sender Name e seleziona il From Address che il bot deve usare per rispondere.

- Aggiungi eventuali destinatari CC e BCC predefiniti da includere nelle risposte.

- Scegli il Wait Time, ovvero per quanto tempo il bot deve attendere prima di rispondere (fino a 12 ore).

- Imposta il messaggio di Greeting Personalisation insieme ai Custom Fields.

Schermata 4 — Supporto Canale Email per Conversation AI

  1. Passo Choose Format

- Scegli Plain Text per un formato email semplice oppure Design Editor per un layout HTML brandizzato.

- Se scegli Design Editor, apri o crea il template, aggiungi il tuo branding e inserisci il segnaposto obbligatorio per la risposta AI nel punto in cui deve apparire la risposta generata.

Schermata 5 — Supporto Canale Email per Conversation AI

  1. Passo Final Review

Esamina l'anteprima dell'email e clicca su Save per attivare il canale Email.

Schermata 6 — Supporto Canale Email per Conversation AI

  1. Invia un'email di test da una casella di posta esterna e verifica che il messaggio compaia nella conversazione corretta, che la risposta del bot usi il formato atteso e che la risposta rimanga nello stesso thread.

Domande Frequenti

D: Ho bisogno di una casella di posta connessa prima di poter usare il canale Email?

Sì. Hai bisogno di almeno una casella di posta connessa attiva prima che il bot possa rispondere alle email in entrata.

D: Posso usare il testo normale invece di un template brandizzato?

Sì. Puoi scegliere il testo normale se preferisci un formato email più semplice.

D: Perché manca la risposta AI nel mio template brandizzato?

La causa più probabile è che il segnaposto obbligatorio per la risposta AI non è stato aggiunto nel corpo del template.

D: L'Email sostituisce gli altri canali di Conversation AI?

No. L'Email è un canale supportato aggiuntivo e non sostituisce gli altri canali bot abilitati.

D: Posso ancora usare il passaggio a un operatore umano con l'Email?

Sì. Il passaggio a un operatore umano rimane parte del framework generale delle azioni di Conversation AI.

D: Quali canali Email sono supportati?

Conversation AI Email supporta i canali Email supportati, inclusi LC Email, Custom Email SMTP e provider Custom Conversation Email.

D: Il bot può rispondere nella stessa lingua dell'email in entrata?

Sì. Conversation AI può rilevare la lingua dell'email in entrata e rispondere di conseguenza.

D: Posso usare l'Email nella Conversation AI Workflow Action?

No. La Conversation AI Workflow Action non supporta attualmente il canale Email. Il supporto Email si applica alle risposte del bot di Conversation AI per le conversazioni email in entrata.

D: Perché il mio bot non risponde alle email in entrata anche se l'Email è abilitata?

Se il bot non è impostato come bot primario, potrebbe non rispondere alle email in entrata generali per impostazione predefinita. I bot non primari sono pensati per rispondere all'interno dei Workflow. Per risolvere il problema, assegna il canale Email al bot primario o usa un Workflow per instradare la conversazione a un bot non primario.

Approfondisci: Bot Primari vs Non Primari in Conversation AI

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